Почему может потребоваться смена сервиса КЭДО
Переход на новую систему КЭДО практически всегда обусловлен объективными причинами. Часто проблемы начинаются еще на этапе внедрения, и тогда компания не может начать полноценную работу с КЭДО. Сложности могут возникнуть и в процессе использования системы, когда становится понятно, что имеющегося функционала недостаточно и сам сервис работает не лучшим образом. Среди самых распространенных проблем:
Не предусмотрено подписание всего пакета документов одним кликом. Кадровые службы работают с большим количеством бумаг, и переход на КЭДО нужен, чтобы ускорить и упростить процесс подписания. Но если в системе приходится подписывать каждый документ отдельно — это долго и неудобно.
Недостаточно настроек ролевых моделей. Они нужны, чтобы обеспечить безопасность и четкого распределить полномочия пользователей внутри компании. Отсутствие гибких настроек снижает управляемость кадровыми процессами и препятствует надлежащему внутреннему контролю.
Проблемы с обменом данными с 1С. Сложности могут возникать по различным причинам — от несоответствия версий конфигурации до конфликтов формата данных и невысокой пропускной способности канала. Но в любом случае это приводит к снижению эффективности.
Медленная работа техподдержки. Долгое устранение неисправностей и отсутствие реакции на вопросы пользователей негативно отражаются на производительности сотрудников.
Наличие скрытых дополнительных платежей за базовые функции. Здесь все понятно: скрытые платежи — крайне неприятная ситуация для бизнеса, особенно если платить приходится за базовые функции.
Любые проблемы в работе с КЭДО требуют незамедлительной реакции. Внедрение системы кадрового электронного документооборота должно упрощать, а не усложнять работу компании.
Критерии выбора нового сервиса
Соответствие потребностям бизнеса. Когда у компании уже есть опыт внедрения КЭДО, определиться с необходимым функционалом будет проще. Базовые функции — это создание, подписание и отправка документов, маршруты согласования и архив, интеграция с другими системами и проверка действительности ЭП в момент подписания. В целом, чем больше возможностей, тем лучше. Даже если сейчас ваша компания не нуждается в какой-то опции, возможно, потребность в ней возникнет в будущем.
Удобство интерфейса. Простой и интуитивно понятный интерфейс — обязательное условие комфортной работы сотрудников. Процесс адаптации к новому сервису в этом случае займет минимум времени. Плюсом будет наличие мобильного приложения.
Безопасность хранения данных. Убедитесь, что система способна обеспечить безопасное хранение данных. Обязательно уточните, как и где хранятся файлы, внесен ли поставщик решения в реестр операторов персональных данных, проверьте номер сертификата: это действительно важно.
Отказоустойчивость сервиса. Как правило, если среди клиентов сервиса есть крупные компании с большим оборотом кадровой документации, это подтверждает способность системы выдерживать значительные нагрузки. Также следует уточнить, как платформа справляется с атаками и сохраняется ли работоспособность системы при возникновении проблем.
Почему бизнес выбирает платформу VK HR Tek
У решения есть ряд преимуществ:
Автоматизация кадровых процессов любого уровня сложности.
Два способа размещения — в облаке VK и на серверах компании.
60+ готовых кадровых процессов.
Быстрое внедрение — SaaS-версия запускается за 7–28 дней.
Удобный интерфейс — все инструменты в едином окне.
Полноценное нативное мобильное приложение.
Интеграции с учетными системами 1С ЗУП, Битрикс, SAP.
Безопасное хранение данных в нескольких ЦОД на территории РФ и стабильная работа.
Больше, чем КЭДО
Единая модульная платформа с набором готовых сервисов для повышения эффективности работы и развития сотрудников компании
Как начать работу на новой системе КЭДО
Пошаговая инструкция, которая поможет перейти на КЭДО VK HR Tek.
Шаг 1. Зафиксируйте минусы текущего решения и требования к новому
В первую очередь рекомендуем разобраться, что вас не устраивает в текущем решении. Это должен быть не просто ответ из серии «неудобно работать», а подробный перечень всех недостатков.
После систематизации существующих проблем вы сможете легко сформулировать требования к новой системе КЭДО. Обязательно обсудите их со специалистом VK HR Tek: это позволит убедиться, что новая система отвечает потребностям вашей компании.
Шаг 2. Пересмотрите бизнес-процессы
Нужно описать, как будут работать процессы в новом решении. Тогда вы поймете, какие моменты предстоит трансформировать.
Разобраться помогут ответы на вопросы:
Кто будет участвовать в описываемых бизнес-процессах?
Как разграничить права доступа между сотрудниками?
Как будет происходить движение документов?
Как система КЭДО будет взаимодействовать с другими сервисами компании? Нужна ли интеграция с учетной системой?
На этом этапе составляют «дорожную карту», которая включает описание всех этапов перехода на новую систему КЭДО и сроки реализации. При выборе платформы VK HR Tek сотрудникам компании не придется заниматься этим самостоятельно: составление документа специалисты VK HR Tek возьмут на себя. Также в «дорожной карте» будет зафиксировано, какие бизнес-процессы предстоит доработать.
Предположим, в текущей системе компанию не устраивает длинный маршрут согласования документов. Для решения этой проблемы в новом сервисе настраивают короткий маршрут, предполагающий несколько уровней подтверждения для важной документации.
Шаг 3. Переместите архив в новую систему КЭДО
Решить вопрос с архивом нужно до начала работы в новой системе КЭДО: определитесь, есть ли необходимость его переноса. Если ответ будет положительным, предоставьте архив специалистам нового сервиса в формате, соответствующем приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н.
Один из плюсов КЭДО VK HR Tek — система позволяет перенести данные за весь период, на протяжении которого вы работали с предыдущим сервисом. Так VK HR Tek помогает обеспечить непрерывную деятельность вашей компании и сохранить доступ к документации. Если для текущей системы предусмотрен механизм миграции, перенести архив реально всего за 1 день. В других случаях нужна индивидуальная доработка.
Обратите внимание: переносить архив в новую систему необязательно. Вы можете обеспечить хранение ранее подписанных документов у себя.
Шаг 4. Подпишите новые документы по КЭДО с сотрудниками
При смене системы нужно внести изменения в локальные нормативные акты — регламент КЭДО, согласие на обработку ПД, соглашение об УНЭП.
Подготовьте новую редакцию Регламента КЭДО. В нем пропишите:
Изменения информационной системы и набора процессов, которые определяет регламент.
Новые сроки подписания документов.
Порядок доступа к системе.
Виды используемых ЭП.
Если в новом решении появляются функции, которых ранее не было, это тоже пропишите в новой редакции Регламента.
Повторно получите от сотрудников согласие на обработку персональных данных (ПД). Документ будет содержать наименование и адрес поставщика новой системы КЭДО — это требование закона. Согласие включает указание третьих лиц, которые занимаются обработкой ПД (пп. 6 п. 4 ст. 9 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Повторно заключите с сотрудниками соглашение об УНЭП. В тексте нового соглашения зафиксируйте процедуру проверки ЭП, соответствующую требованиям новой системы и Удостоверяющего центра.
Повторно собирать согласия на КЭДО не нужно, так как в законе нет требований к форме и содержанию этого документа. То есть нет указания, что в тексте согласия на КЭДО должны быть сведения об используемой системе. И даже если в ранее подписанном документе указана предыдущая система, оформлять новый не потребуется.
Шаг 5. Обучите сотрудников, которым предстоит работать с новой системой
Обучение сотрудников — в первую очередь работников кадровой службы и руководителей подразделений — обязательный этап. Для беспроблемного внедрения нового решения мы рекомендуем подготовить подробные инструкции и объяснить, чем новая система отличается от старой.
Сервис КЭДО VK HR Tek позаботился о максимально безболезненном переходе на новую систему. Видеоуроки и подробные инструкции в формате базы знаний со сквозным поиском помогут быстро разобраться во всех нюансах работы. Для удобства пользователей ссылку на базу знаний возможно разместить на главной странице ЛК.
Важно! При смене системы КЭДО обязательно проведите информационную кампанию. Об изменении системы должен знать каждый сотрудник. Также необходимо обеспечить ознакомление персонала с новыми правилами.
Шаг 6. Проведите тестирование и финальное внедрение сервиса
Убедиться в корректной работе системы и ее соответствии потребностям компании позволяет тестирование. Его проводят после завершения всех настроек. Но удостовериться в правильности переноса информации и верном заполнении карточек сотрудников можно заранее.
Если тестирование проходит без сбоев, можно переходить к полноценному внедрению новой системы. Выдайте доступы сотрудникам, выпустите электронные подписи и настройте права пользователей.
Популярный вопрос: нужно ли ждать окончания контракта с предыдущей платформой? Нет. Мы рекомендуем начинать процесс смены поставщика за несколько месяцев до окончания контракта. Тогда будет достаточно времени на тестирование и подключение персонала.
Чтобы минимизировать сложности при смене системы КЭДО, платформа VK HR Tek постоянно работает над повышением удобства этого процесса:
Для переноса сведений из популярных систем разработан готовый модуль миграции.
VK HR Tek регулярно проводит митапы и встречи с клиентами, на которых обсуждаются задачи и предложения по совершенствованию работы.
При необходимости создаются индивидуальные решения, которые учитывают специфику работы компании.
Готовы перейти на удобную систему КЭДО VK HR Tek? Предлагаем познакомиться с решением поближе и протестировать его возможности.
Читайте также:
Как в пару кликов оформлять авансовые отчеты, расчетные листки и заявки на путевые листы.
Как КЭДО упрощает работу кадровика: возможности и преимущества.
Почта для бизнеса: какие проблемы решают корпоративные ящики.
Больше, чем КЭДО
Единая модульная платформа с набором готовых сервисов для повышения эффективности работы и развития сотрудников компании
Реклама: ООО «ВК», ИНН: 7743001840, erid: 2W5zFGdXxNt
Начать дискуссию