Как трудоустроить сотрудника за один день без бумаг и лишних нервов

Как привлечь соискателей в условиях переизбытка предложения? При прочих равных потенциальные кандидаты делают выбор в пользу компаний с комфортным процессом трудоустройства. Рассказываем, как автоматизация помогает ускорить процесс найма персонала и сделать его максимально удобным для соискателей.

Как оформить прием новых сотрудников

Порядок приема на работу нового сотрудника регламентирует Трудовой кодекс. Поэтому он должен включать все процедуры, которые предусмотрены законодательством. Чтобы избежать ошибок, подготовили алгоритм действий работодателя.

1. Получение документов от кандидата. 

Для оформления приема на работу нового сотрудника и заключения с ним трудового договора нужны следующие документы (ст. 65 ТК):

• паспорт или иной удостоверяющий личность документ;

• трудовая книжка (если оформлена ЭТК, ее предоставлять не нужно);

• ИНН;

• СНИЛС;

• военный билет (только для военнообязанных);

• дипломы и сертификаты об образовании.

В некоторых случаях может потребоваться справка о наличии (отсутствии) судимости. 

При приеме на работу несовершеннолетнего, запросите у кандидата, не достигшего возраста 15 лет, согласие одного из родителей. При трудоустройстве сотрудников для работы в сфере торговли, общепита, образования, медицины также нужна медицинская книжка.

2. Ознакомление с ЛНА.

Перечень ЛНА, с которыми должен быть ознакомлен новый сотрудник, зависит от того, какие акты приняты у работодателя. Как правило, это:

• правила внутреннего распорядка;

• должностная инструкция (если она есть);

• положение об оплате труда;

• положение о премировании;

• правила и инструкции по охране труда;

• правила хранения и использования ПД;

• коллективный договор.

Нового сотрудника нужно ознакомить со всеми ЛНА, в которых есть положения, непосредственно затрагивающие его трудовую деятельность.

3. Оформление согласия на применение КЭДО.

Если в компании организован электронный документооборот, то кандидат при наличии у него по состоянию на 31 декабря 2021 года трудового стажа дает согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО. Оформлять согласие не нужно, если сотрудник трудоустроен после 31 декабря 2021 года и у него не было трудового стажа на эту дату.

4. Заключение трудового договора.

Трудовой договор нужно заключить в письменном виде не позднее трех рабочих дней с момента фактического начала работы (ст. 67 ТК). Он составляется в двух экземплярах (один из них передается работнику). Требования к содержанию трудового договора закреплены в ст. 57 ТК.

Трудовой договор может быть срочным или бессрочным. По согласованию сторон в договор можно внести изменения, но их нужно оформить как дополнительное соглашение.

При приеме на работу сотрудника, деятельность которого связана с ценностями, также нужно заключить договор о материальной ответственности.

5. Оформление приказа о приеме на работу.

На данный момент издание приказа о приеме на работу — право, а не обязанность работодателя (ч. 1 ст. 68 ТК). Но многие работодатели предпочитают издавать приказ. 

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Приказ подписывает руководитель компании, а сотрудника нужно ознакомить с документом под подпись.

6. Внесение записи в трудовую книжку.

Внесение сведений в трудовую книжку происходит в течение пяти рабочих дней после заключения договора. В ней работодатель указывает должность работника, дату зачисления в штат, номер приказа или трудового договора, когда приказ не оформляется.

Если сотрудник устраивается на первое место работы, ему оформляют только электронную трудовую книжку.

7. Заполнение ЕФС-1 при приеме на работу.

Работодатель заполняет только некоторые разделы ЕФС-1: титульный лист; подраздел 1 раздела 1; подраздел 1.1 раздела 1. Отчитаться о трудоустройстве нового работника по форме ЕФС-1 нужно не позже следующего рабочего дня после издания документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Почему необходимо трудоустройство «день в день»

Представим ситуацию: компания находит идеального кандидата, который принимает предложение. Затем начинается оформление приема на работу. Кадровый специалист запрашивает документы у потенциального сотрудника, вручную заносит все необходимые сведения, проводит проверку и уже после отправляет анкету на согласование. Обычно на все уходит несколько дней.

За это время кандидат получает еще одно или несколько предложений от конкурентов. Если другая компания проявит большую настойчивость, кандидат может легко изменить решение — особенно если оформление на работу еще не началось. Но когда документы уже поданы и процесс приема запущен, сделать шаг назад сложнее. Автоматизированный найм снижает риск отказа в последний момент и повышает шансы удержать ценного специалиста.

Перечислим некоторые преимущества автоматизированного найма для компании:

• Высокая скорость оформления. Оформление приема сотрудника занимает не дни, а часы. 

• Минимизация риска ошибок. При работе с документами вручную всегда есть вероятность ошибок. Рекрутер может внести некорректные данные, забыть запросить у соискателя какой-то из документов и так далее. Автоматизированный найм исключает человеческий фактор.

• Формирование успешного HR-бренда. У кандидата остается положительное впечатление о процедуре трудоустройства: прозрачные процессы, работа с удобной программой, быстрая загрузка документов.

• Упрощение массового найма. Рекрутеру не нужно вводить данные на каждого кандидата вручную, а до этого запрашивать документы в мессенджере: достаточно отправить будущему сотруднику заранее настроенную анкету.

• Повышение продуктивности рекрутеров и удержание ценных претендентов. Медленный процесс трудоустройства снижает эффективность работы кадровой службы и препятствует удержанию талантов. 

Автоматизация найма — удобное решение не только для бизнеса, но и для кандидатов. К преимуществам для них можно отнести:

• Все процессы в одном месте. У будущего сотрудника есть доступ в личный кабинет, в котором ведется вся работа: переключаться между разными сервисами не нужно.

• Экономия времени. Иногда для отправки документов достаточно смартфона: не нужно лично приезжать в офис и встречаться с рекрутером.

• Безопасность. Чтобы ускорить процесс трудоустройства, некоторые компании предлагают сотрудникам отправлять фото паспорта и других документов в незащищенных каналах связи. В этом случае персональные данные кандидата находятся под угрозой. При автоматизированном найме оформление происходит через специальную платформу с высоким уровнем безопасности.

Например, при работе с сервисом VK HR Tek вся информация находится под защитой. Данные в виде копий хранятся на нескольких серверах в разных регионах России. У работодателя есть возможность установить срок хранения ПД, по истечении которого они удаляются программой автоматически.

Автоматизированное трудоустройство кандидата: как это работает

Подготовили пошаговую инструкцию по автоматизированному приему на работу кандидата на примере платформы VK HR Tek.

1. Отправка анкеты претенденту. 

В первую очередь зарегистрируйте кандидата на платформе. Для этого создайте форму, которая содержит ФИО, телефон и адрес электронной почты претендента. Отправьте анкету кандидату.

2. Получение кандидатом приглашения в сервис. 

После отправки анкеты претендент получит письмо на почту или СМС-сообщение с приглашением в сервис VK HR Tek и ссылкой на платформу. Ему нужно пройти по ссылке и подтвердить свой номер телефона — ввести код из СМС-сообщения. После этого будущий сотрудник может зайти в кабинет кандидата.

3. Заполнение анкеты и загрузка документов.

Обратите внимание: анкета может быть как с офером, так и без него.

Для анкеты без офера претендент сразу приступает к заполнению данных. Если же получена анкета с офером, сначала предстоит прочитать предложение о работе. 

В этом документе указаны условия и режим работы, размер заработной платы, обязанности и другие важные моменты. При появлении вопросов соискатель может обратиться к рекрутеру, а если вопросов нет, принять офер и приступить к заполнению анкеты.

Анкета включает в себя различные блоки, которые видны на трекере заполнения. Кандидат может возвращаться к уже заполненным блокам для редактирования данных. Перед заполнением анкеты, содержащей ПД, претендент предоставляет согласие на их обработку. Это обязательное условие.

При загрузке паспорта, ИНН и СНИЛС система автоматически распознает сведения, которые содержатся в этих документах. 

4. Отправка анкеты кандидатом.

После заполнения всех полей кандидат может просмотреть анкету в режиме предпросмотра и еще раз проверить все указанные данные и документы. Если ошибок нет, анкета отправляется работодателю. 

После отправки она перейдет в статус «В обработке». Если потребуется доработка, работодатель вернет ее соискателю. Если все заполнено правильно, претенденту отправляется ссылка на оформление электронной подписи, которая нужна для подписания трудового договора.

5. Проверка анкеты работодателем. 

После отправки анкеты потенциальным сотрудником она уходит по заранее установленному маршруту. Например, она может быть сразу направлена в отдел кадров или на проверку в службу безопасности компании. 

При этом рекрутер видит, где на данный момент находится анкета. Если по результатам проверок потребуется доработка, то он может вернуть ее соискателю. У кандидата, в свою очередь, будет отображаться комментарий, что именно нужно исправить.

6. Оформление приема на работу.

Создание карточки физлица в 1С происходит автоматически. Данные соискателя подтягиваются из анкеты, и специалист кадровой службы может оформить прием в 1С. Затем кандидат подключается к системе КЭДО.

После подключения будущему сотруднику направляется пакет документ на подпись. Обычно в пакет входят такие документы:

• приказ о приеме на работу;

• трудовой договор;

• соглашение о неразглашении;

• лист ознакомления с ЛНА;

• согласие на обработку ПД.

7. Получение электронной подписи кандидатом и подписание документов.

Документы на подпись отображаются в ЛК КЭДО сотрудника со статусом «Подписание», и здесь же можно увидеть дедлайн. 

Перед подписанием кандидат может ознакомиться с каждым документом и затем подписать их все сразу одной кнопкой или же каждый отдельно. Это заключительный этап приема на работу.

После трудоустройства КЭДО VK HR Tek помогает в решении других кадровых вопросов. Все документы с различными статусами сотрудник видит в своем личном кабинете. Также платформа позволяет узнать, какое количество дней отпуска уже накоплено и оформить отпуск в один клик. А чтобы работать с КЭДО VK HR Tek было еще удобнее, есть мобильное приложение: с ним пользователям в любое время доступны все возможности сервиса.

Больше, чем КЭДО

Работайте со всеми документами, заявками и заявлениями сотрудников в едином окне

Записаться на демо

Читайте также:

• 11 функций табличного редактора, которые облегчат ведение финансов для бизнеса 

• Переход на другой КЭДО: пошаговая инструкция по смене сервиса кадрового документооборота

• Главные изменения в трудовом законодательстве в 2025 году: что нужно знать каждому кадровику

Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН: 7714415613, erid: 2W5zFJ8wZEG