Самое главное:
Работодатель обязан правильно оформлять трудовые отношения, хранить и обновлять кадровые документы.
Ошибки в документах или их отсутствие приводят к административным штрафам, в некоторых случаях — к дисквалификации руководителя.
Ответственность касается порядка оформления трудовых договоров, оформления документов по охране труда, воинского учета и персональных данных работников.
Своевременное оформление и системный контроль документации позволяют избежать штрафов и защитить бизнес при проверках.
Штрафы за неоформленного работника и другие ошибки при приеме
При приеме сотрудника работодатель обязан проверить документы и оформить трудовые отношения по требованиям Трудового кодекса. Ошибки на этом этапе чаще всего выявляет Государственная инспекция труда при проверках.
До подписания договора кандидат должен предоставить паспорт, СНИЛС, документ об образовании, если он военнообязанный — военный билет или удостоверение. Работодатель обязан убедиться, что все обязательные документы есть.
Отсутствие трудового договора — одно из самых частых нарушений, фиксируемых трудовой инспекцией. Если работник фактически выполняет обязанности, но договор не заключен, это считается допуском к работе без оформления. Ответственность установлена ч. 4 ст. 5.27 КоАП. Такие штрафы будут, если трудовой договор заключен с человеком, который не представил обязательные документы.
Категория нарушителя | Размер штрафа |
Должностное лицо | 10 000–20 000 рублей |
Индивидуальный предприниматель | 5 000–10 000 рублей |
Юридическое лицо | 50 000–100 000 рублей |
Повторное нарушение влечет более серьезные санкции (ч. 5 ст. 5.27 КоАП): штраф для юрлица — от 100 000 до 200 000 рублей, для ИП — от 30 000 до 40 000 рублей, а руководителя могут дисквалифицировать на срок до трех лет.
Инспекция квалифицирует как нарушение не только полное отсутствие договора, но и ошибки в оформлении. К ним относятся, например, случаи, когда договор не имеет подписи одной из сторон или работодатель заключил гражданско-правовой договор при очевидных признаках трудовых отношений — подчинении правилам внутреннего распорядка компании, фиксированном графике и регулярной оплате.
Медосмотр при приеме
Для несовершеннолетних и работников с вредными или опасными условиями труда предусмотрен обязательный предварительный медицинский осмотр. Если сотрудника допустили без медосмотра, будут штрафы по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП:
на должностное лицо — 15 000–25 000 рублей;
на ИП — 15 000–25 000 рублей;
на юридическое лицо — 110 000–130 000 рублей.
Ознакомление с внутренними документами
Работодатель обязан ознакомить нового сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, локальными актами по охране труда и обработке персональных данных. Подтверждение ознакомления оформляют под подпись — на бумаге или в системе КЭДО.
Отсутствие подписи влечет ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — штраф от 1 000 рублей до 50 000 рублей в зависимости от статуса нарушителя.
Уведомления при приеме бывших госслужащих
Если новый сотрудник ранее замещал должность государственной или муниципальной службы, компания обязана сообщить об этом прежнему работодателю в течение 10 дней. Нарушение влечет штраф по ст. 19.29 КоАП:
на гражданина — 2 000–4 000 рублей;
на должностное лицо — 20 000–50 000 рублей;
на организацию — 100 000–500 000 рублей.
Бумажные и электронные трудовые книжки
Работодатель обязан правильно оформлять и хранить трудовые книжки. За нарушение правил ведения книжек предусмотрен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — до 50 000 рублей для организации.
За ошибки в электронных сведениях о трудовой деятельности — дополнительно штраф по ст. 15.33.2 КоАП: для должностных лиц 300–500 рублей.
С системой КЭДО VK HR Tek вы сможете быть уверены, что все кадровые документы оформлены правильно и соответствуют требованиям законодательства. Сервис автоматизирует прием на работу, ведение личных дел и других кадровых документов. Система напомнит о сроках, обеспечит хранение подписей и журналов в защищенной среде и поможет избежать штрафов при проверках. Все процессы прозрачны, а документы готовы к предъявлению в любое время.
Нарушения в документах кадрового учета
Кадровые процессы должны быть оформлены документально. Отсутствие обязательных бумаг или ошибки в них — это нарушение трудового законодательства, которое влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП.
Штатное расписание
Штатное расписание закрепляет структуру и численность сотрудников, а также размеры окладов. Если штатное расписание отсутствует, инспекция расценивает это как нарушение трудового законодательства. Штрафы:
должностное лицо — 1 000–5 000 рублей;
ИП — 1 000–5 000 рублей;
организация — 30 000–50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
При повторном нарушении возможна дисквалификация руководителя на срок до трех лет (ч. 5 ст. 5.27 КоАП).
Табель учета рабочего времени
Табель подтверждает фактическое время работы, отпуска и болезни сотрудников. Он служит основанием для расчета заработной платы, страховых взносов и отпускных.
Отсутствие или неправильное ведение табеля может привести сразу к нескольким видам ответственности:
по ст. 5.27 КоАП — штраф за нарушение трудового законодательства: должностное лицо и ИП — 1 000–5 000 рублей, организация — 30 000–50 000 рублей;
по ст. 15.11 КоАП — штраф за грубое нарушение правил бухгалтерского учета: должностное лицо — 5 000–10 000 рублей или дисквалификация до двух лет;
по ст. 15.33.2 КоАП — за непредставление сведений, связанных со страховыми взносами: штраф 300–500 рублей для должностных лиц.
График отпусков
График отпусков утверждается ежегодно не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, и обязателен как для работодателя, так и для сотрудников.
Отсутствие утвержденного графика или несоблюдение порядка предоставления отпусков — это нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Штраф:
на должностное лицо и ИП — 1 000–5 000 рублей;
на организацию — 30 000–50 000 рублей.
Документы по командировкам
Направление в командировку оформляют приказом или распоряжением работодателя. При его отсутствии поездка считается неоформленной, что нарушает требования Трудового кодекса. Ответственность предусмотрена также ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
Подобная ответственность применяется и к другим обязательным бумагам: приказам о приеме и увольнении, личным карточкам сотрудников, положениям об оплате труда. Если документы отсутствуют или оформлены с нарушениями, штрафы те же — по статье 5.27 КоАП.
Больше, чем КЭДО
Единая модульная платформа с набором готовых сервисов для повышения эффективности работы и развития сотрудников компании
Документы по воинскому учету
Если в штате есть призывники или военнообязанные, организация обязана вести воинский учет. Это требование распространяется на всех работодателей, у которых есть сотрудники, оформленные по трудовым договорам, включая дистанционных и совместителей. Основания — закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ и постановление Правительства № 719.
Индивидуальные предприниматели воинский учет не ведут. Они обязаны только запросить у сотрудника документы воинского учета при приеме на работу (военный билет или приписное свидетельство) — согласно ст. 65 ТК.
Учет включает оформление и хранение кадровых документов, связанных с воинской обязанностью работников. Отсутствие этих документов или ошибки в их заполнении считаются нарушением правил воинского учета и влекут штрафы по статьям 21.1 и 21.4 КоАП.
Какие документы должны быть в организации:
Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета и замещении на время его отсутствия.
План работы по воинскому учету на год, согласованный с военкоматом до 31 декабря.
Карточка учета организации (форма № 18) и, при необходимости, отчет о численности запаса (форма № 6).
Карточки сотрудников по форме № 10, оформленные на каждого призывника и военнообязанного.
Копии документов воинского учета работников — военные билеты, приписные свидетельства, справки.
Журнал проверок и переписки с военкоматом, а также копии направленных уведомлений и списков.
В личных карточках сотрудников (раздел II формы Т-2) должны быть заполнены сведения о воинском учете. Все бумаги хранятся в отдельной папке или электронном архиве.
Штрафы за нарушения воинского учета связаны с отсутствием документов, а также предоставлением этих документов военкомату по требованию.
Нарушение | Должностное лицо | Юридическое лицо | Статья КоАП |
Не предоставлены списки граждан, подлежащих постановке на учет, или оформлены с ошибками | 40 000–50 000 рублей | 350 000–400 000 рублей | |
Нарушение правил ведения документов воинского учета (отсутствуют карточки, приказы, журналы, несвоевременные сведения) | 40 000–50 000 рублей | — | |
Не представлен ответ на запрос военкомата или сведения поданы с ошибками | 300–500 рублей | 3 000–5 000 рублей | |
Не исполнено предписание военкомата об устранении нарушений в документах | 1 000–2 000 рублей или дисквалификация до 3 лет | 10 000–20 000 рублей |
Документы по охране труда и ответственность за нарушения
Вводный инструктаж по охране труда обязателен для всех работников, включая руководителя и сотрудников, принимаемых на временную работу. Также проводят первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктажи.
Факт проведения фиксируют в журнале регистрации инструктажей или в электронном учетном журнале. Если таких документов нет, считается, что инструктаж не проводился.
За допуск к работе без обучения и инструктажа будет штраф (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП):
для должностного лица — 15 000–25 000 рублей;
для ИП — 15 000–25 000 рублей;
для юридического лица — 110 000–130 000 рублей.
Работодатель должен разработать и утвердить локальные нормативные акты в области охраны труда, включая инструкции по охране труда для каждой профессии и вида работ (ст. 214 ТК).
Сотрудники должны быть ознакомлены с этими инструкциями под подпись. Подтверждением служат журналы ознакомления или отметки в самих инструкциях.
Если таких документов нет, это квалифицируется как нарушение общих требований охраны труда. Размер штрафа за такое нарушение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП):
для должностного лица — 2 000–5 000 рублей;
для ИП — 2 000–5 000 рублей;
для юридического лица — 50 000–80 000 рублей.
Документы по персональным данным сотрудников
Работодатель обязан правильно оформлять и хранить персональные данные работников. Нарушения, связанные с отсутствием обязательных документов или несоблюдением порядка их ведения, влекут штрафы.
Какие документы должны быть в отделе кадров:
Согласие работника на обработку персональных данных (принимается в письменной форме при трудоустройстве).
Приказ о назначении ответственного за организацию и безопасность обработки персональных данных.
Журнал учета обращений работников по вопросам обработки их данных и копии ответов.
Реестр хранения и передачи персональных данных — кто имеет доступ, какие сведения передаются, срок хранения.
Приказ о порядке доступа к личным делам, а также перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных.
Документы, подтверждающие прекращение обработки персональных данных после увольнения (акты уничтожения, отметки о сроке хранения).
Основные штрафы за нарушения в кадровых документах:
Нарушение | Должностное лицо | Организация | Статья КоАП |
Обработка персональных данных работников без письменного согласия | 100 000–300 000 рублей | 300 000–700 000 рублей | |
Не предоставлена информация работнику о том, как используются его персональные данные | 8 000–12 000 рублей | 40 000–80 000 рублей | |
Не прекращена обработка персональных данных после увольнения работника или по его требованию | 8 000–20 000 рублей | 50 000–90 000 рублей |
Платформа VK HR Tek берет на себя весь кадровый документооборот. Решение помогает компаниям оформлять документы строго по ТК и другим законодательным нормам. Благодаря встроенным шаблонам и контролю сроков снижается риск ошибок и штрафов.
Больше, чем КЭДО
Единая модульная платформа с набором готовых сервисов для повышения эффективности работы и развития сотрудников компании
Как избежать штрафов
Ниже перечислены основные действия, которые помогут избежать претензий инспекции и подтвердить соблюдение законодательства:
Заключайте трудовой договор до начала работы или в течение трех дней после того, как сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.
Проверяйте комплект документов при приеме: паспорт, СНИЛС, документ об образовании, военный билет.
Проводите предварительный медосмотр для несовершеннолетних и работников с вредными условиями труда.
Ознакомьте сотрудников под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и локальными актами.
Храните подписанные экземпляры трудовых договоров, приказы о приеме и увольнении, личные карточки сотрудников.
Обновляйте штатное расписание, график отпусков и табель учета рабочего времени не реже одного раза в год.
Назначайте ответственного за охрану труда, утверждайте инструкции и фиксируйте проведение инструктажей в журналах.
Организуйте прохождение обучения и медосмотров, храните протоколы проверки знаний по охране труда.
Назначайте ответственного за ведение воинского учета, оформляйте приказ о его назначении и ежегодный план работы.
Заполняйте раздел II формы Т-2 для всех военнообязанных сотрудников и ведите карточки по форме № 10.
Храните копии военных билетов и уведомлений, направленных в военкомат.
Проводите сверку сведений о военнообязанных с военкоматом не реже одного раза в год.
Получайте письменное согласие на обработку персональных данных при приеме на работу.
Назначайте ответственного за защиту персональных данных приказом и включайте его обязанности в должностную инструкцию.
Ведите журнал доступа к персональным данным и журнал обращений работников по вопросам их обработки.
Отправляйте уведомления в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных и об утечках при их возникновении.
Обеспечивайте хранение документов с персональными данными в отдельной защищенной папке или системе ЭДО.
Прекращайте обработку и уничтожайте персональные данные уволенных сотрудников по установленным срокам.
Читайте также:
Итоги года в HR: цифровизация, культура и новое лидерство. Тренды и смыслы на 2026.
Как составить график отпусков на 2026 год: 10 главных правил.
Как трудоустроить сотрудника за один день без бумаг и лишних нервов.
Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН: 7714415613, erid: 2W5zFHRchQt
Начать дискуссию