Клерк.Ру

Обязательные документы в казенном учреждении

Согласно ряду нормативных правовых актов, принятых за последние годы, учреждениям бюджетной сферы необходимо актуализировать локальную документацию. Какие документы должны быть приняты в обязательном порядке, что учесть при их формировании, рассказывает наш эксперт.

- С вступлением в силу Закона № 402-ФЗ учреждениям необходимо привести в соответствие с новыми требованиями внутреннюю документацию. На что стоит обратить особое внимание?

Действительно, Закон № 402-ФЗ обязывает все организации привести в соответствие с его положениями внутренние документы, локальные нормативные акты. Закон утвержден давно – в декабре 2011 г., и времени для его детального изучения было достаточно.

Однако некоторые нормы этого акта, как показывает практика, потребовали дополнительного разъяснения методологами Минфина.

Например, в каждом учреждении госсектора с 1 января 2013 г. должен присутствовать ряд обязательных документов.

Первое – это приказ о возложении обязанностей на ведение бухгалтерского учета согласно п. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ.

Если в учреждении учет ведется централизованной бухгалтерией, то с ней заключается договор. Утверждать приказ в таком случае не нужно.

Второй важный момент, на который следует обратить внимание, – обязанность учреждений организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (п. 1 ст. 19 Закона № 402-ФЗ). Соответственно, следующим обязательным документом является приказ об утверждении Положения об организации и осуществлении такого контроля.

У многих бухгалтеров возникает закономерный вопрос, что относится к фактам хозяйственной жизни. Обратимся к Закону № 402-ФЗ. Согласно п. 8 ст. 3 фактом хозяйственной жизни является сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

То есть это не только учетные операции, но и такие события, как отпуск, командировка сотрудника, реализация программы по экономии электроэнергии в учреждении, нарушение трудовой дисциплины и т. п. Осуществлять контроль всех фактов хозяйственной жизни бухгалтер не обязан.

Для этого есть служба по административно-хозяйственной части, отдел кадров и пр. В приказе об утверждении Положения об организации и осуществлении внутреннего контроля следует указать, на кого возложены данные функции. Кто будет непосредственно контролировать процессы: один человек или специальная комиссия. Это решение принимает руководитель учреждения.

Кроме того, в рамках данного приказа нужно разработать и утвердить план контрольных мероприятий и сроки их реализации (ежедневно, раз в месяц либо в квартал). Примерами таких мероприятий могут быть: проведение инвентаризации, контроль за расчетами по оплате труда и госзакупками, сдача отчетности и пр.

Третий документ, который следует утвердить, это приказ о соблюдении кассовой дисциплины. Он связан не с Законом № 402-ФЗ, а с Положением № 373-П.

По сравнению с действовавшим ранее Порядком № 40 новый документ носит рамочный характер, и учреждениям необходимо составлять дополнительные локальные акты. Так, согласно п. 1.11 Положения № 373-П «мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом». Эта норма и указывает на обязательность приказа о соблюдении кассовой дисциплины.

В нем должна содержаться информация о том, как осуществляется сдача и прием кассы материально ответственным лицом, оприходование денежных средств, инвентаризация и пр.

Согласно п. 2.3 Положения № 373-П «кассир снабжается печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы». Исходя из этого, в учреждении должен быть приказ с образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать финансовые и кассовые документы, и кассира необходимо ознакомить с ним под роспись.

- Разве недостаточно утвердить порядок подписания документов в рамках учетной политики?

Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона № 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, и перечень лиц, имеющих право их подписи. Поэтому учреждению следует подготовить проект локального нормативного акта, которым будет утверждена данная информация.

- Что надо учесть при создании первичных учетных документов?

Как я уже отмечала, формы первичных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но для организаций госсектора устанавливается особый порядок. Формы документов для них утверждены Приказом № 173н.

Однако здесь есть нюансы. Если Приказ № 173н не содержит форму какого-то первичного учетного документа, необходимого для оформления факта хозяйственной жизни, то можно воспользоваться формами, утвержденными ранее постановлением Госкомстата России.

То есть несмотря на наличие Приказа № 173н в учетной политике следует закрепить перечень первичных документов, используемых для отражения фактов хозяйственной жизни конкретного учреждения.

Это могут быть различные акты, кадровые документы и др.

Источник: журнал «Казенные учреждения: учет, отчетность, налогообложение» №6/2013.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.