Электронные документы в суде: будет ли российская Фемида их принимать?

История использования электронных документов в судебном процессе началась в 1979 году. Впервые вопрос определения подлинника и копии электронного документа был рассмотрен в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР от 29.06.1979 N И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств документов, представленных с помощью электронно-вычислительной техники» (далее - Указания). Пункт первый Указаний гласит, что, если для разрешения спора требуется подлинник документа, то в суд необходимо представить его первый экземпляр. Речь шла о представлении компьютера, на котором создавался файл. Что изменилось за 35 лет? Анализ всех изменений за этот период – не наша цель. Нас интересует процесс представления электронных бухгалтерских документов в качестве доказательств в суде.

Правосудие в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности осуществляется арбитражными судами РФ. В связи с этим обращаемся к нормам арбитражного судопроизводства.

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью (далее - ЭП) можно представлять в арбитражные суды на основании п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее – АПК РФ). Порядок подачи электронных документов в арбитражный суд утвержден Постановлением Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 N 80. Все хорошо, и возможность в законодательстве закреплена, и порядок, вот только на практике применить не всегда получается. Дело в том, что под фразой «Представление документов в электронном виде» может подразумеваться два разных процесса: представление копий бумажных документов в электронном виде и представление электронных подлинников (см. рис. 1).

Рисунок – 1. Представление документов в суд в электронном виде.

Подача копий бумажных документов в электронном виде

Для ускорения процесса подачи документов не обязательно идти с бумагами в суд. Достаточно сделать сканы в формате .pdfи посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте арбитражного суда РФ, направить их в суд. Для этого лица, участвующие в деле проходят регистрацию в системе «Мой арбитр». Требования к отправляемым сканам и размерам файлов определены Порядком, утвержденным Постановлением Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 N 80 (далее - Порядок).

Таким образом, Порядок регламентирует работу исключительно с системой «Мой арбитр». Воспользоваться им при представлении электронных подлинников в ходе судебного процесса невозможно.

При этом на основании абз. 2 п. 3 ст. 75 АПК РФ суд вправе потребовать оригиналы документов, если те были представлены в виде электронных копий.

Подача электронных подлинников

Электронные документы, подписанные ЭП, можно представить в суд двумя способами: на бумаге или в электронном виде. Выбор варианта напрямую зависит от технических возможностей суда.

Если суд располагает соответствующим техническим и программным обеспечением, то, ссылаясь на п. 3 ст. 75 АПК РФ участники судебного процесса могут представить электронные оригиналы.

В противном случае представление документов происходит на бумаге. Поскольку оригинал электронный, то, распечатав его, мы получим бумажную копию. Согласно п. 8 ст. 75 АПК РФ копию документа следует заверить надлежащим образом. Невыполнение требования может привести к отмене судебного решения. Такая позиция подтверждается, например, в Постановлении ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2.

Делаем копию электронного документа юридически значимой

Мы неслучайно в начале статьи упомянули, что история взаимодействия суда и электронных документов берет начало еще в прошлом веке, потому что юридическую значимость бумажной копии электронного оригинала будем доказывать, ссылаясь на нормативный акт СССР, действующий и применяющийся в обязательном порядке, по сей день.

Согласно Указу Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (далее - Указ) если копия документа не требует нотариального заверения, то ее верность подтверждается подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью организации. На основании абз. 4 п. 1 Указа на копии следует указать дату ее выдачи и сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации, учреждении.

Иначе применяется нотариальное заверение, которое, пожалуй, вызывает меньше всего вопросов в суде.

Судебная практика и бумажная копия электронного документа

В августе 2014 года Верховный суд РФ признал недействительной квитанцию об уплате административного штрафа за нарушение ПДД по той причине, что в бумажной копии электронного оригинала отсутствовала информация об ЭП. Подробнее в Российской Газете.

Интересен тот факт, что законодательство никак не регламентирует вид отметки, проставляемой на копии электронного документа, свидетельствующей о том, что документ был подписан ЭП, она просто должна быть, что и подтверждает Постановление ВС РФ от 05.08.2014 № 67-АД14-5.

Чем поможет оператор ЭДО

Электронные документы принято делить на две группы: формализованные и неформализлванные. К формализованным относится электронный счет-фактура, созданный и отправленный согласно утвержденному формату и регламенту обмена. В процессе выставления электронного счета-фактуры сервисы операторов ЭДО формируют служебные документы, подтверждающие факт, время отправки и получения документа. Такими документами в частности являются извещение о получении, подтверждение о дате отправки и другие. Все эти дополнительные документы можно приложить к представляемому документу в ходе судебного процесса, как в электронном виде, так и на бумаге.

Что касается неформализованных документов, то порядок их обмена не утвержден законодательством, а значит, операторы вольны предлагать клиентам различные варианты подтверждения фактов обмена. Обычно в сервисах обмена на каждый неформализованный документ автоматически создается информационная квитанция. Квитанция содержит информацию о подписантах, дату и время подписания, информацию о том, что документ был подписан в сервисе. Квитанция формируется в формате .pdf, ее можно представить в суд в электронной или бумажной форме.

Вместо заключения

В ходе анализа процессов представления электронных документов в суд мы опирались на АПК РФ не только потому, что больший интерес у нас вызывает использование бухгалтерских электронных документов в качестве доказательств в суде, а еще по тому, что только арбитражные суды России имеют практику работы с документами в электронном виде.

В сентябре текущего года на официальном сайте Минюста России появилась новость, что специалисты ведомства подготовили законопроект, который внесет изменения в процессуальные кодексы РФ. Поправки коснуться вопроса применения электронных документов в судах. Подробнее на сайте Минюста РФ.

И помните, при работе с документом суд оценивает факт его существования, отправления, получения и подписания. Распространяется это на сканы и на электронные оригиналы. Все эти факты может подтвердить оператор ЭДО.