Преодолеваем барьеры в законодательстве при обмене электронными документами

В законодательстве об ЭДО можно найти белые пятна разного размера и качества. Это неудивительно, ведь при создании законов нельзя предусмотреть все и сразу. В результате у нас накопилось множество вопросов о том, как преодолевать многочисленные пробелы, становящиеся настоящими барьерами на пути к электронным документам. Рассмотрим некоторые из них.

Пожалуй, самая неурегулированная законами область в части электронных документов – это хранение. Данный вопрос не всегда рассматривают среди первых, но после начала внедрения электронных документов он, скорее всего, возникнет. Вот основные вопросы:

Где и как хранить документы с обеспечением их юридической силы? Технологии развиваются очень стремительно, и нет  гарантий, что вы сможете открыть и просмотреть документ, созданный 10 лет назад. Меняются форматы, носители, просмотрщики. Поэтому оригиналы документов с требованиями к долговременному хранению (более 10-15 лет) стоит создавать и хранить в бумажном виде так, как мы привыкли.

А вот оригиналы документов, имеющие не такой большой срок хранения (счета-фактуры, например), проще создавать и хранить в электронном виде. Причем лучше в формате, который не требует специальных средств для просмотра (например, XML или PDF/A). Но в любом случае, хранить электронный документ нужно в том формате, в котором он создавался и обязательно с электронной подписью и сертификатом ключа проверки электронной подписи.

Местом хранения может быть локальное хранилище, в том числе с использованием специализированных решений, которые помогут с упорядочиванием, поиском и разграничением прав доступа к документами. Также они помогут упростить работу и с бумажными документами. Главное, о чем нужно помнить, это регулярные резервное копирование данных на разные носители, их проверка и замена.

Также сейчас получает широкое распространение облачное хранение. Такую услугу, кстати, могут оказывать и операторы ЭДО счетов-фактур. О резервном копировании данных, замене носителей и безопасности ваших документов позаботится уже центр обработки данных, в котором будут храниться документы.

Как доказать действительность ЭП спустя несколько лет? В соответствии со ст. 11 ФЗ от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» одним из признаков действительности квалифицированной ЭП является действительность квалифицированного сертификата на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен. Сам квалифицированный сертификат выдается на 1 год. Без специальных решений, проверить действительность сертификата ЭП спустя, например, 5 лет нельзя. Решением вопроса является так называемая усовершенствованная электронная подпись. Она включает в себя штамп времени, доказывающий факт существования ЭП документа в момент подписания и доказательства действительности сертификата.

Выездные налоговые проверки и выемка документов. Мы храним документы для того, чтобы можно было спустя какое-то время доказать с их помощью факт совершения хозяйственных операций. И наиболее вероятные ситуации, когда нужны подобные доказательства, тоже не очень урегулированы законом, - это выездные налоговые проверки и выемка.

Как подготовиться к выездной налоговой проверке?  О выездных налоговых проверках мы уже говорили, поэтому лишь коротко напомню, что правила проверки одинаковы как для электронных, так и для бумажных счетов-фактур (см. Письмо ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 "О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок").

Инспектору нужно обеспечить доступ к электронным документам (см. п. 12 ст. 89 Налогового Кодекса РФ). Для этого можно выгрузить документы из учетной системы на съемный носитель и загрузить непосредственно на компьютер, за которым будет сидеть инспектор. Если позволяет ваша учетная система, можно предоставить доступ только к тем документам, которые будут затребованы. О подобной услуге вы можете также попробовать попросить оператора электронного документооборота. Но на деле, скорее всего, электронные документы, составленные по форматам ФНС, будут истребоваться по телекоммуникационным каналам связи (см. п. 2 ст. 93 Налогового Кодекса РФ).

Что помнить при выемке? На вопросы о выемке электронных документов налоговые органы не дают однозначных ответов. Некоторые местные инспекции говорят об изъятии жесткого диска. Но среди нужных документов на диске может быть множество тех, которые отношения к проверке не имеют, что противоречит п. 5 ст. 94 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, документы можно выгрузить на съемный носитель информации, например, флеш-карта или диск.

В целом, наиболее логичным и правильным способом получения электронных документов является механизм истребования и представления их через ТКС. В конечном итоге обмен электронным документами должен исключить такое понятие как «выемка».

Но сейчас о выемке не стоит забывать. И лучше сразу спросить у инспекции, как они представляют себе проведение выемки и, возможно, заранее предложить вариант изъятия на съемном носителе.

Если позиция инспекции жесткая и будет изыматься, например, жесткий диск, то не забывайте о резервном копировании документов на разные носители. Это позволит сохранить документы в компании и работа не встанет из-за отсутствия информации.

Представление электронных документов в ФНС. Казалось бы, здесь уже все понятно и решено. На самом деле остался небольшой вопрос: как же представлять электронные документы, которые созданы не по форматам ФНС?

На эту тему есть несколько писем Минфина, например, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2. Если истребуемый документ составлен в электронном виде не по форматам ФНС, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Подводим итог

Как видите, практика творит чудеса – даже на самые сложные вопросы всегда можно найти ответы. Как конкретно? Вот несколько советов, что делать, если по вашему вопросу нет ответа в законодательстве:

1. Руководствуйтесь общими положениями законодательства и существующими разъяснениями. Например, на сайте ФНС есть раздел с разъяснениями, обязательными для применения налоговыми органами. На письма из этого раздела можно ссылаться при спорах, так как, в отличие от общего правила, они носят обязательный, а не рекомендательный характер.
2. Определите четкие и детальные правила в своих локальных нормативных актах или соглашениях.
3. Обращайтесь за разъяснениями в государственные органы. Например, в ФНС это можно сделать через специальный онлайн-сервис.