Как подключиться к оператору обмена документами

Вы решили, что вам пора отказываться от бумажных документов? Обычно, к этому решению приходят двумя путями: когда понимают, что работа с бумагой приносит ощутимые убытки (проблемы с налоговой из-за ошибок и потерь, проблемы с приемкой товара, начислениями налогов и т.п. – все это конкретно мешает бизнесу расти), или когда какой-нибудь большой партнер настойчиво предлагает перейти на новый формат взаимодействия. А все, что говорят вам операторы про экономию денег на бумаге и отказ от услуг традиционной почты – здорово, но совершенно недостаточно для окончательного решения о переходе на обмен электронными документами (или ЭДО – электронный документооборот). Многие годы бизнес привыкал работать с бумагой, и расходы на нее давно уже перестали восприниматься, как серьезная проблема для развития.

Но данная статья посвящена конкретно процессу подключения, поскольку мы часто сталкиваемся с однотипными вопросами – что делать, как делать и в какой последовательности. Надеемся, что после прочтения вопросов о подключении будет значительно меньше.

Как выбрать оператора ЭДО

Универсального рецепта не существует: у всех операторов есть свои предложения, которые в целом мало отличаются друг от друга – стоимость примерно одинаковая, набор услуг идентичен.

Информации с сайтов всегда недостаточно, нужно общаться с представителями сервисов напрямую. Где-то вам предложат низкую цену, а где-то хороший сервис. Но основное внимание следует обратить на экспертный вес и практический опыт оператора, готовы ли специалисты общаться с вами, делиться своими знаниями, действительно решать ваши задачи, помогать с переходом на ЭДО и т.д.

Многие операторы считают свою работу выполненной в тот момент, когда вы проходите регистрацию, забывая, что переход на ЭДО на самом деле куда более глубокий процесс. Уточните у своего оператора, как выглядит процесс внедрения, как именно ваши документы перейдут в электронный вид, как работает интеграция и что будет с документами после того, как вы перейдете на ЭДО. Только после того, как у вас сложится полноценное понимание, как работает оператор – приступайте к подключению.

Как подключиться

Для подключения вам понадобится только электронная подпись и регистрация в сервисе. Никаких других документов/заявок/согласований в этот момент не нужно. Обязательно изучите инструкцию по настройке рабочего места – у каждого оператора должна быть такая на сайте.

Далее просто заходите на сайт оператора, ищите кнопку «Зарегистрируйтесь» и загружайте в процессе регистрации электронную подпись (если не знаете, где у вас она находится – звоните в поддержку оператора). И все: перед вами веб-клиент оператора, готовый отправлять и принимать документы для вас. Некоторые операторы сопровождают процесс пояснительным видео, например, так это выглядит в Synerdocs.

Стоит обратить внимание: подключение и регистрация в сервисе должны быть бесплатными. Сам факт подключения к оператору и регистрация в сервисе не должна нести за собой юридических или финансовых обязательств с вашей стороны.

Если вы планируете обмениваться электронной первичкой, то вам понадобится присоединение к регламенту обмена электронными счетами-фактурами (согласно приказу Минфина №50н). Обычно это делается посредством подписания соответствующего заявления. Например, в сервисе Synerdocs вы можете подписать его прямо в веб-клиенте, а оператор уже доставит заявление до ФНС. С этого момента вам больше не надо будет печатать первичку для предоставления в органы по требованию.

Электронная подпись (ЭП)

Очень много вопросов касается электронной подписи. Что это такое и какую подпись выбрать – тема для отдельной статьи. Просто запомните, что для обмена документами нужен квалифицированный сертификат ЭП, соответствующий требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если вы уже сдаете отчетность в электронном виде, то у вас такой сертификат уже есть. На всякий случай вы можете проверить его на сайте оператора – например, здесь synerdocs.ru/signature - или связаться с его технической поддержкой. После того, как проверка успешно пройдена, можно регистрироваться и работать.

Если в вашей компании нет сертификата ЭП, то его нужно получить, обратившись в ближайший Удостоверяющий центр, входящий в сеть доверия ФНС, или к самому оператору. Часто оператор может посоветовать вам конкретный центр или даже выпустит для вас сертификат. Звоните, не стесняйтесь.

Сколько это будет стоить

Стоимость обмена документами у всех операторов сравнительно одинаковая. Стоит помнить общие вещи: входящие документы для вас должны быть бесплатны, оплачивается только завершенный документооборот, формализованные документы стоят дороже, чем неформализованные.

Единовременно вам придется потратиться на приобретение сертификата ЭП (в среднем от 1500 рублей) и установку средства криптозащиты информации (СКЗИ) – специального ПО, которое позволит вам работать с электронной подписью. На последнем можно сэкономить, если вы будете пользоваться бесплатным софтом, например, VipNET.

Тариф будет предложен на сайте оператора. Важно знать, что тариф вы выбираете самостоятельно, и он не может быть вам навязан. Вы можете согласиться с предложенным тарифом, если стоимость по нему ниже, чем предложенные тарифы на официальном сайте оператора.

Варианты работы

У большинства операторов есть возможность работать через веб-клиент. Для этого вам нужен простой браузер. Такой способ поддерживает необходимую функциональность для работы с документами, например, загрузку и выгрузку документов, создание, поиск и прочее. Этот способ подойдет практически всем пользователям, чей объем исходящих документов не очень большой.

Второй вариант – использовать интеграционное решение для вашей информационной системы. Наверняка хозяйственный и бухгалтерский учет вы уже привыкли вести в такой системе. Можно интегрировать ее с сервисом обмена: в этом случае вы сможете создавать, подписывать и отправлять документы в привычном интерфейсе. Узнайте о такой возможности у оператора.

Главное - опыт

А лучше всего изучать опыт перехода на ЭДО на конкретных проектах. Ищите описания опыта, статьи крупных компаний или участвуйте в спецпроектах – таких, например, как «Внедрение» на Клерк.Ру. В ходе проекта мы не только подробно расскажем, как подключиться к оператору электронного документооборота, перевести документы в электронный вид, убедить контрагентов и справиться с отправкой отчетности в контролирующие органы, но и покажем на собственном примере, как это происходит.

Клерк.Ру пройдет все этапы внедрения системы электронного документооборота. И мы приглашаем читателей и контрагентов со всей России пройти этот путь с нами!