Сотрудник уволился, а задолженность осталась

Причины, по которым возникают задолженности перед работодателем, могут быть самыми разными. Ключевая заключается в возможности работника в любой момент уволиться по собственной инициативе. Для этого достаточно за 14 дней письменно уведомить работодателя о намерении уволиться. В последний рабочий день работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку и полностью рассчитать его.

В реальной практике чаще всего встречаются такие разновидности задолженностей бывших сотрудников:

Таким образом, уволившийся сотрудник может продолжать числиться в должниках компании по ряду оснований, однако это не дает работодателю права задерживать выдачу расчетных или документов.

Избавиться от такой задолженности можно с помощью:

• удержания суммы из окончательного расчета;

• добровольного возвращения суммы;

• взыскания в судебном порядке;

• прощения долга.

Из начисленных в последний рабочий день сумм можно вычесть задолженность. Но не каждый долг можно удержать. 

Ст. 137 ТК содержит перечень оснований для удержаний из заработной платы:

1. Для компенсации неотработанного аванса, который предоставили в счет будущей зарплаты.

2. Для погашения неиспользованного и вовремя не возвращенного аванса, который выдали на командировку или перевод в другую местность.

3. Для возврата излишне начисленных работнику сумм вследствие арифметических ошибок, а также сумм, выплаченных сверх положенного, если доказана вина работника в невыполнении трудовых норм или простое.

4. При увольнении до окончания рабочего года, за который был предоставлен оплачиваемый отпуск, — за неотработанные дни отпуска

Для первых трех вышеуказанных случаев действуют два условия:

1. Решение об удержании приняли не позднее одного месяца со дня окончания срока, который установлен для погашения задолженности.

2. Работник не выражает несогласия с основаниями и размером удержания. Подтверждением отсутствия спора служит письменное согласие сотрудника.

Согласно ст. 138 ТК общий размер удержаний не может превышать 20% из зарплаты, причитающейся работнику. Если эта сумма не покрывает весь долг, можно попробовать добровольно договориться с работником. 

Если работник согласен, то можно сразу списать всю сумму. Но для этого нужно письменное заявление от сотрудника, в котором он соглашается на удержание полной суммы долга из заработной платы. Этот документ подтвердит добровольное решение сотрудника использовать свою зарплату для погашения долга. 

Перед подачей иска настоятельно рекомендуем составить досудебную претензию и попытаться урегулировать ситуацию мирным путем. Если ничего не получилось, тогда необходимо:

1. Собрать доказательства: трудовой договор с сотрудником, договор займа, чек или квитанция о проведении операции, заявление об увольнении, претензию.

2. Написать исковое заявление. В нем необходимо указать данные ответчика, сумму займа, дату выдачи средств и требование о взыскании.

3. Уплатить госпошлину. Квитанцию (как и доказательства) необходимо прикрепить к исковому заявлению.

4. Направить иск в суд.

Но если работодатель не сможет доказать сам факт займа, то вероятнее всего суд примет решение в пользу ответчика. 

После увольнения сотрудника организация может списать его долг, если не планирует судебное взыскание или ожидания истечения срока давности по ст. 415 ГК. Форма прощения долга законодательно не определена. На практике это оформляют одним из способов:

• соглашением сторон (двусторонняя сделка);

• уведомлением должнику (односторонняя сделка). 

Для целей налога на прибыль учитываются только убытки от безнадежной к взысканию задолженности согласно пп. 2 п. 2 ст. 265 НК. Убытки от прощения долга, который не признан безнадежным, в расходах не учитываются. Это касается займов, подотчетных сумм, неотработанного аванса и переплаты отпускных. Такие затраты не являются экономически обоснованными по п. 1 ст. 252 НК.

Прощенный долг по авансу, займу или подотчетным средствам признается доходом бывшего сотрудника и облагается НДФЛ по ставке 13% согласно ст. 210 и п. 1 ст. 224 НК.

Датой получения дохода считается дата невозможности взыскания или принятия решения о прощении долга. Организация, которая простила долг, выступает налоговым агентом по ст. 226 НК и обязана исчислить, удержать и перечислить НДФЛ.

Если удержание НДФЛ невозможно из-за увольнения сотрудника, организация обязана уведомить налогоплательщика и налоговый орган о невозможности удержания и сумме налога не позднее месяца с окончания налогового периода согласно п. 5 ст. 226 НК.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. Важно отметить, что с невозвращенной суммы отпускных НДФЛ удерживается при выплате.

Для признания задолженности невозможной к взысканию достаточно наличия хотя бы одного из критериев, указанных в п. 2 ст. 266 НК.

Общий период исковой давности составляет три года по ст. 196 ГК. Если взыскание долга не произошло в течение этого срока, задолженность считается безнадежной и подлежит списанию. 

В соответствии с пп. 2 п. 2 ст. 265 НК, сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности можно включить в налоговую базу текущего отчетного периода (в состав внереализационных расходов) на основе подтверждающих документов: 

• распоряжения руководства; 

• приказа об увольнении сотрудника;

• копии уведомления, направленного уволенному сотруднику с предложением погасить долг добровольно (с приложением почтовой квитанции и описи вложения);

• платежных документов, подтверждающих дату выплат сотруднику;

• инвентаризационной ведомости (при наличии инвентаризации задолженности).

Факт истечения срока исковой давности является достаточным основанием для признания задолженности безнадежной и отнесения ее к внереализационным расходам. Дополнительные действия для признания дебиторской задолженности безнадежной от организации не требуются (согласно письмам Минфина от 13.01.2009 № 03-03-06/1/3, от 21.02.2008 № 03-03-06/1/124 и от 30.09.2005 № 03-03-04/2/68).

Начало отсчета срока исковой давности определяется п. 2 ст. 200 ГК: по обязательствам с установленным сроком оно начинается после окончания этого срока. Таким образом, отсчет начинается со дня, следующего за датой, когда работник должен был вернуть долг. 

Отношения с сотрудником по договору займа регулируются гражданским законодательством. Статья 810 ГК предусматривает, что заемщик обязан вернуть сумму займа в срок и в порядке, указанных в договоре. Если сумма не возвращена в срок, то со следующего дня начинается исчисление срока исковой давности. 

Если срок возврата не установлен договором или определен как момент востребования, то сумма должна быть возвращена в течение 30 дней после предъявления требования, если иное не предусмотрено договором.

Соответственно, срок исковой давности для признания долга безнадежным по договору займа, заключенному без указания срока возврата или со сроком, определенным моментом востребования, начинается через 30 дней после предъявления требования о возврате.