Как сделать так, чтобы бухгалтер забыл про первичку

Один из самых трудоемких и малоавтоматизированных процессов в бухгалтериях компаний — это ввод первичных документов в систему. Такая простая процедура по-прежнему отнимает много времени и ненужного ручного труда. Мы решили узнать у компании 42Clouds, как можно снять эту головную боль.

Первичная документация — это все те многочисленные бумажки, которые нужны налоговым и иным проверяющим органам и которые так сильно засоряют шкафы и проходы между столами в тысячах компаний. К таковым относят: договоры, накладные, счета-фактуры, товарные чеки, БСО и тп.

Работа по внесению первичных документов подразумевает за собой большую рутину. А рутина паровозом тянет за собой усталость, ошибки и опечатки, на поиск которых может уйти время едва ли не большее, чем потребовалось на ввод первички. Кроме того, искажение информации в финансовом отчете может привести к проблемам при сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Решить можно двумя способами:

• взять на работу проворного и шустрого бухгалтера/стажера/студента, предложив ему небольшой оклад и не очень привлекательную работу;
• согласиться с тем, что рутинные операции правильнее заменить на автоматический ввод, а собственного бухгалтера лучше нагружать интересными задачами.

Все куда проще: вместо робота-андроида, которого вы себе скорее всего представили, основной объем работы на себя возьмет обыкновенный сканер и специальное ПО. В его работу вникать не потребуется, современные программы творят чудеса без вмешательства человека. Но если вам все же интересно, такое ПО называется системой потокового ввода документов.

Основным условием разработки подобных систем является легкость в использовании. Конечно, к любому ПО надо привыкнуть и научиться с ним работать. К счастью, в настоящее время процесс обучения сводится к просмотру одной демонстрации за чашкой кофе.

Не совсем так, больше проблем у вас возникнет, если вы прольете кофе на клавиатуру. В программе используется иной подход, она проводит сверку по нескольким критериям: количество, сумма, цена, ставка НДС и т.д. Если находится пара несоответствий, оператор видит на мониторе соответствующее сообщение и видит, в каких конкретных полях следует исправить данные. Более того, программа подсказывает на что исправить неправильное значение. Сама подсказывает, Карл! Сама!

Тут все очень просто. К примеру, в номенклатуре вашего поставщика продукт называется «Сыр с плесенью», а у вас «Сыр с плесенью благородной». Устанавливаете в программе один раз нужное соответствие вручную, и вуаля! — дальше ПО будет делать это на автомате. Можете выдохнуть и выпить чая с бергамотом.

Ахах, так и Максим не бухгалтер. Работа с не типовыми документами (счет-фактура, УПД, ТОРГ-12) тоже не является проблемой. Нужно разработать унифицированный шаблон для различных типов документов — это не сложно! Отправляем на диагностику, тестируем, загружаем. Вуаля! Все готово.

Априори — все системы работают с 1С. Так и сервис «Загрузка документов» без проблем работает со всеми типовыми конфигурациями 1С, не внося в них никаких изменений. Он (сервис) позволяет всем желающим пройти тест-драйв, чтобы оценить функционал системы.

С недавнего времени данный сервис также легко можно «подружить» с различными бухгалтерскими и финансовыми системами, всевозможными ERP, CRM и тд. Как говорится «нашей белочке все по зубам, была бы задача, решение найдется». Схема работы со всеми системами одинакова: Загрузил — Распознал — Провел.

Вариантов бесконечное множество, ниже перечислены самые популярные:

• в крупных холдингах или сетях с разбросанными филиалами;
• в локально расположенных компаниях, но с большим количеством первички;
• в аутсорсинговых компаниях, ведущих большой пул клиентов;
• при авралах, возникающих вследствие повреждении базы данных;
• при переходе с одной учетной системы на другую;
• в случае резкого увеличения количества хозяйственно-финансовых операций в компании;
• при некорректном ведении бухучета и налогового учета.

Совершенно неважно, какой у вас объем первичной документации, систему целесообразно использовать для устранения неточностей, опечаток и ошибок при вводе документации. В любом случае, это поможет сэкономить драгоценное время.

Стойте, зачем бежать впереди паровоза. Прежде, чем принимать решение о покупке продукта, можно оценить удобство программы и ее возможности с помощью бесплатной демо-версии (каковая присутствует у любого солидного поставщика), а потом задавать вопросы о возможных тарифах и пакетах. Ведь, как известно, дело не в цене, а в ценности.

Одним из подвидов систем ввода документов могут служить мобильные приложения, позволяющие также вводить ряд первичных документов через смартфон и выполняющие кучу других полезных операций с 1С:

• выгрузка отчетов из 1С в виде графиков и диаграмм;
• постановка задач сотрудникам;
• контроль за средствами предприятия

и мн.др

Одним из примеров таких приложений служит Sauri, которое позволяет на смартфоне получить мгновенный доступ к следующим данным из 1С:

• денежные поступления и расходы;
• входящие и исходящие платежи;
• продажи и валовая прибыль;
• дебиторская и кредиторская задолженности;
• остаток денег на счету и в кассе;
• остатки на складах.

Кроме того, с Sauri вы сможете загружать первичку и создавать счета прямо из смартфона.