Акт сверки с поставщиками и покупателями: как составить, образец

Основная цель составления акта сверки — выявление и подтверждение задолженности по состоянию на конкретную дату (конец месяца, квартала или года, завершение сотрудничества в рамках конкретного договора). Документ позволяет бухгалтерии исключить ошибки в отчетности и отследить своевременность оплаты всех сделок.

В судебной практике подписанный акт вместе с первичными документами служит весомым доказательством наличия долга. По долгу, подтвержденному актом сверки, срок исковой давности начинает течь заново. Такую норму подтвердил Пленума ВС в постановлении от 29.09.2015 № 43.

Ссылаясь на это судебное решение, ФНС в письме от 17.07.2015 № СА-4-7/12693 пояснила, что акты сверки, которыми подтверждается наличие спорной задолженности между контрагентами, не только доказывают наличие этой задолженности, но и являются обстоятельством, свидетельствующим о перерыве срока исковой давности.

Правила ведения бухгалтерского учета установлены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, но требования к составлению акта сверки в нем нет.

Тем не менее, пункт 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н обязывает компании проводить ежегодную инвентаризацию обязательств перед утверждением годовой отчетности для обеспечения ее достоверности.

Показатели дебиторской и кредиторской задолженности являются ключевыми элементами баланса, характеризующими финансовое положение организации на отчетную дату. Акт сверки подтверждает, что размер этой задолженности – верный.

Эффективность процедуры зависит от предварительного закрепления правил в договоре между партнерами. Стороны могут прописать следующие пункты:

• кто инициирует сверку взаиморасчетов (инициатор);

• частоту проведения сверки (ежеквартально, ежемесячно или по требованию);

• срок рассмотрения и подписания документа второй стороной (например, 5 рабочих дней);

• возможность применения электронного документооборота (ЭДО) для обмена оригиналами.

Хотя закон требует проводить инвентаризацию ежегодно, стороны могут самостоятельно решать периодичность сверки по акту. Обычно процедура проводится в конце отчетного периода или когда завершен этап работ по договору.

При большом количестве операций удобнее ежеквартальная сверка или ежемесячная, так как исправить ошибки будет проще, чем при годовой.

Процесс выполнения включает следующие этапы:

1.  Формирование акта: Инициатор составляет документ со всеми расчетами на основе первичных документов: актов, платежных поручений, банковских выписок. Таблица делится на две части: инициатора сверки и контрагента. Если расхождений нет, обе стороны заполняют акт полностью.

2.  Отправка документа: Акт распечатывается в двух экземплярах (или формируется в электронном виде) и направляется партнеру в бумажном виде или через ЭДО.

3.  Проверка и согласование: Получивший документ проверяет правильность данных. Если суммы задолженности совпадают, он подписывает акт и возвращает один экземпляр обратно.

4.  Урегулирование расхождений: При выявлении ошибок контрагент может запросить недостающие документы и оставить свои пояснения в таблице с расчетами. В этом случае стороны формируют новый акт сверки или составляют протокол разногласий.

5.  Корректировка учета: Инициатор вносит изменения в учетную базу (например, в программе 1С Бухгалтерия) и готовит обновленный документ.

Официальной унифицированной формы нет. Минфин в письме от 18.02.2005 № 07-05-04/2 подтвердил, что акт сверки можно составить в произвольно форме.

Но существует общепринятый стандарт, который можно реализовать вручную или с помощью учетной программы. Документ состоит из трех разделов:

Вводная часть: Указываются стороны (наименование, ИНН), период сверки и основание для проведения (номер и дата договора).

Табличная часть: Перечисляются все операции в хронологическом порядке. Для каждой строки указывают дату, номер документа, название операции и сумму. Внизу таблицы приводится итоговое сальдо. Если контрагент — поставщик, а вы покупатель, дебетовое сальдо показывает долг партнера перед вами, а кредитовое — ваш собственный долг.

Финальный блок: Дата составления, подписи руководителей (или уполномоченных лиц по доверенности) и печати организаций при необходимости.

Акт сверки подписывают уполномоченные представители каждой из сторон. Для юридических лиц это может быть руководитель организации или главный бухгалтер.

Юридическая сила акта повышается при использовании квалифицированной электронной подписи в рамках ЭДО. Подписанный акт сверки позволяет «обнулить» срок исковой давности, если до его истечения осталось несколько месяцев. Это дает кредитору дополнительное время на взыскание долга через суд. В судебном споре сам по себе акт не является первичным документом, но в сочетании с накладными и платежными поручениями он подтверждает наличие задолженности.

Для автоматизации процесса многие компании используют программу 1С или другие учетные системы. Программа позволяет:

Сформировать акт сверки взаиморасчетов за выбранный период автоматически на основе данных из базы.

Выгрузить документ в формате Excel, PDF или специализированного формата для ЭДО (по приказу ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@).

Заполнить обе части таблицы сразу, если уверены в совпадении данных, или оставить пустой столбец контрагента для его самостоятельного заполнения.

После формирования акта в программе можно скачать печатную форму и подписать ее руководителем или главбухом. Электронный вариант документа также требует электронной подписи руководителя для придания ему юридической силы при обмене с контрагентом через сервисы электронного документооборота.

Скачать образец.