Клерк.Ру

Штатное расписание: полный справочник для бухгалтера и кадровика

Кому обязательно составлять «штатку»? По какой форме? Кто визирует документ? 

Необязательный, но нужный

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. 

Обязательно ли штатное расписание для ООО? Нет, однако этот документ целесообразно составить.

Форма штатного расписания на 2018 год

Работодатель может (как считает нужным):

  • или использовать унифицированную форму штатного расписания (если она утверждена в приказе по учетной политике);
  • или применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Напомним, что унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Если вы применяете этот бланк, то его требуется заполнять в полном объеме. Если же применяете «свою» форму – заполняйте на свое усмотрение.

Образец штатного расписания 2018 года

Далее на конкретном примере рассмотрим вариант формирования штатного расписания на 2018 год с учетом имеющихся должностей, ставок, окладов и прочее.

Штатное расписание, на 2018 год должно включать в себя, в том числе:

  • структуру организации с указанием должностей, профессий и (или) специальностей, конкретных видов работ;
  • штатную численность;
  • заработную плату.
Штатное расписание на 2018 год утверждается распорядительным документом, который подписывает руководитель организации или иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями. В унифицированной форме содержатся реквизиты, свидетельствующие о необходимости подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.

При отсутствии соответствующих должностей в организации обе эти функции выполняет ее руководитель.

Предположим, что штат организации составляет 28 человек. Фонд оплата труда на один месяц– 367 000 руб. В штат, в частности, входят:

  • директор с окладом 30 000 руб.;
  • секретарь с окладом 8000 руб.;
  • главный бухгалтер с окладом 25 000 руб.;
  • бухгалтер с окладом 20 000 руб.;
  • помощник бухгалтера с окладом 15 000 руб. и т. д.
Ответственный за ведение кадрового учета – руководитель отдела кадров Н.А. Петрова применила унифицированную форму и составила штатное расписание на 2018 год. Образец перед вами:

Вносим изменения

Все течет, все меняется, поэтому в кадровой политике компании могут происходить изменения. Они вносятся распорядительными документами руководителя организации: приказами, распоряжениями.

При внесении изменений в «штатку» нужно внести корректировки и в трудовые договоры с работниками организации, чьи должности затронуты нововведениями. Например, поменялось название должности или отдела, в котором работает сотрудник. Объясняется это тем, что наименование должности, название структурного подразделения относятся к существенным условиям договора.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 «Штатное расписание» ООО понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.
Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Подписание и утверждение

Действительно, к популярным вопросам по оформлению штатки относится, должен ли главный бухгалтер подписывать штатное расписание? Конечно, должен. При условии, что организация применяет унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Дело в том, что данная форма предусматривает ее подписание компетентными сотрудниками работодателя: главбухом и руководителем кадровой службы.

С унифицированным бланком все понятно, а как быть с самостоятельно разработанной формой? Кто подписывает штатное расписание на предприятии в этом случае? В такой ситуации штатку подписывают лица, чьи подписи предусмотрены данным бланком.

Отметим, что у организаций бюджетного сектора особого выбора нет. Они обязаны использовать только официальные бланки. Разрабатывать собственные формы им нельзя.

Составленное штатное расписание подписывают главбух и начальник отдела кадров. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако, если «штатка» большая, то ее лучше прошить. После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Знакомить не надо

Главная задача штатного расписания – это структурирование штатного состава и численности персонала организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Все сведения, используемые для подготовки «штатки», имеющие отношение к работникам, берутся из трудовых договоров с ними и локальных нормативных актов, регулирующих порядок оплаты труда в компании (ст. 57, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Так как сама по себе «штатка» не является локальным актом, то и ознакомление со штатным расписанием работников необязательно.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

По своей природе «штатка» относится к организационно-распорядительным документам, значит, и ознакомление работников с новым штатным расписанием законом не требуется.

Можно не включать главного бухгалтера

В соответствии с действующим законодательством руководитель организации должен возложить обязанности по ведению бухучета на главного бухгалтера или заключить договор об оказании услуг по ведению бухучета (ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Однако в малых и средних предприятиях руководитель может вести бухучет лично, возложив обязанности главбуха на самого себя. В этом случае в штатном расписании главный бухгалтер отсутствует.

Исключением являются кредитные организации (например, банки). Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Поэтому в банковских «штатках» должность главного бухгалтера есть обязательно.