Новые правила хранения документов с февраля 2020 года
С 18 февраля 2020 действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Среди них он установил новые сроки хранения документов, касающихся обеспечения режима безопасности организации, гражданской обороны, и защиты от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС).
Чем руководствоваться
Обязательные сроки хранения документов, касающихся обеспечение режима безопасности организации, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, с 18.02.2020 регламентирует п. 11 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они представлены ниже в таблицах и включают 2 группы документов:
- об организации охраны и пропускного режима;
- об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций
Поясним, что в представленных ниже таблицах срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.
Документы об организации охраны и пропускного режима
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
|
Договоры на оказание охранных услуг |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
|
Схемы дислокации постов охраны |
1 год (1) |
(1) После замены новыми |
|
Карточки, акты учета наличия, движения и состояния оружия, патронов и специальных средств |
10 лет (1) |
(1) При условии проведения проверки |
|
Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия |
5 лет |
— |
|
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях |
5 лет (1) |
(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения |
|
Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них |
5 лет |
— |
|
Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей |
1 год |
— |
|
Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки, переписка) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей |
5 лет ЭПК |
— |
|
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт |
1 год |
— |
|
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт |
3 года |
— |
|
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним |
1 год |
— |
|
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей |
1 год |
— |
|
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни |
1 год |
— |
Документы об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
|
Планы повышения защищенности критически важных объектов |
5 лет (1) |
(1) После замены новыми |
|
Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей |
5 лет (1) |
(1) После актуализации паспорта безопасности |
|
Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса |
25 лет (1) |
(1) После актуализации паспорта безопасности |
|
Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации |
5 лет (1) |
(1) После актуализации паспорта безопасности |
|
Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации |
5 лет ЭПК |
— |
|
Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне |
3 года |
— |
|
Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС) |
3 года (1) |
(1) После замены новыми |
|
Документы (планы, сведения, протоколы, докладные записки, акты, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС) |
1 год |
— |
|
Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
5 лет |
— |
|
Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны |
5 лет (1) |
(1) После замены новыми |
|
Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций |
5 лет (1) |
(1) После замены новыми |
|
Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций |
5 лет |
— |
|
Планы и схемы оповещения граждан по сигналам оповещения гражданской обороны, при получении информации о чрезвычайной ситуации |
До замены новыми |
— |
|
Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях |
До замены новыми |
— |
|
Списки эвакуируемых работников и членов их семей |
1 год (1) |
(1) После замены новыми |
|
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
3 года |
— |
|
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
3 года |
— |
|
Книги учета имущества гражданской обороны |
5 лет |
— |
|
Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации |
5 лет |
— |
|
Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах |
5 лет (1) |
(1) С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно |
|
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности |
3 года |
— |
|
Списки противопожарного оборудования и инвентаря |
5 лет (1) |
(1) После замены новыми |
|
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря |
3 года |
— |
|
Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации |
До замены новыми |
— |
Комментарии
1Господи, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 .....