ЭДО

Шесть шагов к электронному документообороту

Работа в условиях пандемии оказалась непростой еще и потому, что обмениваться бумажными версиями документов было почти невозможно. Поэтому к ЭДО обратились даже те организации, которые никогда этого не делали.
861 44
Шесть шагов к электронному документообороту

Крупные компании подключились к электронному документообороту еще до появления коронавируса, но именно пандемия сделала переход на ЭДО массовым. Эксперты BDO Unicon Outsourcing подготовили инструкцию, что нужно учесть при внедрении ЭДО в компании и как это поможет оптимизировать рабочие процессы.

1. Продемонстрируйте коллегам перспективы внедрения ЭДО

Зачем переходить на электронный документооборот? Это могут понимать не все в вашей компании, поэтому для начала представьте коллегам перспективы. Расскажите, как ЭДО ускоряет и упрощает процессы согласования, разберите на примерах. Например, как с его помощью повысить эффективность работы сотрудника или целых подразделений: в электронной системе можно отслеживать документ на всех этапах его согласования, определять, в каком отделе он «завис», и быть уверенным, что он точно не потеряется в общей стопке документов.

При сложной системе управленческого учета ЭДО исключает промежуточные перекладывания документа со стола на стол и отправляет его к ответственным за подписание лицам.

Кроме этого, электронный формат ускоряет получение обратной связи, что важно при обмене документами с контрагентами. Теперь сотруднику, ответственному за прием и отправку корреспонденции, не нужно описывать и сверять их в реестре, учитывать сроки доставки курьерских компаний, так как сразу после подписания документ отправляется контрагенту и будет получен им в этот же день.

Еще одно преимущество электронного документооборота — экологичность. Все документы формируются и отправляются в системе, поэтому компании больше не нужно использовать бумагу в прежнем объеме, организовывать хранение документов и арендовать большие площади под архивный отдел.

2. Пересмотрите все процессы в организации

Нарисуйте схемы, как происходит документооборот в вашей компании на сегодняшний день. Кто отправляет и принимает документы, ответственен за разные этапы согласования, как устроено взаимодействие отделов и подразделений между собой?

Подумайте, как эти алгоритмы будут применяться в электронном формате, составьте списки сотрудников, которые будут принимать участие в движении документа, и менеджеров, ответственных за его согласование.

Для информационной безопасности предусмотрите возможность разграничить права доступа к документам и распределение ролей. Если в документообороте вашей компании будет задействовано малое количество сотрудников и нет необходимости контроля доступа, вы можете ограничиться стандартным функционалом, предоставляемым операторами. В таком случае коллеги смогут самостоятельно выбрать документ, за который они отвечают, чтобы отправить его дальше по цепочке согласования.

Если же у вас много сотрудников, вовлеченных в документооборот, необходимо предусмотреть функцию администратора, который при поступлении документов будет распределять их по ответственным лицам. Либо воспользоваться дополнительными автоматическими настраиваемыми маршрутизаторами, которые могут запускать процесс согласования автоматически по заданным критериям.

3. Оформите электронную подпись

Согласуйте, кому будет принадлежать право конечной подписи. Чаще всего этим лицом является генеральный директор компании, поскольку переход на электронный документооборот не усложняет его функционал, — как и раньше он получает документ и подписывает его.

Но им может быть и его уполномоченный представитель по доверенности. Для него необходимо оформить сертификат квалифицированной электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре, поскольку это необходимо для соблюдения законности электронных документов.

Достаточно оформить одну квалифицированную электронную подпись на компанию.

4. Выберите поставщика и определите подходящий способ интеграции данных

На рынке существует множество компаний, предлагающих услуги по настройке и поддержке ЭДО. Обязательно проверьте надежность вашего контрагента: как часто компания проходит аудиты информационной безопасности, убедись, что ваш архив будут храниться бессрочно, даже после окончания действия сертификата, чтобы всегда сохранять к нему доступ.

Определите задачи, которые стоят перед вами, и объемы документооборота в компании, поскольку это повлияет на цену и выбор тарифа. Вам нужно только получать документы в системе или же вы хотите иметь и возможность их отправлять?

Выберите подходящее решение для обработки электронных документов. Вы можете использовать приложение в браузере или интегрировать специальный модуль в основную учетную систему, например, 1С или SAP, чтобы подгружать или выгружать документы из нее напрямую.

Обратите внимание, что для обмена документами между клиентами различных операторов потребуется настроить роуминг. Эта услуга бесплатна, но нужно заложить время на выполнение настройки.

5. Подготовьте инструкции для сотрудников

Чем больше сотрудников в компании задействовано в документообороте, тем больше вопросов может вызывать вначале новый формат. Позаботьтесь о создании простых и подробных инструкций, чтобы облегчить жизнь вашим коллегам. Например, распишите:

  • кто отвечает за распределение документов;
  • какие задачи поставлены перед сотрудниками и менеджерами компании;
  • какие цепочки согласований в компании;
  • кто перемещает документ в электронный архив.

Вы можете подготовить видеоинструкции, как работать с системой, и описать задачи по ролям, должностям, подразделениям, чтобы избежать ошибок.

6. Договоритесь с контрагентами

Чтобы наладить электронный документооборот с вашими контрагентами, нужно пересмотреть локальные нормативные акты и зафиксировать новый способ передачи документов. Существует три способа договориться о переходе на электронный обмен.

  1. В бумажном виде подготовить дополнительное соглашение к действующему договору в двух экземплярах, где будет прописано, с какого периода компании начнут передачу документов через электронные каналы связи. На каждом соглашении нужно поставить подписи, печати и обменяться экземплярами с контрагентом. Юридически это самый безопасный способ.
  2. Сформировать такое же дополнительное сообщение и подписать его через электронный документооборот.
  3. Направить контрагенту письмо-уведомление, что компания переходит на электронный документооборот, и после принятия приглашения обмен документами с контрагентом будет осуществляться в электронном формате. Этот вариант наиболее уязвим с юридической точки зрения, но некоторые клиенты предпочитают его как наиболее простой из способов.

Начать дискуссию

ВС оправдал полицейского, которого обвиняли в незаконном вмешательстве в деятельность ООО

Верховный Суд РФ опубликовал свое определение как суда кассационной инстанции от 05.03.2024 по делу № 18-УД23-45-К4 о незаконном вмешательстве полицейского в деятельность хозяйственного общества.

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

💌 Меняют бухотчетность, формы для оплаты больничных и правила уплаты НДФЛ за иностранцев. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Экспорт

Урежут госсубсидии экспортерам на транспорт и логистику

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

Лучшие спикеры, новый каждый день

⚡️ Итоги дня: дачники начали скупать рассаду, Кустурица задумался о гражданстве РФ, Москва продает помещения в исторических зданиях

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Набиуллина: цель Центробанка — защита реальных доходов людей

Жесткая денежно-кредитная политика Центробанка направлена на то, чтобы защитить доходы людей от инфляции, а также обеспечить сбалансированный рост экономики страны.

Реклама

Местные власти станут активнее убирать незаконные рекламные конструкции

Заместитель руководителя ФАС Карина Таукенова на заседании экспертного совета по вопросам законодательства о рекламе заявила, что контролировать демонтаж незаконных рекламных конструкций органы должны местного самоуправления.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

По какой ставке ЦБ надо рассчитывать неустойку за несданный вовремя строительный объект

После длительных судебных разбирательств Верховный суд РФ занял сторону ответчика-застройщика, который нарушил срок передачи жилья по ДДУ, из-за неправильно указанной истцом ключевой ставки ЦБ.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Бесплатно с Отчетность в СФР

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Для чего нужен регистрационный номер в СФР и как его узнать, рассказываем в сегодняшнем мини-курсе.

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Правительство, регионы и инвесторы готовятся к созданию круглогодичных морских курортов России

Заместитель председателя правительства Дмитрий Чернышеко заявил, что «Пять морей и озеро Байкал» — это сейчас самый масштабный туристический проект в новейшей истории России.

59

Как инвестору проводит проверку бизнеса перед заключением договора инвестирования

Инвестиции в бизнес путем предоставления займа — один из способов пополнения оборотных средств для заемщика, приобретение новой линии оборудования или открытие нового филиала в другом регионе без изъятия финансов из оборота.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения

Как ИП не оказаться на грани лишения преимуществ патентной системы налогообложения. Узнайте из статьи, как соблюдать установленные лимиты и о возможностях сэкономить. А также выясните как оптимально снижать размер платежей по патенту на страховые взносы.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения
6
74

Роскомнадзор дал 3 памятки, как настроить приватность и ограничить сообщения от незнакомцев

При общении в мессенджерах и социальных сетях Роскомнадзор рекомендует проявить особую осторожность, так как их часто используют злоумышленники для вовлечения в противоправные действия: террористическую деятельность и другие серьезные преступления.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Автоматизация для многих бухгалтеров кажется чем-то сложным и непонятным, но компания Северсталь ЦЕС в своем блоге докажет, что цифровые продукты и IT-сервисы существенно облегчают бизнес-процессы.

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Можно ли удержать с сотрудников стоимость обучения

Работодатели готовы оплачивать учебу, но встает вопрос и о защите средств. Часто — если сотрудник увольняется преждевременно, с него пытаются возместить стоимость. Законно ли это?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Верховный суд: ВТБ будет платить НДС за лицензии Microsoft

Поставщик программного обеспечение выиграл суд с банком ВТБ. После изменения налогового законодательства ему пришлось заплатить НДС по сублицензионному договору. Теперь программный НДС будет возмещать ВТБ.

64

Часть команды, часть корабля? Как теперь сотрудничать с самозанятыми без штрафов и доначислений в налоговую: 3 совета от юриста

С первого марта вступил в силу новый приказ Минтруда, и он серьезно затронет ваш бизнес, если вы работаете с самозанятыми. Государство решило заняться теми, кто пытается обходить налоги, и ваши отношения с самозанятыми исполнителями будут под особым контролем.

До 1 апреля надо сдать бухотчетность за 2023 год

Организации на всех режимах налогообложения должны сдавать бухгалтерскую отчетность не позднее 3-х месяцев после окончания отчетного года. Крайний срок сдачи за 2023 год – 01.04.2024 включительно.

82
ПСН

🔨 ИП на ПСН должен сам оказывать услуги, а не перезаказывать их у других ИП. Эксперт: достаточно спорная позиция Минфина

Заключение предпринимателем договоров субподряда с другими ИП не вписывается в рамки патента.

155

Интересные материалы

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей

В 2023 году количество малых и средних предприятий в России увеличилось на 500 тыс. — до 6,3 млн. Это стало рекордом за всю историю существования реестра МСП.

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей