Электронный расчетный листок: что организациям надо знать с 2023 года
Можно ли вообще делать расчетные листки электронно
Не так давно, буквально в январе Минтруд рассказал, что отправлять электронные расчетные листки работодатель может только в том случае, если перешел на кадровый ЭДО в соответствии со статьями 22.1-22-3 (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).
Однако в самом ТК такого запрета нет. Мало того, порядок направления работникам расчетных листков работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в локальном нормативном акте. И еще: буквально чуть больше года назад этот вопрос разбирала ГИТ по Москве, и там пришли к выводу, что расчетные листки можно отправлять даже в мессенджерах.
Что в итоге делать и как не нарушить закон
Ответ тут довольно очевидный: прописать в трудовом или коллективном договоре, что отправляться расчетные листки должны, скажем, на электронную почту сотрудника, или прописать то же самое в локальном нормативном акте.
Именно такого мнения придерживается Роструд. Ссылаются там на часть 2 статьи 57 ТК РФ, а еще на статью 136 ТК.
В итоге Роструд говорит:
"...форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов".
То есть отправляя электронные расчетные листки, вы ничего не нарушаете. Главное - чтобы это было правильно прописано во внутренних документах и сотрудники были с этими правилами знакомы.
Семь пятниц на неделе
Многие смущаются не только письмом Минтруда, которое мы приводили в самом начале, но и тем, что позиция того же Роструда постоянно меняется. Например, почти два года назад там говорили, что через Вотсап пересылать расчетные листки нельзя. Некоторое время спустя появилась позиция с прямо противоположным утверждением. Кому же верить?
Двум моментам. Первое: переход на кадровый ЭДО с 1 января 2022 года - это все еще право, а не обязанность работодателя.
Второе: выписывая электронный расчетный листок, вы не нарушаете ТК. Там нет обязанности отправлять расчетный листок каким-то именно способом.
Как запустить электронные расчетные листки
Теперь коротко о том, в каком порядке все оформить.
Утвердите форму расчетного листка в электронном виде специальным приказом.
Согласуйте эту форму с профсоюзом.
Ознакомьте с ней сотрудников и соберите их заявления о том, что они хотят получать расчетные листки определенным способом. После этого все пропишите в трудовых договорах или ЛНА.
Возьмите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных. И дальше ваша задача - обеспечить нормальное хранение каждого электронного расчетного листка.
Как должен выглядеть электронный расчетный листок
Там должны быть указаны все сведения о зарплате: оклад, премия, отпускные, доплаты и т.п. И конечно, сумма удержаний по налогам.
В итоге будет так:
Можно для удобства оставить его в Excel и отправить сотруднику.
Начать дискуссию