Как провести сокращение штата в 2026 году: ограничения, процедура и выплаты

Расторжение трудовых договоров часто связано именно с сокращением штата по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК. Обычно это происходит, когда организация уменьшает объем работ или меняет направление своей деятельности. Таким образом руководство пытается снизить расходы. 

При этом важно понимать разницу между сокращением штата и сокращением численности сотрудников.При первом варианте ликвидируют целые должности, тогда как сокращение численности предполагает уменьшение количества занятых лиц на конкретной позиции.

Причины сокращения штата официально не закреплены. Организация сама определяет целесообразность уменьшения числа рабочих мест по ч. 1 ст. 22 ТК.

Однако в судебных разбирательствах нужны документы, которые помогут подтвердить точку зрения работодателя. Суд может затребовать доказательства обоснованности увольнения (определение ВС № 19-В07-34 от 03.12.2007).

Наиболее распространенные причины сокращения штата включают:

• низкую прибыльность бизнеса;

• дефицит финансов;

• ликвидацию отдельных отделов организации;

• автоматизацию бизнес-процессов.

Законодательством не определено, кто именно подлежит увольнению первым среди сотрудников одинаковых специальностей. Но в ст. 179 ТК указаны категории работников, у которых есть преимущественное право на сохранение рабочего места при сокращении. К ним относят:

• семейных сотрудников;

• единственных кормильцев в семье;

• пострадавших от травм или профзаболеваний непосредственно на данном предприятии;

• участников военных конфликтов с инвалидностью.

Некоторые категории работников имеют особые гарантии, которые защищают их от увольнения при сокращении штата или численности сотрудников. Вот основные из них:

Работодатель обязан учитывать статус каждого сотрудника перед проведением мероприятий по оптимизации штата. Например, если женщина беременна или воспитывает ребенка до достижения им возраста трех лет, ей должны предложить альтернативную вакансию или дождаться, пока она выйдет из отпуска.

Отдельные правила предусмотрены для супругов военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей. Их нельзя увольнять еще один год после потери близкого родственника.

Провести сокращение не так просто, как может показаться на первый взгляд. Эта процедура проходит по четкому алгоритму:

1. Сначала оформляют приказ о сокращении. Сформируйте его минимум за 2 месяца до планируемого увольнения. Укажите причины (ликвидация отдела, оптимизация штата), обоснование (решение руководства, план мероприятий), дату начала процедуры, перечень сокращаемых должностей и назначьте ответственного исполнителя.

2. Утвердите новую структуру штата. Создайте внутреннее распоряжение о внесении изменений в штатное расписание, утвердив его личной подписью директора и применяя печать, если она предусмотрена правилами компании.

3. Определитесь с кандидатами на сокращение. Руководитель принимает решение индивидуально, однако рекомендуется создать кадровую комиссию с участием представителя HR-отдела, руководителей отделов и других сотрудников. Решение фиксируют протоколом заседания.

4. Уведомьте профсоюз, если среди сокращаемых есть его члены. Направьте официальное уведомление профсоюзу не менее чем за 2 месяца. Профсоюз дает письменное заключение в течение семи рабочих дней, но финальное решение остается за работодателем.

5. Сообщите службе занятости. Через портал «Работа в России» проинформируйте органы занятости не позднее чем за 2 месяца до даты увольнения. При массовой ликвидации сроков продлевается до трех месяцев. Налоговая служба и СФР дополнительно уведомляться не обязаны.

6. Подпишите уведомление работников. Работники получают личное уведомление под расписку минимум за 2 месяца до запланированного увольнения. Информация должна соответствовать положениям статьи 180 ТК. Если работник отказался ставить подпись, оформите акт или отправьте уведомление заказным письмом.

7. Предложите альтернативные вакансии. Работодатель обязан предложить работникам доступные рабочие места в пределах своей компетенции или ниже квалификационного уровня, если работники согласны. Все предлагаемые вакансии должны быть предоставлены письменно. Отказ работодателя предоставить вакансии тоже оформляется официально.

8. Издайте приказ об увольнении. Подготовьте приказ об увольнении сотрудника по установленной форме Т-8 или разработанной самим предприятием. Документ должен включать реквизиты организации, личные данные сотрудника, его должность, ссылку на статью ТК — п. 2 ч. 1 ст. 81 и дату увольнения. Сотрудника ознакомьте с приказом под личную подпись.

9. Выплатите сотруднику все полагающиеся суммы и выдайте документы. Это необходимо сделать в последний день работы, то есть в момент увольнения. 

При увольнении сотрудника в связи с сокращением штата важно выдать ему документы: 

1. Трудовую книжку или выписку из нее, если ее ведут в электронном виде (обязательно согласно ст. 84.1 ТК).

2. Расчетный листок за последний месяц. Согласно ч. 1 ст. 136 ТК, работодатель обязан выдавать расчетные листы сотрудникам каждый месяц.

3. Выписку из формы ЕФС-1 (ранее форма СЗВ-М). Эту форму используют для отчетности перед СФР. А работнику она необходима для подтверждения трудового стажа.

4. Выписку из отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах» (форма СЗВ-ТД). Она подтверждает периоды работы сотрудника.

5. Оригиналы всех документов, представленных ранее самим работником (например, диплом, медицинская справка и др.).

Кроме выдачи документов, работодатель проводит сотруднику ряд выплат, которые предусмотрены законом. 

Таким образом, соблюдение указанных норм гарантирует выполнение обязательств работодателя и защиту прав сотрудника при процедуре сокращения.

Вот самые частые проблемы, возникающие при сокращении штата:

• позднее предупреждение сотрудника (менее двух месяцев);

• отсутствие предложения всех возможных вакансий внутри компании;

• игнорирование права приоритета — сохранение на работе менее квалифицированного специалиста;

• неправомерное увольнение сотрудников, у которых есть защита по закону (например, беременных женщин);

• отсутствие уведомления профсоюза и служб занятости населения.

Такие нарушения приводят к тому, что сотрудник может восстановиться через суд. А это чревато выплатой компенсации за весь период вынужденного отсутствия и штрафами от ГИТ по ст. 5.27 КоАП. Размеры санкций выглядят так:

Суд признает сокращение незаконным, если обнаружит признаки формальности процедуры:

• старую ставку оставляют в штате или вскоре после сокращения вводят аналогичную;

• новые должности дублируют прежнюю позицию.

Так, например, если компания сократила должность, а спустя короткий промежуток времени вернула аналогичную роль с теми же функциями, суд расценит такое поведение как злоупотребление процедурой и восстановит незаконно уволенного сотрудника.