Командировки: учитываем новшество и не забываем старые правила

Новое в учете командировочных с 2023 года: чем подтвердить фактический срок нахождения в командировке

Командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Командированному работнику оплачивают:

• суточные;

• расходы по найму жилого помещения;

• расходы по проезду к месту командировки и обратно;

• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

Как правильно оформить служебную командировку сотрудника, разобрали здесь.

В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов. При этом фактический срок нахождения в командировке должен быть подтвержден.

По новым правилам, внесенным в Положение о командировках постановлением от 1 марта 2023 г. № 329, срок пребывания в командировке в случае проживания в гостинице можно подтвердить:

• договором;

• кассовым чеком;

• бланком строгой отчетности (БСО), который подтверждает предоставление гостиничных услуг по месту командирования (в нем должны быть указаны сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением Правительства от 18 ноября 2020 г. № 1853).

Эти изменения внесены в пункт 7 Положения о командировках. Новые правила действуют с 10 марта 2023 года.

Дополнительные услуги

Также работнику возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов на дополнительные услуги,  оказываемые в гостинице, возможно только при условии:

• их производственной направленности;

• документального подтверждения;

• экономической обоснованности.

Требования о том, чтобы расходы сотрудника на проживание были минимальными, НК не содержит. И перечень дополнительных услуг законодательно не определен.

При налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг гостиницы, связанных с нормальными условиями проживания: пользование прачечной, химчисткой и т. д. Но вот компенсация расходов на аренду автомобиля у гостиницы в нерабочее время будет явно не обоснованной.

Также НК прямо запрещает включать в расходы услуги, выделенные в счете отдельно, которые связаны (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК):

• с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;

• с дополнительным обслуживанием в номере (мини-бар, платные каналы телевидения и др.);

• с пользованием бассейном, тренажерным залом, сауной и т. д.

Но если стоимость этих услуг не указана в гостиничном счете отдельной строкой, а входит в общую сумму счета, эта сумма полностью пойдет в расходы на проживание.

Внимательно нужно отнестись к телефонным переговорам из гостиницы и оплате доступа к интернету. И в этом случае тоже действует норма подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК: если стоимость телефонных звонков или доступа к интернету указана в гостиничном счете, тогда стоимость отражается в общей сумме расходов на проживание.

Для подтверждения производственного характера расходов нужно попросить командированного сотрудника приложить к авансовому отчету расшифровку счета на услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов или, как минимум, указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.

Стоимость питания в счете за проживание

Аналогичный подход применяется к расходам на питание. К примеру, если стоимость завтрака включена в общий счет за проживание и никак не обозначена, фирма вправе учесть всю сумму в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

Такой подход поддерживается и судами (постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18), хотя налоговая попыталась снизить расходы фирмы.

Фирма учла командировочные расходы на основании авансовых отчетов сотрудников и счетов гостиницы, в которых указана только стоимость проживания, без выделения стоимости питания.

Инспекция при проверке не оспаривала достоверность первичной документации, но решила, что компания необоснованно учла в составе командировочных расходов стоимость питания в гостиницах. В защиту своей позиции налоговый орган предоставил полученные от гостиницы прайс-листы и прейскуранты на питание и проживание.

А вот на такой тонкий момент стоит обратить внимание. Как быть, когда стоимость завтрака включена в общий счет за проживание, но при этом в самом счете указано, что его сумма включает питание?

Учитывать в расходах всю сумму за проживание опасно, поскольку стоимость завтрака упомянута, хоть и не выделена. Чтобы избежать споров, лучше запросить у гостиницы переоформленный счет. В нем или не делать запись о том, что стоимость питания включена, или выделить стоимость питания отдельной строкой.

Таким образом, запомним основное:

• если спорные расходы работника не соответствуют целям, задачам командировки и подходят под определение личных нужд, не связанных с коммерческой деятельностью, претензий ИФНС не избежать;

• учесть в расходах можно суммы, которые включены в общую стоимость услуг проживания, не выделены отдельной строкой, и в счете нет оговорки о том, что общая сумма включает стоимость дополнительных услуг (даже без ее конкретного обозначения).