Как отчитываться по расходам на корпоративной карте

Деньги на корпоративных картах можно использовать только для нужд организации. Также нельзя использовать карту на выплату зарплаты и субсидий.

Но и за коммерческие расходы нужно правильно отчитаться, чтобы их приняли к учету.

Кто имеет право не отчитываться по тратам по корпоративной карте

Предприниматели, выбравшие такие упрощенные режимы, как УСН с базой «Доходы», Патент и самозанятость, могут не отчитываться по тратам. Они не обязаны вести бухгалтерский учет, а произведенные расходы не могут уменьшить налогооблагаемую базу.

Остальные все должны отчитываться за деньги на карте, но только когда сотрудник расплатился картой или снял наличные в банкомате. Такие траты являются подотчетными суммами.

Как отчитаться по расходам по корпоративной карте

Сотруднику следует:

• Составить авансовый отчет.

• Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.

• Представить комплект документов в бухгалтерию в установленные на предприятии сроки.

К подтверждающим документам относятся:

• кассовые чеки, оформленные в установленном законодательством порядке, также на чеке должен быть QR-код;

• бланки строгой отчетности;

• товарные чеки;

• товарные накладные;

• акты выполненных работ/ оказанных услуг;

• счета-фактуры.

Как отчитаться по расходам по корпоративной карте в командировке

Корпоративную карту удобно передавать в командировку. Тогда готовьтесь предоставить в свою бухгалтерию следующие документы:

• Подтверждение транспортных расходов — пассажирский билет, маршрутная квитанция, посадочный талон, билет на поезд, билет на автобус, кассовый чек на поездку на такси.

• За проживание в гостинице — счет от гостиницы, кассовый чек об оплате номера.

• За проживание в съемной квартире в период командировки — договор аренды квартиры, документ подтверждающий оплату.