Офисная печатная техника: как выбрать и на чем сэкономить
Автор
Алексей КулешовМенеджер по продукции компании PANTUM
На что обратить внимание, обновляя парк печатной техники в компании, рассказал менеджер по продукту компании Pantum Алексей Кулешов.
Печатная техника для офиса: цена устройства
Сегодня сложно себе представить малый или средний бизнес без печатной техники. Несмотря на то, что цифровые технологии прочно входят в нашу жизнь, многие компании все равно предпочитают пользоваться бумажными документами, а не их онлайн-версиями. Поэтому вопрос покупки принтера и сканера или сразу МФУ возникает в числе первых, когда компания открывает новый офис.
Однако задуматься о том, какую печатную технику выбрать, могут и существующие предприятия, если возникает потребность обновить парк оборудования.
При выборе печатного устройства для офиса вопрос стоимости уходит на второй план. Гораздо важнее понять планируемый объем печатаемых материалов, тип этих документов и определить требования к скорости работы техники.
Выбор печатной техники: определяем потребности
Прежде чем покупать печатные устройства для офиса, нужно определить, какую работу и в каком количестве предстоит выполнять.
Объем печати
Прежде всего необходимо определить ежемесячный объем печати, который будет использоваться в компании. Для этого следует взять среднее количество листов, печатаемых каждым сотрудником в день, умножить его на 22 (по количеству рабочих дней в месяце), а затем по такой же формуле рассчитать объем на каждого сотрудника. К полученному общему объему печати следует добавить примерно 20% на непредвиденные расходы.
Если вы выберете принтер с меньшим ресурсом ежемесячной печати или в пределах необходимого вам количества, то есть высокая вероятность, что барабан не справится с нагрузкой и выйдет из строя достаточно быстро.
Замена барабана — недешевое удовольствие. Однако проблема не только в цене, но и во времени простоя.
Когда в офисе находится только одно устройство, а не несколько, которые могут быть взаимозаменяемы на время технического обслуживания, то у сотрудников могут возникнуть серьезные проблемы. Поэтому рекомендуется всегда выбирать принтер с ресурсом на 20% больше максимального количества бумаги, которое планируется использовать в месяц.
Нужна ли цветная печать
Крайне важно объективно оценить, есть ли необходимость в цветной печати. Это важный момент, поскольку стоимость цветного офисного оборудования значительно выше, чем черно-белого. Покупка расходных материалов для многоцветной печати обойдется дороже, чем для черно-белой. Кроме того, размеры цветного МФУ значительно больше, чем монохромного. Это связано с тем, что цветные картриджи занимают больше места.
При этом, если компания сделает выбор в пользу цветного принтера или МФУ, но использовать будет в основном черно-белую печать, есть риск застаивания тонера в картридже. Во избежание этого рекомендуется его периодически встряхивать.
Нет смысла платить за функции, которыми не пользуются. Рациональнее будет приобрести один основной принтер высокой производительности, а устройство для цветной печати оставить только для узкопрофильных целей.
Тип соединения
Сегодня усиливается тренд на умную и простую в использовании технику. Печатные устройства — не исключение. Многие производители принтеров и МФУ добавляют функцию беспроводной связи для удобства подключения.
Альтернативным классическим способом подключения будет сетевая печать по кабелю. Речь не про USB-соединения, поскольку такое подключение предполагает использование принтера только с устройства, что не всегда подходит под потребности среднего и уж тем более крупного бизнеса.
Постоянное переключение с одного ноутбука или компьютера на другой приведет к ухудшению состояния портов, а постоянные скачки напряжения в USB-разъеме негативно скажутся на работе устройства.
Если вы все же купили по какой-либо причине принтер, в котором есть исключительно USB-соединение, то можно этот провод подключить к роутеру в качестве сервера и получить возможность сетевой печати на устройстве.
Формат печати
В работе может возникнуть необходимость в печати документов формата А4, который поддерживают все принтеры. Однако если вам нужно печатать в формате А3, то следует обратить внимание на соответствующие модели.
Для больших офисов, где требуется частая печать в формате А3 (например, для чертежей), рекомендуется выбрать принтер с дополнительными лотками для хранения листов. Однако надо понимать, что такой принтер займет больше места.
Функция сканирования
Все многофункциональные устройства (МФУ) оснащены функцией сканирования и предлагают два способа выполнения этой задачи.
Первый способ — сканирование со стекла. В этом случае вам нужно будет положить лист на стекло, и устройство будет сканировать его по одному листу за раз.
Второй способ — автоматическая подача листов. Это дает возможность положить целую стопку листов, и устройство будет автоматически захватывать их сверху и сканировать.
Кроме того, существуют МФУ, которые способны выполнять двустороннее сканирование — либо последовательно, либо параллельно. Такие устройства уже относятся к более профессиональному уровню.
Обслуживание офисной печатной техники
Самый быстрый способ вернуть в работу принтер, у которого закончился тонер — замена картриджа. Однако здесь есть свои нюансы в зависимости от модели устройства.
При замене картриджа в лазерном принтере важно выбрать надежного производителя. Решающее значение здесь имеет не столько вероятность физической поломки, сколько качество тонера. Сами картриджи выходят из строя крайне редко, но качество тонера, а также его количество могут быть разными.
Можно приобрести совместимые картриджи с заявленным ресурсом, но на практике вы получите тот же ресурс и то же количество страниц, которое могли бы напечатать на «родном» оригинальном картридже, а иногда в два или даже в три раза меньше. Поэтому стоит внимательно подходить к выбору картриджей.
Когда дело доходит до замены картриджей в офисах, часто возникает вопрос: стоит ли заменить самостоятельно или обратиться в сервисную компанию?
Если в офисе нет отдельного технического специалиста, который занимается офисной оргтехникой, то оптимальным решением будет обратиться в обслуживающую компанию, которая все сделает за вас. Специалисты забирают ваши расходники и заменяют их на новые. Если дополнительного технического обслуживания в виде очистки устройства не требуется, то замена занимает всего несколько минут.
Печатная техника для офиса: основные выводы
Для нужд офиса рекомендуется приобрести принтер или МФУ с большей емкостью и производительностью. Это позволит сэкономить время и деньги на ремонт и обслуживание устройства в долгосрочной перспективе.
Дело в том, что у более мощных профессиональных моделей гораздо больший ресурс. Даже если вы не будете использовать принтер на полную мощность, вы сможете экономить на его обслуживании в течение нескольких лет.
При покупке оргтехники следует обращаться в официальные магазины, где можно получить гарантию на товар, поскольку неофициальные площадки не предоставляют гарантию, что может создать большие проблемы в будущем.
Начать дискуссию