Справка о зарплате № 182н: как правильно составить и выдать

Справка 182н

Это справка о заработке, которая получила такое название по приказу Минтруда от 30.04.2013, которым и была утверждена. Приказ этот уже утратил силу, а справка так и называется 182н.

В ней содержатся сведения:

1. Об облагаемых страховыми взносами выплат сотруднику за текущий и 2 предшествующих увольнению календарных года;

2. О количестве календарных дней, за которые сотруднику не начислялись страховые взносы.

Справка 182н требуется для расчета среднего дневного заработка, который нужен для расчета суммы пособия по болезни, беременности и родам, а также уходу за ребенком до 1,5 лет.

Скачать бланк справки 182н.

После объединения ПФР и ФСС в одну структуру под названием Социальный фонд России, необходимость в таких справках отпала, т.к. запросить информацию теперь можно через систему ЭДО. СФР обладает сведениями обо всех суммах заработков застрахованных лиц, поскольку работодатели каждый месяц направляют эти суммы в отчетах ЕФС-1.

Когда по-прежнему нужно выдать справку

Как раньше выдавать справку при увольнении не нужно, но если сотрудник обратился с письменным заявлением, то в течение 3 рабочих дней придется подготовить справку 182н. 

Заявление на выдачу справки пишется в простой письменной форме. Обратиться за такой справкой может как действующий сотрудник, так и уволившийся несколько лет назад. Отказать в выдаче справки нельзя.

Зачем до сих пор нужна справка 182н

В большинстве случаев справка 182н уже не нужна, потому что все можно получить через электронный документооборот в СФР. Но если для расчета пособия по временной нетрудоспособности нужны периоды до 2023 года, которые были до упразднения ПФР и ФСС, то потребуется именно справка 182н.

Как подготовить справку 182н

Справку можно подготовить на компьютере или заполнить от руки. Если пишете ручкой, то в ней не должно быть исправлений, помарок и ошибок. Данные для заполнения берутся из бухучета и отчетности по взносам. 

Форма справки содержится в приказе Минтруда 182н.

Скачать образец заполненной справки 182н.

В справке всего 4 раздела:

1. Данные страхователя

• Наименование организации или ИП

• Наименование территориального органа ФСС

• Регистрационный номер и код подчиненности (присваивается работодателю фондом)

• ИНН и КПП

• 1.5. Адрес и контактный телефон организации или ИП

2. Сведения о работнике

• ФИО

• Паспортные данные

• СНИЛС

• Период работы у работодателя за который уплачивались страховые взносы

3. Выплаты

В этом разделе отражаются суммы выплат работнику, на которые начислялись страховые взносы. Они отражаются за текущий год и два предшествующих. 

Если в одном или нескольких периодах застрахованное лицо было в отпуске по беременности и родам или же по уходу за ребенком, то в разделе нужно заполнить дополнительные строки, чтобы обеспечить право на замену лет. 

Если сотрудница была в отпуске по беременности и родам, то ей положено право изменить года для расчета пособия на более ранние. Для этого потребуется написать заявление. Важно, чтобы заменяющие года были предшествующими тем, в которых был декретный отпуск. Важно, чтобы при замене сумма пособия не была уменьшена.

4. Количество календарных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности

В этом разделе указываются периоды, в которые страховые выплаты не начислялись — это дни больничных, отпусков по беременности и родам и некоторых ситуаций, когда был период освобождения от работы с сохранением заработка.

Заполнять раздел нужно по всем годам, которые вошли в справку. Каждый период отражается в своей строке.

Данные о выплатах в справке 182н и справке 2-НДФЛ могут не совпадать и это нормально, т. к. они формируются по разным правилам и для разных целей. Выплаты, которые включаются в каждую из справок могут быть разными. 

Например, с пособия по временной нетрудоспособности удерживается НДФЛ, а вот страховые взносы на эту сумму не начисляются, поэтому в справке 2-НДФЛ вы сумму больничного увидите, а в справке 182н нет.