Какие кадровые документы можно хранить без согласия сотрудника, а какие — только с ним
Автор
Документы, которые можно хранить без согласия
Без согласия работника можно хранить: заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию, согласие на обработку персональных данных, трудовой договор, договор о материальной ответственности (если сотрудник будет материально ответственным лицом).
По мере служебной деятельности сотрудника можно прикреплять к личному делу дополнительные соглашения к трудовому договору, приказы, которые имеют отношение к трудовой деятельности этого сотрудника, например, о премировании, копии документов, которые отражают квалификацию и профессиональные качества работника, например, диплома о переподготовке или получении дополнительной специальности, рекомендательные письма.
Когда сотрудник увольняется, можно хранить заявление об увольнении, приказ, и документы, закрывающие материальную ответственность работника.
Документы, для которых нужно согласие
Для хранения аттестационных листов, копий медосмотров нужно получить согласие сотрудника. Это стоит закрепить в согласии на обработку персональных данных. Копии документы об образовании, справки об отсутствии или наличии судимости тоже нельзя хранить без согласия.
Проверяющие могут оштрафовать компанию или должностное лицо, если сочтут сведения в личных делах избыточными. Так происходит, если документы не относятся к служебной деятельности специалиста, но хранятся в личном деле.
Уже с 30 мая вводятся новые штрафы за некорректную работу с персональными данными! Узнайте все о новых правилах работы на онлайн-курсе «Новые правила по защите персданных — 2025». Все шаблоны Положений о персональных данных уже есть в курсе. Успейте купить со скидкой 67% за 4 900 рублей.
А по мнению Роструда копии документов с ключевыми личными данными нельзя хранить в личном деле. То есть при приеме сотрудника на работу кадровик должен с ними ознакомиться, внести сведения в реквизиты и вернуть владельцу.
Из личных дел стоит убрать копии паспорта, СНИЛС, свидетельство о выдаче ИНН, копии свидетельств о заключении или расторжении брака, свидетельства о рождении ребенка, копии военного билета.
VIII Всероссийская бухгалтерская онлайн-конференция 18-20 июня: проведите три дня с лучшими экспертами страны.
Начать дискуссию