Какими мессенджерами и почтовыми сервисами можно передавать счета, договоры и доверенности в свете закона о персональных данных?

С 1 марта 2025 года штрафы за нарушения при работе с персональными данными выросли до 3 млн рублей. Риски касаются не только крупных компаний, но и всех, кто пересылает счета, договоры, доверенности и другие документы, содержащие персональные данные.

Разбираемся, какими мессенджерами и сервисами можно пользоваться, чтобы не нарушить закон.

Когда вы отправляете по почте или в мессенджере файл, в котором есть:

• ФИО,

• паспортные данные,

• ИНН/СНИЛС,

• адрес регистрации,

• банковские реквизиты физлица,

вы автоматически обрабатываете персональные данные. А значит — становитесь оператором ПДн по 152-ФЗ.

Это обязывает:

• обеспечить хранение и обработку только на территории РФ;

• использовать зашифрованные каналы связи;

• получить согласие на передачу данных, если нет договора или прямой обязанности по закону;

• вести журнал передачи данных (для проверки Роскомнадзором).

• Gmail, Outlook, Yahoo, ProtonMail и прочие иностранные почты. Их сервера — за пределами РФ. Это нарушение требования локализации ПДн.

• Telegram, WhatsApp, Viber, Signal и прочие мессенджеры. Они не обеспечивают контроль над маршрутом пересылки, не находятся под российской юрисдикцией, и шифрование — сквозное, но не управляемое вами.

• Dropbox, Google Drive, iCloud. Аналогично — иностранные серверы и отсутствие правового контроля.

Мы составили таблицу с проверенными сервисами. Все они:

• работают в российской юрисдикции,

• обеспечивают хранение на территории РФ,

• поддерживают TLS/внутреннее шифрование,

• позволяют работать с документами, содержащими персональные данные.

Сравнение сервисов

1. Выберите защищённую почту — например, Яндекс 360 или VK WorkSpace.

2. Переведите всех сотрудников на единый корпоративный мессенджер/почту.

3. Заключите договор с сервисом, где указано, что он обрабатывает ПДн в рамках 152-ФЗ.

4. Включите в договоры с контрагентами пункт о передаче документов через конкретные защищённые каналы.

5. Подумайте об ЭДО — он решает сразу несколько проблем с безопасностью и юридической значимостью.

Подробные материалы и готовые шаблоны согласий, уведомлений и договоров — в рубрике «Защита персональных данных» на Клерке.