Документооборот в строительстве: какие документы обязательно должны вестись на объектах

Разберёмся, какие документы обязательно должны вестись на объектах, и что регулярно передаётся в бухгалтерию.

1. Журналы, которые ведут на объекте

Эти документы нужны для оперативного и первичного учета:

• Журнал учета выхода техники и механизмов. Показывает, сколько часов и где отработала техника.

• Журнал учета рабочего времени (табель). Необходим для расчета зарплаты. Может вестись вручную или в электронном виде.

• Журнал учета расхода материалов. Помогает контролировать списание на месте.

• Общий журнал работ. Фиксирует ход строительства, даты, ответственных.

• Журнал заявок на материалы и технику. Позволяет планировать поставки.

• Журнал инструктажа по охране труда. Нужен при проверках, обязателен по закону.

2. Документы по материалам

Бухгалтерии важно понимать, откуда пришли материалы и куда ушли. Вот ключевые формы:

• М-11 — Требование-накладная. Используется для отпуска материалов на объект.

• М-29 — Акт о списании материалов (отменен, но можно применять по собственной инициативе). Подтверждает фактическое использование на стройке.

• М-15 — Накладная на перемещение. Применяется при передаче между складами или объектами.

• М-8 — Лимитно-заборная карта. Если вы выдаёте материалы по лимитам.

• Путевые листы. Учет работы техники и расхода топлива.

3. Документы по выполненным работам

Все, что касается объема и стоимости, фиксируется через формы:

• КС-2 — Акт выполненных работ и

  КС-3 — Справка о стоимости. Подтверждают объемы выполненных строительно-монтажных работ, переданных заказчику и принятых им.

• Акты скрытых работ и освидетельствования конструкций. Без них не примут этап работ.

4. Документы по людям и расчетам

Часто на стройке ведется не только зарплата, но и учет подотчетных сумм, командировок, закупок:

• Табели учета рабочего времени.

• Заявки на аванс.

• Отчеты подотчетных лиц.

• Расписки о получении материалов, денег, инструмента.

• Наряды-допуски (при сдельной оплате).

5. Спецдокументы

Если на объекте работают субподрядчики, арендуется техника, привлекаются ИП — добавляются:

• Договоры подряда.

• Акты между ген- и субподрядчиком.

• Документы по аренде.

• Графики снабжения и работ (если утверждаются официально).

Как передавать документы в бухгалтерию

Обычно бухгалтерии сдаются:

• копии журналов (раз в неделю или раз в месяц);

• первичные документы (по факту операций);

• акты и справки — по мере подписания;

• табели — ежемесячно, до расчета зарплаты.

Если стройка крупная — удобнее организовать папку с комплектом документов за неделю.