Оплата такси работникам: облагается ли НДФЛ и страховыми взносами

Стоимость проезда не облагается НДФЛ в случаях, когда нельзя добраться до места работы и обратно на общественном транспорте. Это подходит в ситуациях, когда:

• оплата поездки связана с производственной необходимостью и работник не может воспользоваться общественным транспортом согласно письму Минфина от 09.03.2023 № 03-04-05/19536. Например, когда поездка совершается в ночное время.

• место работы находится вдали от населенных пунктов, от маршрутов общественного транспорта и труднодоступно. Согласно письму Минфина от 07.09.2015 № 03-04-06/51326 в таком случае у работников не возникает экономическая выгода.

Однако при оплате проезда на такси ситуация может быть двоякая. В письме от 03.11.2021 № 03-01-10/89249 Минфин разъяснил, что в таких поездках возникает облагаемый доход. Однако если в момент окончания работы другого транспорта нет, то облагать суммы НДФЛ не нужно.

Страховые взносы нужно начислять, так как доходы не указаны в ст. 422 НК — такова позиция Минфина из письма от 26.02.2024 № 03-04-05/16419. Писем об отсутствии обложения страховыми взносами (как по НДФЛ) у ведомства нет. Безопаснее все же начислить страховые взносы и уплатить их.

Читайте подборку по теме расчетов с сотрудниками:

• Как правильно оформить и оплатить командировку на один день.

• Командировка выпала на выходные: как оплатить работу

• Можно ли оплатить работнику путевку и не удерживать НДФЛ

• Организация оплачивает будущему работнику проезд: нужно ли исчислять НДФЛ

• Сотрудник совмещает работу в подразделении и обособленной организации: как уплачивать НДФЛ

• Расчетный листок: когда надо выдавать сотрудникам.