Вовлечение и мотивация удаленной команды: чек-лист

В статье дарим чек-лист по эффективному повышению вовлеченности удаленной команды без HR-специалиста. Забирайте, пользуйтесь.

Прежде чем решать проблемы, надо определиться, есть ли они вообще. 

Обычно это:

• отдаление от продукта (сотрудник не видит, как его задачи связаны с общей целью);

• отсутствие полной картины (сотрудник не понимает, зачем выполняет конкретные задачи);

• незнание глобальных целей (сотрудник ничего не знает о видении компании или руководителя и потому не разделяет его).

Никогда не поздно что-то исправить, если оно пошло не так. Увидели признаки перечисленных выше проблем? Принимайте меры.

Если вы не следили за эмоциональным фоном сотрудников — делайте это обязательно, все топовые и успешные компании уделяют время и ресурсы поддержанию ментального здоровья работников и отслеживают признаки выгорания.

Не повторяйте ошибок руководителей, которые считают, что удаленщика нужно завалить задачами, иначе он не отработает зарплату.

Чем больше команда, тем больше ей нужен «тамада», который будет служить центром коммуникации, обеспечивая связь всех со всеми. Особенно если предполагается тесное взаимодействие разных департаментов — если ключевые специалисты не знают друг друга в лицо и не общаются, разлад в задачах будет неизбежным.

Каждый сотрудник знает свою задачу, а руководителю неплохо бы ориентироваться во всех. В этом помогают доски управления вроде YouGile и Trello, где можно к тому же комментировать задачи.

Ситуацию неплохо иллюстрирует кейс одного ресторанного холдинга, в которой отдел маркетинга регулярно сталкивался с хаосом в задачах: дизайнеры, маркетологи и копирайтеры не могли наладить коммуникацию. 

• Макеты выходили с опечатками, потому что дизайнеры не согласовывали тексты с редактором.

• Всплывали просроченные задачи, за которые непонятно кто отвечал, горели дедлайны. 

• Просрочки дедлайнов — из-за отсутствия четкого трекинга этапов (написание → проверка → правки → сдача).

Решение:

• Настроили YouGile с разбивкой по отделам и обязали каждого ставить задачи в программе, указывая конкретного исполнителя и крайний срок.

• У каждой задачи стоит таймер, отображающий, сколько она уже находится в работе.

• Руководитель заканчивает каждую неделю поручением всем разобрать свои задачи, отправить выполненные в архив и отчитаться по дедлайнам. 

Результаты через 2 месяца:

• Сроки сдачи сократились на 30% — все видят этапы своих работ, не нужно ничего держать в голове, ничего не забывается.

• Руководитель не тратит лишнее время на контроль сотрудников — достаточно напомнить разобраться в своей колонке YouGile.

• Сотрудники оценили удобный формат — наглядное расположение задач и архивация выполненных даже приносят удовлетворение собственной эффективностью, возрастает ощущение полезности работы, видимости результата. 

• Стало меньше рабочих чатов, в которых тонули обсуждения, правки и комментарии.

Забирайте готовый рецепт для сотворения команды мечты, где удаленные сотрудники отлично понимают свое дело и замотивированы как следует. 

1. Организация коммуникации:

• проводите регулярные планерки, например, два раза в неделю;

• учитывайте гибкость графика — в основном люди становятся фрилансерами, чтобы иметь это преимущество, поэтому время планерок может быть плавающим;

• отслеживайте инициативу команды — зачастую сотрудники и сами высказывают желание обсудить многие вопросы «голосом», особенно если накопилось много всего и трудно уследить за задачами;

• устраивайте неформальные встречи, кофе-брейки в рабочее время, посиделки с весельем вне рабочего времени, чтобы провести время вместе, поиграть в квизы, немного расслабиться и подружиться.

2. Оценка вовлеченности:

• оценивайте активность на встречах (насколько полно сотрудники рассказывают о своих задачах);

• отмечайте готовность помогать (как часто сотрудники предлагают помощь коллегам);

• следите за инициативностью в проектах (кто берет на себя дополнительные задачи);

• поощряйте самостоятельность сотрудников, лично реализующих свои идеи.

3. Оценка лояльности:

• отслеживайте рекомендации продукта (насколько сотрудники советуют ваш продукт друзьям и знакомым);

• отмечайте привлечение новых членов команды — друзей, знакомых;

• оценивайте участие в развитии компании (насколько сотрудники заинтересованы в ее успехе).

4. Поддержка и мотивация:

• предоставляйте обратную связь, отмечайте успехи и точки роста (это очень важно для удаленных сотрудников, которые могут получать мало фидбека о своей работе);

• поощряйте инициативу и активность в постановке задач и решении вопросов; 

• создавайте комфортную рабочую среду — чтобы хорошие специалисты выбирали вас, у вас должно быть лучше, чем у других. 

5. Нематериальные плюшки для мотивации:

• публично благодарите и хвалите за достижения в общем чате;

• поддерживайте позитивный вайб, не допускайте конфликтов и интриг;

• установите ритуалы и традиции, например, дарить что-то на день рождения;

• проводите хотя бы раз в год корпоратив, чтобы туда могли приехать из разных точек страны и мира;

• организуйте стратегические сессии по определению целей и обсуждению будущего компании, где каждый сотрудник может почувствовать свой вклад.

6. Материальные плюшки:

• повышайте ставку по мере роста экспертизы сотрудника;

• обеспечивайте перспективы карьерного роста — сотрудник будет заинтересован в росте компании, чтобы потом быть частью крупного игрока или развивать отдельный департамент под своим руководством;

• ищите возможность давать скидки, сертификаты, льготы — любую возможную финансовую поддержку.

Важно, чтобы встреча проходила по правилам и имела конкретный результат.

1. Поставить цель встречи — не просто поговорить и разойтись, а чего-то достичь.

2. В конце подвести итог — была ли достигнута эта цель?

3. Зафиксировать результат встречи письменно, чтобы иметь возможность сверяться с документом впоследствии.

Следуйте этим правилам, проявляйте немного фантазии и креатива, обсуждайте с сотрудниками их вклад в общий результат. Все это вместе с достойной поддержкой и правильной мотивацией позволит легко и эффективно управлять вашей командой и привлекать в нее классных специалистов, которые захотят остаться.