Как хранить электронные документы без рисков и штрафов. Интервью с Владимиром Виноградовым, директором по прикладному ПО АО «ОВИОНТ ИНФОРМ»

Курс на цифровизацию экономики делает электронные документы неотъемлемой частью функционирования бизнеса. Чем больше компании отказываются от бумаги, тем острее встает вопрос безопасного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости. О том, какие задачи решают современные системы архивного хранения, и как это реализовано в программе «Баланс-2: Архив ЭДО», читайте в интервью.

— Какие функции должна обязательно выполнять система хранения электронных документов (СХЭД) согласно действующему законодательству. Какие технические решения сегодня есть?

— В России, согласно принятым правилам, система хранения электронных документов (СХЭД) должна выполнять несколько функций.

1. Принимать электронные документы на хранение и верифицировать их при поступлении в архив.

2. Хранить документы вместе с их метаданными, и иметь возможность упорядочивать их по датам, типам и другим метаданным.

3. Вести специальные журналы и списки для учета документов, включая книги поступления, выбытия, описи и другие реестры.

4. Дополнять метаинформацию о хранимых документах специализированными атрибутами, добавляемыми по желанию пользователя. 

5. Предоставлять гибкие средства поиска, такие как атрибутный, полнотекстовый, интеллектуальный.

6. Предоставлять возможность продлевать срок действительности электронных подписей для обеспечения юридической значимости документов в течение всего срока хранения.

7. Автоматизировать работу с документами в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. 

8. Осуществлять резервное копирование документов архива.

9. Проверять доступность и воспроизводимость документов в архиве.

10. Преобразовывать документы в другие форматы, например, PDF/A, ZIP-контейнеры с метаданными, или переносить их на другие носители, при необходимости.

11. Контролировать истечение сроков хранения документов и осуществлять их документированное уничтожение.

СХЭД должна представлять собой комплексное решение, которое не только сохраняет документы, но и обеспечивает их юридическую значимость и оперативный доступ к документации в течение всего срока хранения. При этом решение должно соответствовать нормативным требованиям российского законодательства.

— Какие преимущества и недостатки вы видите в сравнении локального (on-premise) архива и облачного хранения?

— У каждого способа есть свои плюсы и минусы. У локального хранения — то есть хранения на компьютере или сервере пользователя — преимущества таковы:

• Больше возможностей настройки автоматизации бизнес-процессов работы с документами, интеграции и оптимизации доступа к данным.

• Возможность работать без интернета. Доступ к архиву возможен, даже если нет подключения к сети.

• Контроль над обеспечением безопасности данных в соответствии с корпоративной политикой, в том числе с ограничением физического доступа.

• Независимость от внешних сервисов и провайдеров. Это уменьшает риски простоев, связанных с отсутствием доступа к интернету или сторонним сервисам.

Решение подходит как малому бизнесу, так и крупным холдингам, особенно если им важен физический контроль над данными. Крупным холдингам особенно удобно такое решение, так как им часто важен физический контроль над данными.

Минусы on-premise решения такие:

• Нужны дополнительные затраты на оборудование и обслуживание компьютеров, оплату работы IT-специалистов и специалистов по информационной безопасности.

• Приходится самостоятельно обеспечивать безопасность и резервное копирование, а это требует достаточного уровня экспертизы.

• Ограниченная масштабируемость и гибкость — при росте объема данных нужно физически расширять инфраструктуру.

Второй вариант хранения данных — в облаке. Среди плюсов можно отметить, главным образом, минимизацию затрат на развертывание и поддержку работы архива. 

Минусов больше:

• Работа зависит от качества и стабильности интернета. Проблемы с подключением могут мешать работе.

• Могут возникнуть дополнительные ограничения на размер и условия хранения данных.

• Возможные юридические и регуляторные сложности, связанные с хранением данных за пределами компании.

• Некоторые компании испытывают недостаток контроля над инфраструктурой и процессами.

• Могут возникать скрытые или непредвиденные расходы при масштабировании или дополнительном использовании услуг.

— Когда стоит выбрать решение on-premise, а когда можно остановиться на облачном варианте хранения?

— Выбор между локальным архивом и облачным хранением зависит от специфики бизнеса, требований к безопасности и доступности данных, бюджета и готовности к управлению IT-инфраструктурой.

Локальный архив лучше подходит организациям с высокими требованиями к безопасности, которые готовы инвестировать в свою инфраструктуру и хотят полностью контролировать данные.

Облачное хранение оптимально для компаний, которые нуждаются в масштабируемом и доступном из любой точки решении с минимальными затратами на обслуживание.

В ряде случаев целесообразно использовать гибридный подход. Он сочетает преимущества двух моделей для разных категорий документов и задач.

— Какие минимальные требования к инфраструктуре нужны для внедрения вашего локального решения для хранения электронных документов «Баланс-2: Архив ЭДО»?

— Наше решение работает как Windows-приложение в клиент-серверной архитектуре, устанавливается на рабочие компьютеры пользователей. Для корректной работы требуется наличие .NET Framework версии 4.7.2 или выше. В качестве сервера базы данных можно использовать любую из современных СУБД.

— Как ваше решение «Баланс-2: Архив ЭДО» обеспечивает безопасность хранения документов и предотвращает несанкционированный доступ?

— Система хранения электронных документов «Баланс-2: Архив ЭДО» позволяет разграничивать права доступа пользователей к документам архива, обеспечивая защиту от несанкционированного доступа. Для входа в программу используется имя пользователя и его пароль, либо доменная учетная запись. 

Вся информация о событиях, происходящих при работе с программой, записывается в Журнал действий пользователя и доступна для просмотра сотруднику с правами администратора.

— Как в вашей системе организовано управление сроками хранения и утилизацией документов?

— Сроки хранения документов указаны в свойствах разделов номенклатуры дел или в справочнике типов документов. Для отдельных документов также можно указать срок хранения в карточке документа.

В режиме поиска можно собрать документацию с указанным сроком хранения. Утилизировать документы можно двумя способами: полностью удалить их из системы или отметить «как удаленные». В этом случае они становятся недоступны обычным пользователям СХЭД. Для утилизации выбранные документы собираются в отдельный портфель, где можно еще раз просмотреть список утилизируемых документов, сформировать, подписать и сохранить в архиве «Акт уничтожения документов». 

— Как ваша система обеспечивает продление сроков действия электронных подписей?

— При загрузке любого электронного документа в архив определяется срок действительности его электронных подписей. Система отслеживает, у каких документов этот срок истечет через N дней, и формирует список для продления. Такие файлы можно направить на внешний сервис, где подписи обогащаются до формата CADES-A, что позволяет продлить их срок действительности. В настоящее время программа для этих целей обращается к сервису КриптоПро Архив. 

— Какие виды поиска по документам поддерживаются в СХЭД?

— Наша СХЭД позволяет удобно находить нужные документы. Она поддерживает несколько видов поиска:

• Атрибутный многокритериальный поиск — поиск по заданным параметрам документа, таким как дата, тип документа, организация, контрагент, номенклатура дел, срок хранения, статус электронной подписи и другие атрибуты, включая теги — добавленные пользователем атрибуты.

• Полнотекстовый поиск — поиск по фрагментам в текстах документов. Это позволяет находить документы, по ключевым словам, и фразам внутри файлов документов с учетом морфологии русского языка.

• Семантический поиск — более интеллектуальный поиск, который учитывает синонимы и близкие по смыслу слова, позволяет находить документы, даже если ключевые слова указаны с другими окончаниями, терминами или в тексте поисковых слов существуют ошибки в их написании.

• Поиск по тегам и пользовательским атрибутам — это возможность искать документы по дополнительным, специально внесенным пользователями атрибутам документов.

— Можно ли организовать хранение документов в соответствии с номенклатурой дел?

— Программа «Баланс-2: Архив ЭДО» позволяет осуществлять доступ к хранимым документам в разрезе разделов номенклатуры дел. Пользователь может:

• создавать номенклатуру дел;

• автоматизировать и контролировать включение документов в разделы такой номенклатуры;

• находить документы с учетом их принадлежности к определенным разделам номенклатуры дел.

— С какими внешними источниками может интегрироваться «Баланс-2: Архив ЭДО»?

— Решение для системы хранения электронных документов (СХЭД) нашей компании поддерживает интеграцию с различными внешними источниками поступления документов в архив.

Основные источники документов — системы крупных операторов электронного документооборота (ЭДО): Диадок (СКБ Контур), Saby (СБИС), а также другие крупные операторы, с которыми обеспечена автоматизированная интеграция и прием документов в архив без их ручного ввода.

Электронные документы и скан-копии бумажных документов поступают в архив путем загрузки из файлов на диске.

При поступлении в систему проверяются состав файлов документа, подлинность электронной подписи, выделение и сохранение атрибутов метаинформации о документе.

— Какие новые функции и решения в области архивирования электронных документов вы планируете реализовать в ближайшей перспективе?

— Мы внимательно следим за потребностями рынка и при разработке новых релизов нашей СХЭД готовы рассматривать запросы на интеграцию с разными личными кабинетами контрагентов и государственных органов. Мы придерживаемся дорожной карты развития наших архивных решений. Сейчас на тестировании находится интеграция с системами операторов ЭДО Такском и СберКорус.

Ближайшие изменения затронут развитие функционала номенклатуры дел. Мы будем развивать функцию автоматизированного продления сроков действительности электронных подписей документов при помощи сторонних сервисов. Планируем также развивать механизмы поиска — это и «в одной строке» по разным атрибутам, и поиск по запросу на естественном языке.

Для многих пользователей будут интересны функции автоматизированной сверки книг покупок и продаж, а также автоматизированный выбор документов для ответа на требования ФНС.

Кроме того, мы приступили к созданию веб-версии СХЭД «Баланс-2: Архив ЭДО», которая обеспечивает ее работу в различных операционных системах — в том числе включенных в реестр российского ПО.

Реклама: АО «ОВИОНТ ИНФОРМ», ИНН: 7725088527, erid: 2W5zFJkcJuE