Какие бывают приказы в организации: виды и сроки хранения

Приказ — документ, который регламентирует порядок создания и реализации мероприятий внутри организации в соответствии с основными положениями устава организации. Существует три группы приказов:

1. По основной деятельности.

2. По личному составу.

3. По административно-хозяйственным вопросам.

Чтобы вы не путались в классификации приказов, сделали таблицу с примерами документов по каждой группе.

Перечисленные виды регламентированы в специальном перечне типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 с установленными сроками их сохранения.

Обычно государственные и коммерческие структуры используют одинаковые типы приказов, различаясь лишь полномочиями, формой и спецификой самой организации.

Эти приказы обеспечивают организацию процесса функционирования предприятия исходя из поставленных целей и задач, утверждая внутренние локально-нормативные акты. 

К ним относятся документы, определяющие важные аспекты жизнедеятельности организации: 

• создание юридического лица; 

• назначение руководство;

• утверждение штата сотрудников; 

• распределение обязанностей среди руководителей; 

• реорганизация или прекращение деятельности фирмы.

Кроме того, такие приказы фиксируют внутренний трудовой распорядок персонала, включая прием на работу, перемещения внутри организации и процедуру увольнения. 

Они закрепляют финансовые нормы и систему материального снабжения, регулируют оплату труда и социальные гарантии сотрудников, определяют процесс учета военнослужащих и обработки персональных сведений. Эти документы используются также для оформления разных корпоративных мероприятий.

Главной особенностью является их направленность на установление порядка действий внутри организации, соответствующего положению, изложенному в учредительном документе.

Приказы по основной деятельности хранят постоянно. Присланные для сведения хранят до минования надобности. А в организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, их хранят до ликвидации.

В соответствии с п. 3 ст. 3 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ, приказы по работникам представляют собой архивные документы, содержащие сведения о трудовых отношениях работодателя и сотрудника.

Эта группа включает приказы: 

• о приеме на работу;

• перемещение сотрудников;

• изменение фамилии или других анкетных данных; 

• повышение квалификации;

• прохождение аттестации; 

• начисление зарплаты;

• предоставление отпуска; 

• отправка в командировку; 

• меры поощрения и взыскания.

Как определить приказ по личному составу? Ключевое отличие состоит в наличии защищенных законодательством персональных данных работника: Ф.И.О. и занимаемой должности, сведений о размере заработной платы, премий, региональных коэффициентов, надбавок, льгот и социальной защиты.

Приказы об утверждении или изменении штатного расписания не входят в категорию приказов по личному составу, так как они касаются штатных должностей, а не конкретных сотрудников, поэтому они относятся к приказам по основной деятельности. 

Важно различать приказы о возложении ответственности на сотрудника и приказы о возложении обязанностей. Например, возложение ответственности за материальные ценности на заведующего складом оформляют приказом по административно-хозяйственной деятельности (АХД), в то время как временное возложение обязанностей отсутствующего коллеги на того же заведующего складом оформляется приказом по личному составу.

Приказы по личному составу хранятся в зависимости от вида документа. Сделали таблицу для наглядности.

Документы распорядительного характера, относящиеся к административно-хозяйственному управлению (АХД), охватывают исключительно сферы обслуживания зданий, транспортного обеспечения сотрудников и поддержания функционирования информационной инфраструктуры предприятия. Срок хранения таких приказов составляет 5 лет.

Для отнесения приказа именно к группе документов по АХД необходимо убедиться в соблюдении пяти ключевых условий:

1. Соответствие тематики приказу одной из трех категорий, указанных в разделе 10 утвержденного списка документации.

2. Отсутствие утверждающих либо корректирующих положений внутренних нормативных актов организации.

3. Исключение любых вопросов, касающихся оплаты труда работников или иных аспектов финансовой деятельности учреждения.

4. Невозложение дисциплинарной или иной ответственности на конкретных сотрудников.

5. Ограниченность включения персональной информации о сотрудниках лишь указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности.

Организация процесса оформления документации осуществляется согласно Примерной инструкции по делопроизводству в госучреждениях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Данный документ обязателен для исполнения государственными структурами. Муниципальные учреждения используют этот акт как основу для разработки собственных внутренних норм делопроизводства. Другие организации вправе применять отдельные положения указанной инструкции при необходимости.

Форматирование и оформление приказов как в электронной форме, так и на бумаге регламентируется стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2025. Стандарт устанавливает требования к обязательным элементам документа, порядку их размещения на официальном бланке, а также внешнему виду самого бланка.

Подписание приказов производится на официальных бланках организации и утверждается руководством предприятия. В больших компаниях, имеющих отделения или обособленные структуры, приказы могут подписывать заместители руководителей либо начальники отделов.

Для подтверждения факта ознакомления работников с содержанием приказа нужно получить письменную отметку сотрудника о факте прочтения документа. Чаще всего работники ставят запись «ознакомлен с приказом», указывают текущую дату и ставят подпись. Эти меры помогут защитить работодателя в возможных судебных разбирательствах.

Вести учет кадровых документов, а также издавать приказы и положения, научим на курсе профпереподготовки Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП. А еще на курсе вы научитесь принимать и увольнять работников, работать в 1С:ЗУП — помимо базовых знаний вы узнаете, как оформлять командировки, отгулы, совместительство и удержания из зарплаты.

Сейчас его можно приобрести по скидке 79% за 6 900 руб.

Записаться

После прохождения вы получите удостоверение о профпереподготовке на 256 ак. часов, которое мы внесем в реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора.