Автор
Елена БузунЮрист, экономист
Сопроводительное письмо к документам: что это
Сопроводительное письмо представляет собой вид делового письма, в котором описывают направляемый пакет документов (или документ, если он один). Как правило, письма используют при отправке документов, у которых отсутствует адресная часть.
Сопроводительное письмо позволяет решить сразу несколько задач:
зафиксировать перечень направляемых документов;
удостоверить факт отправки;
предоставить пояснения к документам.
Закон не обязывает отправителей прикладывать к документам сопроводительные письма, но фактически они превратились в неотъемлемую составляющую делового документооборота.
Отправителю составление письма позволяет снять с себя ответственность в случае, если получатель потеряет какой-то из документов или обвинит отправителя в нарушении сроков предоставления документации.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
В процессе своей деятельности компании и ИП регулярно направляют документы различным адресатам, включая партнеров и государственные структуры. Сопроводительное письмо можно приложить к любым документам, которые отправитель посчитает важными, но чаще их используют при отправке:
договоров и дополнительных соглашений;
отчетности для внутренних и внешних адресатов;
ответов по запросам различных государственных структур;
актов сверки и актов выполненных работ контрагентам;
коммерческих и других предложений.
Независимо от того, к какой документации прикладывается сопроводительное письмо, оно позволяет подтвердить факт отправки документов в соответствии с указанным в нем перечнем.
При необходимости в сопроводительном письме можно оставить комментарии, которые помогут уточнить содержание документов и улучшить коммуникацию.
Но ключевое назначение сопроводительного письма в документообороте компаний — засвидетельствовать факт отправки документов адресату.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением сопроводительного письма могут заниматься различные сотрудники компании. Распространенная во многих организациях практика — доверять составление таких писем делопроизводителям или секретарям.
Нередко подготовкой сопроводительных писем занимаются те же сотрудники, которые непосредственно отвечают за «сопровождаемые» документы.
Например, если документы отправляются в налоговую, составить сопроводительное может бухгалтер, а при отправке договора покупателю письмо может подготовить менеджер отдела по работе с клиентами.
Что касается подписания сопроводительного письма, то здесь действуют правила делового общения: так, если письмо адресовано руководителю организации, то и подписать его должен руководитель. А дополнительно в письме можно указать контакты сотрудника, который непосредственно отвечает за конкретное направление работы.
Как составить сопроводительное письмо: структура
Унифицированной формы сопроводительного письма нет. Документ составляют в произвольном виде, но с учетом правил деловой переписки и делопроизводства.
Структура письма
Структура сопроводительного письма определяется его основной целью — проинформировать адресата об отправке ему определенных документов. Также в письмо можно включить дополнительную информацию.
Рекомендуемая структура сопроводительного письма
Элемент структуры | Что включать |
Шапка письма | Данные о получателе и отправителе — ФИО и должность, наименование организации, реквизиты |
Регистрационный номер | Дата и номер документа — письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции |
Наименование документа | Наименование документа — «Сопроводительное письмо» |
Основная часть | Причина обращения, перечень документации, сроки предоставления ответа или отправки документов обратно (если необходимо), прочие сведения, отметка о приложениях |
Сведения о руководителе (другом лице, подписавшем документ), подпись, печать (при наличии) | ФИО и должность лица, подписавшего документ |
Сведения об исполнителе (при наличии) | ФИО исполнителя, контактные данные |
Сопроводительное письмо оформляют как в электронной форме, так и на бумажном носителе. Составить документ в электронной форме можно, если она применяется в соответствии с законодательством или если стороны договорились использовать электронный документооборот.
Текст письма
Документ составляют в официально-деловом стиле, он должен быть лаконичным и четким. В тексте сопроводительного письма используют соответствующие общепринятым нормам деловой этики формулировки, избегают сложных конструкций и длинных предложений.
Основной текст документа — это сообщение о направлении документов. Как правило, само письмо начинают с фразы «Направляем документы по...», «Направляем акты выполненных работ...» и так далее. Также отмечается цель отправки, например, «Просим подписать оба экземпляра и выслать один экземпляр в наш адрес в течение 5 дней».
Далее перечисляют документы, отправка которых оформляется сопроводительным письмом. Если отправляется один документ, и он уже назван в тексте (например, «Направляем протокол разногласий»), в приложениях достаточно указать, на скольких листах и количество экземпляров.
Если же документов несколько, указывается их перечень с названиями, количеством листов и экземпляров.
Образец сопроводительного письма: скачать
Так как единой утвержденной формы сопроводительного письма нет, каждая компания может разработать и утвердить собственную форму в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025. Подготовили образец, который можно использовать в качестве основы для разработки собственной формы.
ООО «Ромашка»
105005, г. Москва, улица Шаболовка, 31Г
ИНН 0000000000
ОГРН 0000000000000
телефон +7 (0000) 000-00-00
Генеральному директору
ООО Альянс
Соловьеву Александру Алексеевичу
105008, г. Москва, ул. Бутлерова, д. 17
ИНН 0000000000
ОГРН 0000000000000
телефон +7 (0000) 000-00-00
Исх. № 169
от 29.10.2025
Сопроводительное письмо
Направляем документы по договору подряда на текущий ремонт помещения от 28.10.2025 № 48 в двух экземплярах. Просим подписать оба экземпляра и выслать один экземпляр в наш адрес в течение 10 дней.
Приложения: на 7 листах в двух экземплярах.
Генеральный директор Иванов Иванов Б.А.
10.10.2025
Главное
Сопроводительное письмо — вид делового письма, в котором описывают направляемый пакет документов (или направляемый адресату документ). Как правило, письмо используют для отправки документов без адресной части.
Составляют сопроводительные письма различные сотрудники компании — делопроизводители, секретари или ответственные за «сопровождаемые» документы специалисты.
Единой утвержденной формы сопроводительного письма нет, поэтому каждая компания разрабатывает ее самостоятельно.
По своей структуре сопроводительное письмо состоит из шапки, регистрационного номера, наименования документа, основной части, сведений о лице, подписавшем письмо и информации об исполнителе (при наличии).
Сопроводительные письма не входят в перечень обязательных документов, но на практике получили широкое распространение. Они позволяют избежать недопонимания и снижают вероятность возникновения спорных ситуаций между отправителем и получателем документов.
Как упростить себе жизнь и избежать ошибок
Вместо того чтобы разбираться во всех нюансах в одиночку, попробуйте подписку Клерк.Премиум.
Она закрывает сразу несколько задач:
-
Персональные консультации с аттестованными экспертами. Задайте вопрос и получите развернутый ответ — от налогообложения УСН и ПСН до настройки 1С.
-
ИИ-помощник бухгалтера. Быстро отвечает на простые вопросы и помогает ориентироваться в нормативке, экономя время на поиске.
-
Доступ к ChatGPT без VPN (ai.klerk.ru). Можно использовать привычный чат прямо из Клерка, не тратя время на обходные пути.
-
Проверка контрагентов. Можно по ИНН мгновенно проверить поставщиков и клиентов, чтобы не нарваться на проблемные сделки.
-
Ежедневные «Разборы» изменений в учёте и налогах, конспекты вебинаров и мини-курсы. Все это готовит редакция Клерка, переводя сложные документы Минфина и ФНС на понятный язык и дополняя практическими примерами.
-
Обучение и развитие. Онлайн-курсы, вебинары и мини-курсы, чтобы бухгалтер рос профессионально и чувствовал уверенность.
С такой подпиской вы разберетесь с учетом, налогообложением и будете уверены, что всегда на шаг впереди налоговых изменений. Не откладывайте — подключите «Клерк.Премиум» и работайте уверенно:
И это не реклама!
Начать дискуссию