Когда бизнесу пора присмотреться к 1С:ЗУП 8.3

Рост штата приводит к усложнению начислений, есть риск, что учет станет несистематизированным. В такой ситуации продолжать работать в 1С:Бухгалтерии рискованно: большая доля ручной работы и долгие согласования могут стать причиной ошибок в отчетности. 1С:ЗУП версии КОРП может стать решением: рассказываем, как эта конфигурация помогает автоматизировать кадровые процессы и централизовать расчет зарплаты.

Как понять, что старой системы кадрового учета недостаточно

Рост компании обычно сопровождается усложнением кадрового учета. Появляются новые подразделения, меняется структура подчинения, расширяется система мотивации и начислений. Старое программное обеспечение, которое раньше справлялось с учетом сотрудников, перестает быть удобным инструментом. 

При этом жесткого порога по численности персонала нет — иногда проблемы возникают уже при пятидесяти сотрудниках, а иногда и при пятистах учет все еще ведут в таблицах. Главное не количество людей, а то, насколько сложна организационная структура и как выстроены бизнес-процессы — расскажем, какие именно признаки говорят о том, что компания «переросла» привычные системы учета.

Есть несколько качественных признаков, по которым можно понять, что текущая система кадрового учета перестала справляться со своими задачами.

• Сложная организационная структура. Когда компания объединяет несколько юридических лиц, ведет сводный учет и консолидированную отчетность, старое ПО начинает тормозить процессы. Если нужно распределять затраты по подразделениям и центрам финансовой ответственности, нужно подбирать решение, рассчитанное на такую детализацию данных.

• Сложная система оплаты труда. Если в компании гибкие графики — сменность, скользящие расписания, сдельная оплата, переработки — расчеты быстро превращаются в головоломку. Добавьте сюда отпускные, больничные, северные коэффициенты, премии и особые ставки НДФЛ. Для удобства кадровой и бухгалтерской службы необходимо специальное ПО, созданное для точного и гибкого расчета всех видов выплат.

• Разветвленный кадровый учет. Когда растет количество сотрудников и процессов, важно учитывать все: испытательные сроки, переводы, увольнения, медосмотры, результаты спецоценки, несчастные случаи, нормы выдачи СИЗ. Нужно фиксировать основания полномочий ответственных лиц, вредные факторы и даже самочувствие работников, и в идеале делать это нужно в рамках единого цифрового пространства.

• Необходимость делегирования и контроля. Чем компания больше, тем важнее распределение ролей в ней. Менеджеры в филиалах могут вносить данные по сотрудникам, а кадровик и бухгалтер в головном офисе — проверять и утверждать их.

• Технологические ограничения. Банальное отсутствие необходимых функций в используемом софте. Например, в «Базовой» версии 1С:ЗУП не может работать несколько пользователей одновременно, нет клиент-серверного режима, поддержки распределенной базы данных. Все это серьезное ограничение для компаний, где с системой работает сразу несколько специалистов.

• Число сотрудников от 200 человек и выше. Когда работников несколько сотен, ручные операции в негибких конфигурациях начинают отнимать слишком много времени. Например, в «Базовой» версии, где нет возможности доработок, каждая корректировка или пересчет превращаются в отдельный проект. Ошибки в расчетах и отчетности становятся почти неизбежными.

• Высокая текучесть кадров. В компаниях с постоянным наймом и увольнением персонала, например, в ритейле или производстве, нагрузка на кадровиков особенно велика. Даже при сотне сотрудников приемы, увольнения, начисления и пересчеты занимают все больше времени. Новый софт помогает автоматизировать массовые операции и снижает риск ошибок.

• Несколько филиалов или юридических лиц. Даже при небольшой общей численности, если сотрудники распределены по трем–четырем городам, решения для малого бизнеса перестают быть удобными. В таких случаях важно централизовать данные, унифицировать учет и быстро обмениваться информацией между подразделениями — это возможно, например, в 1С:ЗУП 8.3 КОРП.

Как это выглядит на практике

Когда система перестает соответствовать требованиям бизнеса, это сразу заметно в повседневной работе. Проблемы проявляются на всех уровнях — в расчетах, управлении, коммуникациях.

Прямые операционные проблемы и потеря времени:

• «Зоопарк» таблиц и файлов. Учет ведется не в единой системе, а в связке «ПО + Excel». Если для расчета премий, отпускных или графиков смен приходится выгружать данные в таблицы, значит, система не справляется.

• Ручной ввод одних и тех же данных. Информация о сотрудниках дублируется, а ошибки множатся.

• Подготовка отчетности превращается в марафон — чтобы собрать сводные данные по филиалам, нужно вручную объединять файлы из разных источников.

Ошибки и риски для бизнеса:

• Постоянные ошибки в расчетах зарплаты, отпускных и больничных. Сотрудники замечают недоплаты или переплаты — падает доверие и мотивация.

• Ошибки в НДФЛ и страховых взносах, которые ведут к штрафам и пеням.

• Система не успевает за изменениями законодательства — отчетность формируется с нарушениями.

• Несогласованные данные: табель не сходится с ведомостью, в разных документах указаны разные суммы.

Ограничения роста и масштабируемости:

• Система «падает» или тормозит при массовых расчетах или формировании отчетов.

• Невозможно добавить новых пользователей — система не подходит для одновременной работы бухгалтера, кадровика и HR.

• Нет интеграции с другими решениями: данные о времени не попадают в табель, начисления — в бухгалтерию.

• Отсутствует возможность удаленной работы: нет веб-доступа или поддержки тонкого клиента.

Управленческие и стратегические проблемы:

• Нет единой базы сотрудников: данные разбросаны по файлам, история изменений теряется.

• Сложно получить аналитику — система не формирует отчеты по фонду оплаты труда в разрезе отделов или проектов.

• Отсутствует прозрачность процессов: непонятно, кто согласовал отпуск, на каком этапе расчет больничного и почему он получился именно таким.

Что это за программа 1С:ЗУП 8.3

1С:Зарплата и управление персоналом 8 — это решение для комплексной автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы. Программа охватывает все основные процессы: учет рабочего времени, начисление зарплаты, расчет налогов и взносов, ведение кадрового делопроизводства, формирование отчетности и поддержку кадровой политики предприятия.

Решение масштабируемое и поставляется в трех версиях — Базовая, ПРОФ и КОРП. Поэтому конфигурация подходит как для небольших компаний, которым достаточно стандартных инструментов, так и для средних и крупных организаций с разветвленной структурой, несколькими юридическими лицами и особыми требованиями к расчетам.

Основные процессы, которые позволяет автоматизировать 1С:ЗУП 8.3 КОРП

1. Управление персоналом: от кандидата до увольнения. Программа выстраивает полную цепочку — от отклика на вакансию до увольнения сотрудника с сохранением всей истории взаимодействия.

Практическая польза:

• Быстрее закрываются вакансии — менеджер видит весь процесс подбора в одном окне.

• В системе хранится полное досье сотрудника: должности, оклады, поощрения, взыскания, навыки.

• Минимизируются ошибки — система не даст уволить сотрудника с нарушением процедуры.

2. Автоматизация расчета заработной платы. 1С:ЗУП автоматически рассчитывает оклады, премии, надбавки, северные коэффициенты, оплату ночных смен, выходных и сверхурочных.

Практическая польза:

• Исключается «человеческий фактор» — расчеты выполняются строго по заданным правилам.

• Гибко настраиваются системы мотивации: KPI, проценты от продаж, плавающие премии.

• Расчеты становятся прозрачными — руководитель и сотрудник видят, как сформировалась итоговая сумма.

3. Управление отпусками и отсутствиями. Система планирует отпуска, учитывает больничные, отгулы и командировки. В том числе предусмотрен обмен документами через сервис СЭДО СФР.

Практическая польза:

• Исключаются накладки в графике, видно, кто и когда отсутствует.

• Резерв отпускных рассчитывается автоматически — это помогает лучше планировать бюджет организации.

• Поддерживается работа с электронными больничными (ЭЛН), что ускоряет обработку документов.

4. Кадровое делопроизводство. Все кадровые приказы, трудовые договоры и дополнительные соглашения формируются автоматически по утвержденным шаблонам.

Практическая польза:

• Документы соответствуют законодательству и внутренним стандартам.

• Оформление занимает минуты — достаточно заполнить электронную форму.

• В системе всегда порядок: приказы нумеруются, хранятся централизованно и быстро находятся.

5. Учет рабочего времени и сменные графики. 1С:ЗУП автоматизирует работу со сложными графиками и суммированным учетом рабочего времени — для производств, ритейла, охранных и сервисных компаний.

Практическая польза:

• Система автоматически считает часы, ночные, праздничные, сверхурочные и переработки.

• Сокращается время расчетов и исключаются ошибки при ведении табеля.

6. Самообслуживание сотрудников. Сервис, где каждый сотрудник может подать заявление, запросить справку, проверить график или скачать расчетный листок.

Практическая польза:

• До 80% стандартных запросов обрабатываются без участия кадровика или бухгалтера.

• Повышается удовлетворенность персонала — все прозрачно и доступно онлайн.

7. Сводная отчетность и аналитика. В программе есть готовые и настраиваемые отчеты по фонду оплаты труда, численности, текучести кадров и KPI.

Практическая польза:

• Руководство принимает решения на основе точных данных.

• Можно контролировать издержки и видеть перерасход по ФОТ.

• Автоматизирована регламентированная отчетность — отчеты формируются без ручной сверки данных.

1С:ЗУП также можно интегрировать с другими решениями:

• Есть типовая синхронизация с 1С:Бухгалтерией. Обеспечивается передача данных о начислениях, НДФЛ и страховых взносах без ручного ввода. Как настроить обмен — рассказывали в нашей статье «Синхронизация 1С:ЗУП 3 и 1С:Бухгалтерия 3.0: порядок и процесс настройки» 

• Есть возможность связать 1С:ЗУП с CRM, ERP, банковскими сервисами и кадровыми порталами, чтобы собирать все данные о персонале и выплатах в едином контуре.

Версия ПРОФ и КОРП: кому подойдут разные варианты поставки программы

Основные варианты программы 1С:Зарплата и управление персоналом — ПРОФ и КОРП версии. Оба решения автоматизируют кадровый учет и расчет зарплаты, но версия КОРП рассчитана на компании со сложной структурой, несколькими филиалами и развитой системой HR-управления.

Она включает:

• Расширенные возможности для HR-служб — аналитика по персоналу, кадровое резервирование, мониторинг текучести и затрат.

• Инструменты масштабирования — работа с несколькими базами и централизованное управление справочниками и политиками расчета.

• Дополнительные средства безопасности — детальные права доступа, аудит изменений, интеграция с корпоративной аутентификацией.

Чтобы вам было удобнее сориентироваться, мы подготовили таблицу-сравнение функций, доступных в разных версиях программы.

Примеры внедрения 1С:ЗУП КОРП 3.1 в АО «ЭР-Телеком Холдинг»

Крупный телеком-оператор «ЭР-Телеком Холдинг» с численностью более 10 000 сотрудников обратился к нам с задачей модернизировать систему учета зарплаты и управления персоналом. Используемая версия 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 2.5 перестала соответствовать новым требованиям — не поддерживала интеграцию с современными модулями (учет по расчетным листам, электронный документооборот, кадровая аналитика) и не обеспечивала нужный уровень автоматизации.

Компания приняла решение перейти на 1С:ЗУП КОРП 3.1, чтобы сократить долю ручных операций и привести процессы к актуальным стандартам.

Как мы решали задачу

1. Провели предварительное обследование и очистку данных.

2. Выполнили масштабную доработку типовой конфигурации 1С:ЗУП 8 КОРП 3.1 под бизнес-процессы заказчика.

3. Перенесли все исторические доработки и данные из версии 2.5, включая управленческую и регламентированную отчетность.

4. Настроили типовую синхронизацию с 1С:Бухгалтерией.

5. Запуск выполнялся поэтапно — с приоритизацией критичных сценариев и поддержкой пользователей в первые месяцы эксплуатации.

Результат

• Автоматизировано 510 рабочих мест, в системе одновременно работает до 420 пользователей.

• Обеспечена стабильная интеграция с 14 внешними информационными системами.

• Компания получила современную, устойчивую платформу для управления персоналом и расчета зарплаты.

Выводы: когда пора внедрять 1С:ЗУП КОРП

Компании стоит обратить внимание на переход на 1С:ЗУП КОРП 8.3, если есть следующие признаки:

• численность сотрудников превышает 50–100 человек;

• в компании появился HR с задачами по оценкам, планированию и развитию персонала;

• множество нестандартных начислений, премий и договоров;

• организация работает в нескольких регионах с разными локальными правилами;

• требуется централизованная аналитика по штатам и фонду оплаты труда.

Если у вашей компании есть один или несколько из перечисленных признаков — свяжитесь с командой «Хэндисофт». Мы проведем бесплатную консультацию и подготовим оценку проекта внедрения.

Реклама: ООО «Хэндисофт», ИНН 7719811650, erid: 2W5zFJ7oSKz