Документы по ЭДО
Добрый день, обмениваемся документами по ЭДО как с заказчиками, так и Поставщиками. Часто бывает такая ситуация, что документ выставлен одной датой, а подписание происходит другой, когда подписывает Заказчик документ, то даже разница в 2 дня может на другой квартал попасть. Вопрос в следующем, если мы выставили документ от определенной даты, но Заказчик подписал спустя 5 дней и попал в другой квартал или даже год, то отразить у себя в бухгалтерском учете какой датой должны, датой выставления акта или подписания со стороны Заказчика? Бывают ситуации, что Заказчик проводит у себя наш документ датой подписания и е подписывает соответственно наш акт сверки. Как быть, rаждый раз нам менять выставленный документ на дату подписания в учете или оставлять как есть?
Эта и еще 8 006 консультаций от экспертов на различные темы доступны по подписке
Подключите сервис Клерк.Консультации и получите решение всех ваших рабочих задач от лучших экспертов-практиков страны:
Здравствуйте!
Определяющее значение имеет то, что именно передается по документу и условия договора.
В каждой конкретной ситуации надо оценивать, какое значение имеет дата подписания.
Если речь о материальных ценностях, которые должны быть приняты и нет никаких иных документов (транспортных, например), кроме накладной/УПД, подписанного по ЭДО, то дата подписания имеет значение. То же касается и работ, которые должны быть приняты.
Если же речь об услугах (длящихся, абонентских, арендных, лицензионных), когда приемка со стороны заказчика не требуется, то они принимаются тем периодом, к которому относятся.
Разъяснения контролирующих органов в основном касаются даты признания расходов, но с учетом того, что в общем случае должна присутствовать зеркальность, то выводы можно применить и к доходам.
Письмо Минфина России от 13.09.2018 N 03-03-06/1/65618:
Согласно пункту 1 статьи 272 Кодекса в целях налогообложения прибыли расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты. Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.
Таким образом, на момент отражения в составе расходов затрат на приобретение работ (услуг) указанные работы (услуги) должны быть фактически оказаны и документально подтверждены должным образом.
При этом, по мнению Департамента, первичный учетный документ может считаться оформленным должным образом, если он содержит все необходимые реквизиты.
Кроме того, обращается внимание, что согласно положениям статьи 252 Кодекса организация вправе обосновать понесенные расходы документами, косвенно подтверждающими факт приобретения работ (услуг).
Согласно ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Есть разъяснения контролирующих органов, что в подобных случаях датой признания расходов должна признаваться именно дата составления электронного документа. Также отмечено, что для прочих и внереализационных расходов под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, также следует понимать дату их составления (Письма ФНС России от 25.03.2019 N СД-4-3/5272, Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099).
Период, к которому относится документ, может быть указан в самом документе, в УПД, например, есть специальные поля «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» и «Дата получения (приемки)» или по тексту акта.
Возникающие противоречия можно урегулировать только договором, описав порядок приемки, порядок предоставления документов, порядок их утверждения. Это может быть по тексту основного договора или отдельным соглашением об ЭДО.
В любом случае идти за замену документов иной дату стоит только в самом крайнем случае, если это необходимо для избежания конфликта с заказчиком. Если вы отразите у себя выручку раньше, чем он расходы, то для вас нет существенных налоговых рисков.
Акт сверки не является первичным документом и от того, что контрагент отказывается его подписывать по сути принципиально ничего не меняется. И всегда можно предложить подписать акт с разногласиями.