Формат предоставляемых документов для ИФНС

Добрый день ! Электронные документы должны быть сформированы по утвержденному ФНС формату (используется формат xml-файла) в системе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Электронный счет-фактура может быть выставлен (отправлен) контрагенту только через оператора ЭДО. Оператор фиксирует время отправки счета-фактуры и время его получения контрагентом.

Если вы изначально не формировали документы в электронном виде, то вы обязаны иметь оригиналы бумажных счетов-фактур с живыми собственноручными подписями ваших контрагентов.

акты выполненных работ также должны быть в формате xml или допускается, например, пдф?

у нас были подписаны документы через ЭДО, УПД, а также акты и счета-фактуры, но в формате пдф....Что теперь делать? подписывать оригиналы вживую? электронно в формате xml уже не отправишь, зафиксируется дата отправки текущая....Тогда это нарушение будет?

Налогоплательщик обязан предоставлять пояснения по установленному формату в соответствии с Приказом ФНС России от21.10.2022 № ЕД-7-26/967@
иначе ответ на требование считается не предоставленным. В связи с этим, не исключено составление акта  о налоговой нарушении по п.1 ст 129.1 НК РФ со стороны ФНС. Такое правонарушение может повлечь наложение штрафа в размере 5000 тыс.руб.

В случае назначения штрафа можно попытаться написать ходатайство по статье 116 НК РФ о ваших смягчающих или отменяющих штраф обстоятельствах.

К ним можно отнести то, например, что правонарушение совершено впервые, сумма достаточно большая для вашей организации и другие.

что делать с документами прошлого периода? переподписать оригиналы или все таки можно отправить по ЭДО? не будет нарушением, что они будут подписаны текущей датой?

Добрый день ! По ЭДО можно отправлять любые документы, в том числе и за прошлый период. Однако, особенность электронного оборота в том, что при отправке фиксируется текущее время. Поэтому документы будут считаться направленными и подписанными текущей датой. Если необходимо направить документы за прошлый период, которые уже учтены в учете у обеих сторон, то безопаснее обменяться бумажными экземплярами. Дата составления электронного документа — это дата его подписания ответственными лицами (абз. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021).