Хранение персональных данных

Добрый день. При приеме на работу у сотрудника запрашиваем данные: паспорт, ИНН, СНИЛС и др. Как формировать личное дело, имеем ли мы право подшивать копии этих документов? Если нет то в каком формате запрашивать и как хранить?