Организация и проведение командного слета сотрудников компании и сторонних членов команды

Здравствуйте

1. Налог на прибыль

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В составе расходов, связанных с производством и (или) реализацией, учитываются, в частности:

- расходы налогоплательщика на обучение по основным профессиональным образовательным программам, основным программам профессионального обучения и дополнительным профессиональным программам, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации работников налогоплательщика, при соответствии указанным в данном пункте условиям (в том числе осуществление обучения организациями, имеющими право на ведение образовательной деятельности) (п. 3 ст. 264 НК РФ);

- расходы на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ);

- расходы на консультационные и иные аналогичные услуги (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ);

- представительские расходы (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ);

- другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А. Расходы организации на повышение профессионального уровня работников могут учитываться для целей налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии, если указанные расходы соответствуют требованиям, предусмотренным п. 3 ст. 264 НК РФ, а также критериям ст. 252 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 26.10.2023 N 03-03-06/1/102094).

В постановлении ФАС Московского округа от 27.09.2013 по делу N А40-5827/13-115-13 судьи признали правомерным отнесение затрат на оплату корпоративных тренингов к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ), в связи с тем, что проводимые тренинги "направлены на повышение квалификационного уровня работников, управленческого потенциала персонала и развитие необходимых компетенций для матричной структуры управления; получаемые в ходе проведенных семинаров, лекций и тренингов навыки и знания непосредственно связаны с осуществляемой обществом деятельностью - управление металлургическими предприятиями".

В постановлении Девятого ААС от 02.02.2011 N 09АП-32031/2010 отмечается, что для признания расходов на консультационные семинары и тренинги, на участие в конференциях и на организацию тренингов налоговое законодательство не устанавливает специальных критериев, кроме тех, что указаны в ст. 252 НК РФ. При соблюдении требований ст. 252 НК РФ об экономической обоснованности и документальной подтвержденности (например, актов оказанных информационных, консультационных услуг) данные расходы могут быть учтены налогоплательщиком на основании подп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы на информационные и консультационные услуги либо на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией. Смотрите также противоположное мнение в письме УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72985 о том, что компания не может учесть в целях налогообложения прибыли расходы, связанные с проведением и организацией мероприятий, так оказаны услуги по организации выездной корпоративной встречи для организации-заказчика, а не услуги консультационного или информационного характера.

Напоминаем, что в случае, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Что касается документального подтверждения анализируемых затрат, то конкретного перечня документов, необходимых для их признания в налоговом учете, главой 25 НК РФ не предусмотрено. Так, в письме Минфина России от 19.03.2019 N 03-03-06/1/17927 разъясняется, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. Налогоплательщикам предоставлено право использовать любые имеющиеся у них внутренние организационно-распорядительные документы, обосновывающие эти расходы.

Обосновать необходимость проведения корпоративных тренингов помогут внутренние документы, составляемые в виде программы выездного тренинга, отчетов или справок. В них необходимо указать, в связи с чем возникла необходимость в тех или иных корпоративных мероприятиях, как их проведение скажется на работе компании в целом (например, знания и навыки, полученные на тренинге, необходимы для более компетентного осуществления работниками своих функций, развития производства на предприятии, получения большего дохода).

Таким образом, если тренинг в рассматриваемом случае проводится в интересах деятельности организации, а не с целью удовлетворения личных интересов работников, мы не видим в ст. 270 НК РФ прямого запрета на признание затрат на его проведение в налоговом учете.

Но при этом следует отметить, что на основании п. 49 ст. 270 НК РФ налогоплательщик не вправе учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль расходы, связанные с организацией отдыха и развлечений сотрудников, так как эти расходы не соответствуют критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (смотрите пп. 29, 43 ст. 270 НК РФ). 

Несмотря на то, что прямого запрета на признание расходов на проведение тренинга-тимбилдинга в НК РФ не содержится, по нашему мнению, если у организации не будет достаточных доводов для подтверждения обоснованности таких расходов, риск налоговых споров не исключен.

Б. Что касается физических лиц, не состоящих в трудовых отношениях с организацией, затраты, связанные с оплатой проезда и участия данных участников выездного корпоративного мероприятия, не могут быть отнесены к командировочным расходам в понимании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях обоснования возможности учесть их в составе расходов при налогообложении прибыли (смотрите также письма Минфина России от 24.09.2015 N 03-03-06/1/54684, от 16.10.2007 N 03-03-06/1/723).

2. НДФЛ

А. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемые в соответствии со ст. 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ). На основании подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к облагаемым НДФЛ доходам относятся доходы, полученные налогоплательщиком в натуральной форме, к которым, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав.

В свою очередь, на основании п. 1 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику не только расходы на проезд, наем жилого помещения, но и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, - суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, Положением о командировках).

По мнению Минфина России (письма от 19.09.2014 N 03-04-06/46968, от 14.08.2013 N 03-04-06/33039, от 08.07.2013 N 03-04-05/26279, от 21.06.2013 N 03-04-06/23587), из приведенных норм следует, что поскольку участие в корпоративных, спортивных и иных мероприятиях не является служебной обязанностью работников, то выполнение ими таких поручений не может рассматриваться как выполнение "служебных поручений". Соответственно, указанные поездки не могут являться командировками, а расходы, связанные с участием работников организации в данных мероприятиях, не могут являться командировочными расходами. Следовательно, оплата организацией проезда сотрудников к месту проведения корпоративных, спортивных и иных мероприятий и проживания в месте их проведения является доходом сотрудников, полученным в натуральной форме, и стоимость такой оплаты подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке. Оснований для освобождения от налогообложения сумм оплаты работодателем расходов сотрудников организации, производимых в поездках, не связанных с исполнением трудовых обязанностей, глава 23 НК РФ не содержит (письмо Минфина России от 22.11.2010 N 03-04-06/6-272).

Такая же позиция выражается ФНС России в письмах от 15.05.2019 N БС-4-11/9002, от 14.08.2013 N 03-04-06/33039, от 08.07.2013 N 03-04-05/26279.

Более того, в письме Минфина России от 21.04.2017 N 03-04-06/24140 сказано, что в такой ситуации организация должна исполнить обязанности, предусмотренные ст. 226 и ст. 230 НК РФ.

При этом суды в подавляющем большинстве не соглашаются с данной позицией и считают, что в случае, если сотрудник отправлен работодателем представлять интересы компании на выездных мероприятиях, то для работника это командировка (п. 1 ст. 217 НК РФ), а все расходы произведены работодателем в своих интересах. У сотрудника же экономической выгоды (п. 1 ст. 41 НК РФ) при этом не возникает (смотрите постановления ФАС Московского округа от 12.03.2012 N А40-35658/10-4-154, от 18.11.2010 N КА-А40/14213-10 по делу N А40-169073/09-115-1272, от 29.02.2008 N А40-10124/07-141-55, ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2007 N А56-7098/2007, ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.06.2007 N А33-6072/2006-Ф02-3596/2007).

В письме Минфина России от 26.10.2023 N 03-03-06/1/102094 отмечается, что в части возможности обложения налогом на доходы физических лиц доходов в виде обучения работников ст. 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ. При этом регулятор отмечает, что оплата организацией за налогоплательщика товаров (работ, услуг) или имущественных прав не в интересах этого лица не признается доходом, полученным этим налогоплательщиком в натуральной форме.

В Постановлении ФАС Московского округа от 27.09.2013 по делу N А40-5827/13-115-13 высказывается позиция, что факт участия работников общества в бизнес-тренингах за счет своего работодателя не свидетельствует о получении доходов в натуральной форме или об обучении в интересах этих работников в том смысле, который следует из содержания ст. 211 НК РФ.

Также следует отметить, что обязанность по удержанию у участников выездного тренинга НДФЛ в отношении суммы расходов на организацию корпоративного мероприятия возникает у работодателя лишь в том случае, если расходы распределены по каждому из работников в первичных документах, то есть если можно определить сумму дохода, полученного каждым из них. Такого мнения придерживаются и представители финансового ведомства, и судьи (смотрите письма Минфина России от 15.04.2008 N 03-04-06-01/86, УФНС РФ по г. Москве от 14.07.2008 N 28-11/066968, п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999, постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.02.2008 N А56-30516/2006). Смотрите также письмо Минфина России от 03.08.2018 N 03-04-06/55047.

При этом в письмах Минфина указывается, что при проведении корпоративных мероприятий организация должна принимать все меры по оценке и учету дохода работников.

В п. 5 Обзора, подготовленного Президиумом ВС РФ, от 21.10.2015, сформулирован четкий вывод: полученная в натуральной форме выгода подлежит налогообложению, если она не носит обезличенного характера и может быть определена в отношении каждого из граждан, являющихся плательщиками НДФЛ. При отсутствии объективной и практически достижимой возможности разделения дохода между гражданами налоговый агент не может быть привлечен к предусмотренной ст. 123 НК РФ ответственности.

Следовательно, доходы, полученные сотрудниками организации в виде проведения для них корпоративного мероприятия, не облагаются НДФЛ только в том случае, если персонифицировать их невозможно, поскольку НК РФ не предусматривает возможности определения налоговой базы по НДФЛ расчетным путем. В случае персонификации такого дохода возникает объект обложения НДФЛ.

Б. В отношении физических лиц, не являющихся работниками организации, оснований для применения положений п. 1 ст. 217 НК РФ к доходам, полученным физическими лицами в виде стоимости приобретенных для них авиабилетов (иных выплат в их пользу) не имеется.

Отвечая на схожий вопрос (по поводу оплаты организацией за физических лиц - покупателей ее продукции расходов, связанных с участием в семинарах и иных мероприятиях в РФ и за ее пределами) Минфин России отметил, что оплата за физических лиц, участвующих в различных мероприятиях, проводимых организацией, стоимости проезда к месту проведения мероприятий и проживания в месте их проведения является их доходом, полученным в натуральной форме (письмо Минфина России от 24.12.2014 N 03-04-06/66786). Суммы такой оплаты, производимой организацией, включаются в налоговую базу указанных физических лиц. Похожие выводы содержатся в письмах Минфина России от 24.09.2015 N 03-03-06/1/54684, от 15.09.2014 N 03-04-06/46030, N 03-04-06/46035.

В отношении приглашенных лиц (не работников), по которым организация может однозначно определить сумму полученного ими дохода, но в отсутствие возможности удержать НДФЛ. Согласно п. 5 ст. 226 НК РФ при невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан в срок не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета (см. также письмо ФНС России от 22.04.2022 N БС-19-11/91@).

3. Страховые взносы

А. В части обложения страховыми взносами расходов организации по проведению выездного мероприятия для сотрудников организации по сплочению коллектива (по оплате стоимости аренды помещения для проведения обучения (тренинга) и деловых игр (тимбилдинга), стоимости услуг проживания, стоимости билетов для сотрудников) Минфин России в письме от 26.10.2023 N 03-03-06/1/102094 сообщает, что подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ), в частности, в рамках трудовых отношений.

В соответствии с положениями п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами в соответствии со ст. 422 НК РФ.

Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Как уже было отмечено выше, ст. 166 ТК РФ определено, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В рассматриваемой ситуации работники организации выезжают в другую местность не в командировку для выполнения служебного поручения, а для участия на выездном мероприятии по сплочению коллектива (тренинг и деловые игры).

Таким образом, расходы организации по оплате стоимости билетов для работников, выезжающих для участия в тренинге и деловых играх на выездном мероприятии, облагаются страховыми взносами как выплаты в рамках трудовых отношений, если такой выезд не является служебной командировкой. Принятие иной позиции налогоплательщика, по нашему мнению, может привести к налоговым спорам.

Вместе с тем при проведении корпоративных мероприятий между физлицами и организаций не возникает отношений, перечисленных в п. 1 ст. 420 НК РФ, так как обязанность их проведения обычно не закрепляется ни трудовыми, ни коллективным договорами. Кроме того, как и в случае с НДФЛ, сложно персонифицировать доходы. Поэтому оплата таких мероприятий не включается в базу для обложения страховыми взносами (смотрите также письмо от 26.10.2023 N 03-03-06/1/102094).

Б. Оплата плательщиком страховых взносов проезда и участия в корпоративном мероприятии физических лиц, с которыми не заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, не приводит к возникновению объекта для начисления страховых взносов.

В заключение отметим, что данный ответ выражает наше экспертное мнение и не препятствует руководствоваться нормами законодательства РФ в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном ответе.

В связи с тем, что вопрос признания в расходах затрат на проведение выездных корпоративных мероприятий, а также обложения таких затрат НДФЛ и страховыми взносами регулярно становится предметом спора с проверяющими органами для исключения сомнений и рисков напоминаем о праве налогоплательщика на обращение за письменными разъяснениями (информацией) в Минфин России или территориальный налоговый орган (подп. 1, 2 п. 1 ст. 21, подп. 4 п. 1 ст. 32, п. 1 ст. 34.2, подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Спасибо за такой развернутый ответ!

Получается выводы такие, что если по реалиям это более развлекательное мероприятие, организованное HRами компании для сплочения коллектива, то ни к расходам компании принять нельзя, да еще и НДФЛ и страх.взносы за сотрудников и ИП и самозанятых нужно оплатить и сдать отчетность. По ИП и самозанятым НДФЛ как неудержанный подать, т.е. у них расход личный.

Компании нужно оформить это развлекательное мероприятие как повышение квалификации и отправить всех в целевую командировку на тренинг. И то что не будет в этой командировке обучающей организации с лицензией ничего страшного?

ИП и самозанятые даже в этом варианте оформления поездки все равно выходят на необходимость уплаты НДФЛ и страх.взносов?

1. Компании нужно оформить это развлекательное мероприятие как повышение квалификации и отправить всех в целевую командировку на тренинг. И то что не будет в этой командировке обучающей организации с лицензией ничего страшного?

- Все верно. Если ИП, самозанятый или ООО читает лекции, проводит семинары, которые содержат элемент обучения, непосредственно, и не осуществляет реализацию образовательных программ с выдачей документов о квалификации, получать лицензию на осуществление образовательной деятельности не обязательно)

2. ИП и самозанятые даже в этом варианте оформления поездки все равно выходят на необходимость уплаты НДФЛ и страх.взносов?

- Отправьте команду в командировку на трейнинг. Составьте план мероприятия по повышению квалификации сотрудников, самозанятых пригласите как преподавателей, но без выплаты вознаграждения, составите Акты и отчет о проведенном тренинге и т. д. В таком случае НДФЛ ни у кого не нужно будет удерживать и облагать страховыми взносами, да и налог на прибыль уменьшите без проблем.