Плановая проверка СФР

Приветствуем вас!

 Территориальный орган СФР, как правило, проводит выездные проверки на основании разработанного им плана проверки (п. 3 ст. 26.14 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (ред. от 29.05.2024) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» - далее «Закон № 125-ФЗ»).

 К сожалению, ознакомиться с ним заранее нельзя, поскольку Фонд его не публикует. Сотрудники Фонда также не обязаны заранее сообщать о проведении у вас выездной проверки. По своему усмотрению они могут уведомить вас о проверке как за месяц или пару дней до ее проведения, так и непосредственно в первый день проверки, вручив вам соответствующее решение.

 Какого-то конкретного алгоритма действий, при выполнении которых у вас не выявят нарушений, нет. Однако вы можете принять ряд мер, которые позволят организовать проведение проверки в целом и, возможно, минимизировать негативные последствия проверки. Условно такие мероприятия можно разделить на две группы: организационные и документальные.

 После того как вы узнали о проведении выездной проверки, рекомендуется подготовить документы, которые у вас могут затребовать.

 Проверьте документы на ошибки (нарушение их формы, правил заполнения и иные недочеты). Если в каких-то документах они есть, то нужно внести исправления в максимально короткие сроки. Например:

 - в приказе о выплате премии отсутствует подпись должностного лица. Отдайте руководителю организации (ИП) или уполномоченному лицу на подписание;

- противоречия в трудовых договорах, в приказах и сданным вами сведениях в ЕФС-1 – откорректируете трудовые договоры, подпишите дополнительные соглашения к ним;

- отсутствует штатное расписание. Восстановите его.

 Для проверки и оценки всех документов целесообразно создать рабочую группу. При большом объеме документов вы можете обратиться в аудиторскую или юридическую фирму для предварительной проверки документов. Возможно, взгляд со стороны позволит заранее выявить максимальное количество ошибок. Дополнительно вы можете получить какие-то рекомендации от аудиторов (юристов), которые сможете применить в ходе выездной проверки СФР.

 Если в ходе проверки вы обнаружили, что допустили ошибку, которая повлекла неуплату страховых взносов на травматизм, то вам нужно подать уточненные сведения (п. 1.1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ).

Какие документы Фонд может запросить при выездной проверке взносов на травматизм

 Конкретный перечень документов, которые может запросить СФР во время выездной проверки взносов на травматизм, законом не установлен. Главное, чтобы они были связаны с предметом проверки и проверяемым периодом.

Проверяющие могут запросить (п. 2 ст. 26.14, п. 21 ст. 26.16 Закона № 125-ФЗ):

- документы, которые имеют отношение к выплатам работникам, например:

            ◦          штатное расписание;

            ◦          приказы о выплате зарплаты, материальной помощи и других вознаграждений;

            ◦          трудовые договоры, а также договоры гражданско-правового характера;

            ◦          положения о премировании, иных вознаграждениях и др.;

- первичные и сводные документы для того, чтобы выяснить, на все ли выплаты работникам начислены взносы на травматизм, например:

            ◦          расчетно-платежные ведомости;

            ◦          лицевые счета;

            ◦          табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

- документы, которые подтверждают право на пониженный тариф, например:

            ◦          списки работающих в организации инвалидов с указанием группы инвалидности;

            ◦          копии пенсионных удостоверений;

            ◦          удостоверения об установлении инвалидности;

- документы, которые обосновывают выплату страховщиком обеспечения по страхованию.

 С 2021 г. обеспечение по страхованию выплачивают не страхователи, а органы СФР (до 31.12.2022 включительно - ФСС РФ) на основании представляемых страхователем сведений и документов (п. 1 ст. 15 Закона № 125-ФЗ, п. 9 Положения об особенностях назначения и выплаты в 2021 году пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием);

- документы, которые подтверждают основной вид экономической деятельности, например:

            ◦          бухгалтерскую отчетность за предыдущий год;

            ◦          документы, подтверждающие фактическое осуществление заявленного вида деятельности;

- документы, которые подтверждают право на скидку к страховому тарифу, например:

            ◦          документы, подтверждающие основной вид деятельности;

            ◦          материалы специальной оценки условий труда;

            ◦          баланс за прошлый год;

- документы для обоснования финансирования предупредительных мер по сокращению несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, например:

            ◦          документы, подтверждающие расходы на медосмотры работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами;

            ◦          документы, подтверждающие расходы на санаторно-курортное лечение вышеуказанных категорий работников;

            ◦          перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, который разработан по итогам спецоценки условий труда;

            ◦          соглашения по охране труда.

В Законе № 125-ФЗ не говорится о том, за какой именно период могут быть затребованы документы. Фонд может истребовать документы независимо от даты их составления, если они связаны с предметом проверки и относятся к периоду, который она охватывает.

 Проверяемый период не может превышать 3 календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки (п. п. 7, 20, 25 ст. 26.16 Закона № 125-ФЗ).

 Таким образом, если документы, которые запрашивает Фонд, составлены до проверяемого периода, но имеют отношение к нему, вы не можете отказать в их предоставлении, ссылаясь только на дату их составления.

 Обжалования

Решения и действия, штрафы СФР можно обжаловать в вышестоящих органах СФР, но там низкая вероятность отмены, также можно обжаловать в суд (досудебного порядка нет), но сейчас существенно выросли государственные пошлины.

Здравствуйте. Вопрос был по 167-ФЗ, Пенсионный фонд проверяет правомерность применения РКС.

СФР будет руководствоваться п. 1 ст. 13 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ (ред. от 25.12.2023) «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» м постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 № 11п «Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования».

Территориальный орган СФР проверяет индивидуальные сведения, сведения о трудовой деятельности и вносит их на индивидуальные лицевые счета застрахованных (зарегистрированных) лиц (п. 36 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н).

Исходя из этого СФР может проверить фактическое соответствие кода в ЕФС-1 выполняемой трудовой функции по ранее представленным от страхователя индивидуальным сведениям персонифицированного учета, содержащимся на индивидуальном лицевом счете работника в СФР.

СФР имеет право проводить у страхователей проверки документов, связанных с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения, представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, требовать и получать у страхователей необходимые документы, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе указанных проверок (п. 1 ст. 13 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

 При проведении документальных проверок, проанализировав информацию, содержащуюся в личной карточке работника (форма № Т-2), и сопоставив ее с данными, указанными в индивидуальных сведениях, органы СФР могут запросить документы, в том числе подтверждающие факт работы (п. 21 Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденных Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п).

Страхователь при получении запроса от СФР должен представить документы, подтверждающие факт работы работника и выполнение им указанной трудовой функции.

Это могут быть штатное расписание (форма № Т-3), приказ о приеме работника (форма № Т-1), табель учета рабочего времени (форма № Т-12), трудовой договор и другие документы.

 Основные вопросы, подлежащие проверке и описанию в акте:

- своевременность и полнота представления расчетов и индивидуальных сведений в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов;

- правильность определения плательщиком страховых взносов объекта обложения страховыми взносами и базы для их начисления;

- правильность определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам;

- правильность начисления и уплаты (перечисления) страховых взносов.

Выездная проверка проводится не чаще чем один раз в 3 года и не может продолжаться более 2 месяцев.

СФР каким образом может и должен запрашивать документы?

Инспектор ссылается на 167 ФЗ и утверждает что конкретные документы они не обязаны перечислять, "мы просто приедем и посмотрим всё" было мне сказано.

Запрос документов может быть по ТКС или направлен по почте, порядок такой как у ФНС. Сроки ответа на запрос документов – 10 дней.

При выездной проверке они приезжают к вам в офис, там проводится проверка, у вас должно быть помещения и все условия для их работы, нужно проинструктировать персонал, даже провести инструктаж персонала.

Лучше назначить одного ответственного, через которого будет взаимодействие, смотреть они могут бухгалтерские и налоговые документы, первачку, учетные регистры, отчетность.

Как правило вылиняют и оборудовать помещение, где сотрудники Фонда будут проводить свою проверку. Рекомендуется предоставить проверяющим отдельный кабинет. Никаких требований к оборудованию такого помещения нет. Предоставлять или нет что-либо проверяющим - решать вам. Однако если в кабинете не будет даже минимальных удобств, то это может привести к проблемам. По нашему мнению, целесообразно в таком помещении поставить:

- внутренний телефон с указанием номера ответственного сотрудника, через которого будет осуществляться оперативная связь;

- канцтовары;

- чайник и (или) питьевую воду;

- чай, кофе.

Давать доступ к техническому оборудованию (в частности, компьютер или копировальный аппарат) вы не обязаны. Рекомендуем самим распечатывать и (или) копировать документы, которые потребуют проверяющие.

утверждает что конкретные документы они не обязаны перечислять, "мы просто приедем и посмотрим всё"

Да, не обязаны, они вообще ничего не обязаны. Относительно "просто", это вас успокаивают, не теряйте бдительности и проверяйте все документы по начислению страовых взносов.