Подарки и презенты сотрудникам и сторонним контрагентам по случаю праздников и признания их заслуг, а также поддерживающий бонус сотрудникам
Описание ситуации: у компании возникают необходимости поздравлять партнеров компании и представителей сторонних контрагентов, оказывающих положительное влияние на развитие компании. Обычно это цветы, книги, тематические наборы и прочее к праздничным датам или по случаю значимой ситуации. Также компания организовывает поддержку своих сотрудников в период их болезни, по случаю праздничной даты или иной жизненной ситуации символическим вниманием в виде цветов, продуктовой корзины, тематических наборов.
Вопросы:
Как верно оформить выдачу денег под отчет ответственным сотрудникам за организацию поздравлений партнеров и сотрудников, чтобы можно было эти расходы учесть в налоговом учете компании (какие документы/приказы издать и на какие цели выдавать)?
Какими документами закрывать авансовый отчет по подотчетным суммам?
Как верно дарить подарки партнерам, представителям контрагентов и сотрудникам, чтобы эти подарки не считались натуральным доходом конкретного физ.лица и не требовалось компании сдавать за этих физ.лиц отчетность в налоговую и фонды, исчислять и удерживать НДФЛ и страховые взносы?
Эта и еще 8 051 консультация от экспертов на различные темы доступны по подписке
Подключите сервис Клерк.Консультации и получите решение всех ваших рабочих задач от лучших экспертов-практиков страны:
Здравствуйте.
Напрямую, какими бы документами вы не оформляли подарки партнерам или собственным сотрудникам, н/о по прибыли уменьшить не удастся, так же у сотрудников возникает НДФЛ и страховые взносы.
Вам необходимо договариваться с соответствующими организациями, что бы они с вами заключали договора на оказание ниже перечисленных рекламных услуг, но за место услуг, указываемых в Договорах, Актах, УПД, ТОРГ-12 вам бы фактически передавали, приобретенные по вашему заказу подарки.
В силу п. 4 ст. 264 НК РФ расходы на рекламу, признаваемые организацией, делятся на ненормируемые и нормируемые.
Список ненормируемых рекламных расходов является закрытым. Данные расходы признаются налогоплательщиком в размере фактических затрат. К таким расходам относятся:
1. Распространение рекламы через СМИ (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;
2. Размещение световой и иной наружной рекламы, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;
3. Участие в выставках, ярмарках, экспозициях, оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов;
4. Изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации. Сюда же относятся затраты на буклеты, лифлеты, флаерсы и т.п. (см. письма Минфина России от 21.05.2010 N 03-03-06/2/93, от 06.12.2006 N 03-03-04/2/254, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 N А43-1729/2004-32-152);
Нормируемые затраты на рекламу для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ. Это расходы на:
- приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей таких призов во время проведения массовых рекламных кампаний (см. также письмо Минфина России от 13.05.2016 N 03-04-06/27433);
- иные виды рекламы, не указанные в предыдущих пунктах
НДФЛ и страховые взносы возникают на подарки стоимостью более 4000 руб и требуют заключение с физ.лицом договора дарения. А если подарки стоимостью меньше 4000 руб и у нас в большинстве случаев нет полных перс.данных по физ.лицам, которым дарятся подарки, то в этом случае мы можем передать ответственному сотруднику некую сумму под.отчет и потом принять от него чеки к авансовому отчету по расходам на приобретение цветов, тематических наборов и пр.? В этом случае на каждое физ.лицо, получившее, к примеру, чайный набор, шоколадку или букет цветов нам не требуется исчислять и удерживать НДФЛ/страх.взносы и показывать их в отчетности?
То что эти суммы расхода в налог на прибыль не примутся - это понятно из предыдущего Вашего пояснения.
Здравствуйте.
Подарки своим сотрудникам
Налог на прибыль
Расходы на приобретение подарков сотрудникам (и членам их семей) не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (см. письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/386)
НДС
Передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается объектом налогообложения НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 16.12.2021 N 03-07-11/102497).
Согласно п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров признается передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами) права собственности на товары, а в случаях, предусмотренных НК РФ, передача права собственности на товары на безвозмездной основе.
Налоговая база по НДС в этом случае в соответствии с п. 2 ст. 154 НК РФ определяется как стоимость этих товаров, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, предусмотренном ст. 105.3 НК РФ, без включения в них НДС. См. также письма Минфина России от 30.11.2016 N 03-07-11/70848, от 22.01.2009 N 03-07-11/16.
При этом суммы НДС, предъявленного продавцами подарков при их приобретении, организация вправе принять к вычету согласно п. 2 ст. 171 НК РФ на основании счета-фактуры продавца, поскольку они используются для осуществления операций, признаваемых объектами обложения НДС (письма Минфина России от 10.04.2006 N 03-04-11/64, от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653).
НДФЛ
В соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей, не превышающая 4000 рублей за налоговый период, не подлежит обложению НДФЛ.
То есть организация обязана исчислить НДФЛ только со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. за год (на каждого одаряемого) (см. также письмо Минфина России от 01.03.2022 N 03-04-05/14528)
Страховые взносы
Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в пунктах 4 - 7 ст. 420 НК РФ.
Так, не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права) (п. 4 ст. 420 НК РФ).
Таким образом, если подарок передается работнику по договору дарения, заключенному в письменной форме, то независимо от стоимости подарка объекта обложения страховыми взносами не возникает, поскольку его вручение происходит не по основаниям, перечисленным в п. 1 ст. 420 НК РФ, а по договору, предусматривающему переход права собственности или иных вещных прав на имущество. См. также письма Минфина России от 15.02.2021 N 03-15-06/10032, от 21.03.2017 N 03-15-06/16239, от 20.01.2017 N 03-15-06/2437. В случае отсутствия договора дарения в письменной форме стоимость подарков подлежит обложению страховыми взносами (см. письмо Минфина России от 15.10.2021 N 03-01-10/83519).
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний
база для начисления страховых взносов определяется как сумма вышеуказанных выплат и иных вознаграждений, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ.
Стоимость подарков, полученных работниками от своих работодателей, в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ не поименована. По мнению Минтруда России, если подарки работникам вручаются за их достижения в труде (в качестве поощрения за труд), то они облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ в общеустановленном порядке как вознаграждения, производимые организацией физическим лицам в связи с наличием с ними трудовых отношений. В свою очередь, стоимость подарков, не являющихся стимулирующими выплатами и переданных на основании договора дарения, не включается в базу для начисления страховых взносов (см. письмо от 24.10.2023 N 17-4/ООГ-818)
Подарки сотрудникам партнера
Налог на прибыль
Согласно п. 16 ст. 270 НК при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы в виде безвозмездно переданных товаров, работ, услуг, имущественных прав и расходы, связанные с такой передачей.
НДС
при передаче подарка представителю контрагента следует начислить НДС с учетом п. 2 ст. 154 *(2), п. 1 ст. 166, п. 1 ст. 167 НК РФ. Смотрите также письмо Минфина России от 15.02.2013 N 03-07-09/4136.
Суммы НДС, предъявленного при покупке подарка, организация вправе принять к вычету согласно п. 2 ст. 171 НК РФ (письма Минфина России от 19.10.2010 N 03-03-06/1/653, от 10.04.2006 N 03-04-11/64)
НДФЛ
Представители финансового ведомства разъясняют, что подарок, полученный представителем сторонней организации, признается доходом, подлежащим обложением НДФЛ. При этом организация, от которой физические лица получают такие доходы, признается налоговым агентом в отношении указанных доходов и обязана исполнять обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. 226 НК РФ (письма Минфина России от 05.04.2011 N 03-04-06/6-75, от 16.03.2009 N 03-04-06-01/62).
При этом п. 28 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения доходов налогоплательщиков в виде подарков, полученных от организаций, стоимость которых не превышает 4000 рублей за налоговый период.
смотрите также письма Минфина России от 07.09.2012 N 03-04-06/6-274, от 02.07.2012 N 03-04-05/9-809, от 04.04.2011 N 03-03-06/1/207, от 17.09.2009 N 03-04-06-01/240).
В этом случае организация признается налоговым агентом по НДФЛ (п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Учитывая, что в данной ситуации доход получает лицо, не являющееся сотрудником организации, у налогового агента отсутствует возможность удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ. Поэтому в силу п. 5 ст. 226 НК РФ налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (смотрите также письмо ФНС России от 11.03.2016 N БС-4-11/3989@).
Обратите внимание, что если подарок передается непосредственно организации, а не физическому лицу, то объект обложения НДФЛ не возникает даже в том случае, если подарок передается конкретному физическому лицу - представителю одаряемой организации. Полагаем, что подтверждением того, что подарок передается организации, а не физическому лицу, может быть, например, договор дарения, акт приема-передачи, доверенность на получение подарка от имени организации-получателя или иной документ, подтверждающий, что подарок сделан организации, а не физическому лицу.
Спасибо!