Запрос участника
Участник общества запросил копии документов общества через доверенное лицо (адвокатскую компанию).
Каким образом в этом случае организация должна оформить счет за копирование документов адвокатской компании? Что должно быть указано в назначении в счете?
Как эта сумма отражается в бухгалтерском и налоговом учете, облагается ли сумма НДС, налогом на прибыль?
Эта и еще 8 026 консультаций от экспертов на различные темы доступны по подписке
Подключите сервис Клерк.Консультации и получите решение всех ваших рабочих задач от лучших экспертов-практиков страны:
Приветствуем вас, Елена!
Если это запрос в рамках ст. 6.1 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ (ред. от 22.04.2024) "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации", т.е. если это адвокатский запрос, то ответ должен предоставляться бесплатно.
В случае если вы имете дело именно с запросом участника ООО, ситуация иная. Сразу оговоримся, что этот запрос может быть сделан как самим участником ООО, так его представителями, их статус должен подверждаться доверенностью.
Учет всех видов расчетов с участниками ведется на счете 75 "Расчеты с учредителями" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Считаем, что организация может использовать данный счет и при расчетах с участниками по операциям, связанным с изготовлением копий документов.
При получении обществом от участников платы за изготовление копий происходит увеличение его экономических выгод, приводящее к увеличению капитала этого общества. То есть сумма платы за предоставление копий документов рассматривается как доход общества (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н, п. 7.5 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997).
Предоставление участникам копий документов для организации не является предпринимательской деятельностью, направленной на систематическое получение прибыли (абз. 3 п. 1 ст. 2 ГК РФ). Полученная за предоставление копий плата является всего лишь возмещением затрат на изготовление копий (п. 4 ст. 50 Федерального закона № 14-ФЗ). Следовательно, взимаемая организацией плата за предоставление копий документов, на наш взгляд, не может рассматриваться как доход от выполнения работ, оказания услуг, т.е. как доход от обычных видов деятельности, а должна включаться в состав прочих доходов (абз. 5, 6 п. 4, п. п. 7, 10.6 ПБУ 9/99). Такие доходы признаются на даты передачи копий документов участникам (абз. 6 п. 16 ПБУ 9/99). При этом производятся записи по дебету счета 75 и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы".
Соответственно, затраты, понесенные в связи с предоставлением участникам копий документов, возмещаемые путем внесения платы за предоставление копий, не являются расходами по обычным видам деятельности и должны признаваться прочими расходами (абз. 5 п. 4, п. 11 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором выполняются условия их признания (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99). При этом производятся записи по дебету счета 91, субсчет 91-2 "Прочие расходы", и кредиту счетов 10 "Материалы", 02 "Амортизация основных средств" и др.
В рассматриваемой ситуации расходы по изготовлению копий осуществляются и признаются в том же периоде, в котором признается доход в виде платы за предоставление копий (если в учестной политике взят за основу кассовый метод признания затрат или УСН).
Отметим, что в отчете о прибылях и убытках прочий расход в виде затрат на изготовление копий может не показываться развернуто по отношению к признанному прочему доходу в виде суммы полученной платы (п. 18.2 ПБУ 9/99, п. 21.2 ПБУ 10/99). В этом случае в отчете о прибылях и убытках равные суммы расходов на изготовление копий и полученной в их возмещение платы отражения не найдут.
Налогоообложение
В целях налогообложения реализацией услуг признается возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу (п. 1 ст. 39 Налогового кодекса РФ). При этом услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ).
Под реализацией работ понимается возмездное выполнение работ одним лицом для другого лица (п. 1 ст. 39 НК РФ). При этом работой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц (п. 4 ст. 38 НК РФ).
Из приведенных определений не следует четкого вывода, признается ли предоставление участникам за плату копий документов по их требованиям реализацией работ (услуг). Так, за предоставление документов взимается плата, т.е. присутствует такой признак реализации работ (услуг), как возмездность. В то же время полученная за предоставление копий плата является всего лишь возмещением затрат на изготовление копий.
В связи с изложенным организация вправе самостоятельно определить, как она будет в целях налогообложения признавать плату, полученную от участников за предоставление копий, - как реализацию работ (услуг) или как полученное возмещение понесенных затрат .
Если предоставление участникам копий документов для целей налогообложения рассматривается как выполнение работ (оказание услуг) на возмездной основе, то полученная от этих лиц плата включается в состав доходов от реализации (п. 1 ст. 249 НК РФ). Такие доходы признаются на дату получения обществом денежных средств (если у вас кассовый метод).
Если же взимание платы за копирование рассматривается в качестве возмещения понесенных затрат, то эта плата включается в состав внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ).
Если предоставление участникам копий документов рассматривается как оказание услуг, то стоимость бумаги и иных расходных материалов, использованных для копирования, может быть включена в состав расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ как материальные расходы.
Такая же ситуация с НДС, если это считать реализацией, то соотвественно вы долдны будете начислить НДС и можете, конечно принимать к вычету НДС, уплаченный за бумагу и иные затраты.
Указанные расходы являются обоснованными (экономически оправданными) и признаются при условии их документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В случае если организация не рассматривает доход в виде платы за предоставление копий в качестве дохода от реализации услуг, а относит этот доход к внереализационным доходам, оснований для признания в целях налогообложения расходов, связанных с изготовлением копий, на наш взгляд, у нее не возникает.
Считаем, что данные затраты не могут быть отнесены к материальным расходам, предусмотренным в пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (как затраты на приобретение материалов, используемых на другие производственные и хозяйственные нужды), поскольку операции по предоставлению копий документов участникам не связаны с текущей производственной и хозяйственной деятельностью организации.
Таким образом, учесть расходы на предоставление участникам копий документов при расчете налога на прибыль, возможно только в случае, когда плата за указанное предоставление признается в качестве дохода от реализации услуг.