Вопрос: В целях оптимизации расходов Общество арендует у физических лиц жилые помещения (квартиры) в населенных пунктах, в которые регулярно направляет своих работников в командировки. Данные квартиры используются для проживания работников Общества в период их служебной командировки.
Проведенный Обществом анализ стоимости рынка гостиничных услуг и стоимости найма жилого помещения в частном секторе показал, что в случае проживания командируемых работников в гостиницах, а не в арендуемых квартирах расходы Общества на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за весь период срока действия договора аренды квартиры.
Таким образом, расходы Общества на аренду квартир экономически оправданны, обоснованны и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).
По условиям договора аренды арендные платежи за пользование квартирой уплачиваются арендодателю независимо от факта проживания в квартире работников Общества. В течение срока действия аренды имеются периоды, во время которых в указанных квартирах никто не проживает.
1. Правомерно ли отнесение расходов в виде суммы арендной платы, уплачиваемой Арендодателю по договору аренды квартиры, к расходам, учитываемым в целях налогообложения (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
2. В какой части правомерно учитывать вышеуказанные расходы в целях налогообложения, то есть всю сумму арендной платы, предусмотренную договором, либо только за тот период, в течение которого квартира фактически использовалась для проживания в ней командированных работников, подтвержденных соответствующими документами?
3. Какие документы являются документальным подтверждением затрат по арендной плате?
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел ваше письмо и по вопросу, относящемуся к своей компетенции, сообщает следующее.
Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов, как затраты на наем жилого помещения.
Таким образом, расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
При этом согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Учитывая изложенное, указанные расходы учитываются в той части, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников. Такими документами являются командировочное удостоверение, проездные документы и др.
Расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.
Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин