Новости

Как быть в ситуации, если поставщик предлагает забирать из личного кабинета документы (акты), подписанные им квалифицированной электронной подписью. 

Будет ли данный документ, не подписанный второй стороной электронной подписью, принят налоговой инспекцией в качестве доказательства произведенных расходов?

На вопрос отвечает Александр Валеев, аналитик Synerdocs:

Да, просто распечатать электронный документ и подписать со своей стороны рукописной подписью вы не можете.

Распечатав документ, вы создаете дубликат первичного электронного документа. Таким образом, появится два оригинала (два подтверждения одной хозяйственной операции) – один в электронном виде, другой на бумаге — это является нарушением ст.9 п.1 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом ни один из них не будет содержать подписей всех сторон, а ФНС такие акты не примет ни у вас, ни у вашего поставщика.

Возможно два варианта дальнейших действий:

1. Распечатать документ из личного кабинета, подписать и отправить поставщику в 2-х экземплярах для подписания в бумаге.

2. Более прогрессивный вариант – вам и вашему поставщику подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО) и обмениваться актами в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

 

Прочесть полный ответ эксперта можно здесь.

5 июня в 11:00 мск пройдет второй бесплатный онлайн-семинар «Ритейл в плюсе: 5 новых кейсов в пользу ЭДО».

Вопросов от участников-бухгалтеров уже много. Но хотелось бы еще больше.

Итак, что бы вы спросили о переводе компании на электронный документооборот с контрагентами?

Если у вас есть вопросы к экспертам, регистрируйтесь и задавайте их здесь.

Вы знаете, что документы в суд можно предоставить в электронном виде? Если все делать по инструкции, то это не так сложно, как может показаться.

Итак:

1. Подготовьте документы и авторизуйтесь в системе «Мой арбитр» с помощью учетной записи ЕСИА.

2. Заполните специальную форму, которая предусматривает внесение следующей информации:

  • номер дела (если производство по делу возбуждено);
  • информация о заявителе, об участниках судебного процесса;
  • номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и другие требуемые сведения;
  • информация об адресате обращения (то есть о суде, в который направляется обращение);
  • вид обращения в суд (указываются его реквизиты и загружаются файлы подаваемых документов).
3. Не забудьте проверить, пришло ли уведомление в информационной системе. Оно будет содержать дату и время поступления документов. Также вы можете узнать о статусе документа в Личном кабинете системы «Мой арбитр».

4. После получения документов работник суда проверяет их на соответствие требованиям законодательства. Документы должны быть:

  • адресованы именно получившему их суду;
  • доступны для прочтения;
  • оформлены в соответствии с утвержденным порядком подачи документов (рассмотрен выше), включая соблюдение требований к электронной подписи.
При успешном результате вы получите уведомление о том, что суд получил документы. В противном случае вам сообщат, что они не могут быть признаны поступившими в суд и укажут причины.

Изучить полную инструкцию по подаче электронных документов в суд можно здесь.

Если контрагент использует другой сервис ЭДО, то обмен с ним электронными документами будет осуществляться через роуминг. При этом если роуминг между операторами еще не налажен, то для его организации потребуется инициатива самих пользователей.

Об этом рассказывает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

«Сама технология роуминга масштабируема, но соглашения о стоимости и уровне обслуживания между операторами могут существенно отличаться. То есть для организации роуминга с каждым дополнительным оператором потребуется дополнительное время», - предупреждает эксперт.

Разобраться с тем, как запустить роуминг между операторами ЭДО и сколько это стоит, поможет статья «Про роуминг электронных документов: строго по делу».

Компания, имеющая внушительный штат консультантов и торговых представителей во многих регионах, может полностью автоматизировать процесс организации их работы. Об этом рассказывают специалисты группы компанийTerraLink.

«Система может решать различные задачи по управлению экспертами, промоутерами, консультантами и продавцами, работающими распределенно в розничных сетях и предлагающими услуги своих компаний», - уточняют  эксперты.

В настоящее время компания TerraLink уже разработала такую автоматизированную систему для L’Oréal. Вместе с тем, подобная система может быть также эффективно использована банками, предприятиями алкогольной промышленности, табачной отрасли и других областей.

Подробней о том, как повысить эффективность работы "армии" консультантов и торговых представителей, читайте в статье «Как компания TerraLink помогла L’Oreal повысить эффективность работы».

Основной эффект от внедрения электронного документооборота достигается в процессах развития персонала, таких как подбор, обучение, оценка персонала и формирование кадрового резерва. Об этом рассказывают специалисты компании TerraLink.

«Компании, которые активно инвестируют в развитие и удержание сотрудников, активно применяют электронный документооборот в данных процессах», - отмечают эксперты.

Подробней о том, как объективно оценить необходимость внедрения системы ЭДО для кадровой документации и выбрать подходящую ИТ-платформу, читайте в статье «Какие компании нуждаются в использовании электронного документооборота в процессах управления персоналом?».

При внедрении электронного документооборота бухгалтеру следует обратить особое внимание на порядок обеспечения юридической силы электронных документов. При этом электронная подпись является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Об этом рассказывает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

Эксперт уточняет, что порядок обеспечения юридической силы зависит от того, является ли документ формализованным или нет.

«Документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно», - отмечает Павел Овчинников.

Разобраться с формами и форматами электронных документов, а также с нормативным регулированием их применения, поможет статья «Что надо знать бухгалтеру о переводе его документов в электронный вид».

Сервис ЭДО в «1С» позволяет обмениваться с контрагентами  юридически значимыми электронными документами прямо из программного комплекса «1С:Предприятие». Об этом читателям Клерк.Ру рассказал руководитель отдела технологий сервисов компании «1С» Альберт Салимов.

Эксперт напомнил, что электронный документооборот применяется, если контрагенты договорились об этом, а их технические средства совместимы.

«Встретить контрагента, который тоже работает в 1С, очень легко. Единственное, что надо – получить согласие. У нас эта возможность даже встроена в программу. Есть опция «пригласить контрагента»: одно нажатие – и у него появляется всплывающее окошко с приглашением. Как только согласие получено,  программа запоминает, что этому контрагенту можно выставлять электронные документы», - отмечает Альберт Салимов.

О деталях использования ЭДО в «1С» читайте в интервью «ЭДО да не то!».

Перед тем как внедрять обмен документами в электронном виде необходимо выбрать способ, как будет организован электронный документооборот. Об этом предупреждает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

Эксперт уточняет, что существует три основных способа организации работы с электронными документами, которые доступны всем, кто переходит на ЭДО: веб-клиент, организация с КИС и организация с СЭД.

«Основные пользователи веб-клиента – это небольшие компании, имеющие скромный исходящий трафик документов (20-30 документов в месяц, а то и меньше) и несложную внутреннюю инфраструктуру», - отмечает  Павел Овчинников.

О том, как правильно выбрать способ организации ЭДО, рассказывает статья «Как работать с электронными документами: веб-клиент или интеграционные решения».

Для подключения к электронному документообороту требуется только электронная подпись и регистрация в сервисе. Вместе с тем, сама процедура подключения вызывает у желающих внедрить ЭДО массу вопросов: что делать, как делать и в какой последовательности.

«Многие операторы считают свою работу выполненной в тот момент, когда вы проходите регистрацию, забывая, что переход на ЭДО на самом деле куда более глубокий процесс», - предупреждает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

Эксперт рекомендует обратить внимание на практический опыт оператора ЭДО, а также изучить его инструкцию по настройке рабочего места.

Подробней о том, как выбрать оператора ЭДО, подключиться к сервису и сколько это будет стоить, рассказывает статья «Как подключиться к оператору обмена документами».