Клерк.Ру

Подключение к ОФД: этапы, сложности, нюансы

С 1 января 2017 г. передавать фискальные данные о кассовых операциях в налоговую службу можно только через оператора фискальных данных (ОФД). Чтобы выполнить требования ФЗ-54 «О применении контрольно-кассовой техники», предприниматели и организации должны подключиться к ОФД и пройти ряд процедур.

Кто такой оператор фискальных данных

Оператор фискальных данных – это организация, которая собирает сведения с кассовых аппаратов нового образца, хранит их и передает в ФНС по защищенному каналу. ОФД является посредником между ККТ и налоговой службой. Передавать данные напрямую после вступления в силу нового закона невозможно, поэтому каждый владелец кассы обязан подключиться к одному из операторов и работать по новой схеме.

На официальном сайте налоговой службы размещен список ОФД, получивших разрешение ФНС на обработку фискальных данных. Все они сертифицированы, поэтому не имеет принципиального значения, с какой из организаций сотрудничать. С 1 февраля 2017 г. заключать договор с ОФД на оказание услуг необходимо при регистрации кассовой техники. В среднем это обходится в 3 000 руб. в год за одну единицу техники.

Если ИП зарегистрирован в 2018 г., он имеет право не расшифровывать чеки по новым правилам до 01.02.2021.

Что изменилось принципиально после появления ОФД?

С февраля 2017 года предприниматели и организации могут регистрировать кассовый аппарат без утомительных походов в налоговую. Теперь все действия, в том числе постановка аппарата на учет после покупки, осуществляются полностью в режиме онлайн, что удобно.

Новый закон отменил обязательное ежегодное освидетельствование (проверку исправности) кассового аппарата. Напомним, ранее владелец ККТ был обязан в начале года освидетельствовать кассу в налоговой и получить специальную голограмму с указанием года. Сегодня, чтобы привести оборудование в соответствие с ФЗ-54, достаточно заменить фискальный накопитель.

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, предъявлять аппарат больше не нужно

Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой службе можно онлайн, не предъявляя технику к осмотру

Зачем нужна электронная подпись

Чтобы подключиться к ОФД и пройти регистрацию кассы онлайн, необходима квалифицированная электронная подпись – КЭП. В ее основе – специальная шифровальная программа, одобренная ФСБ, и криптографический ключ. Получить программу можно в Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи. КЭП используется не только для отправки отчетов в ФНС, но и для работы с госуслугами или для электронных торгов.

Пройти процедуру можно и без КЭП. Для этого придется лично посещать налоговую службу, а договор с ОФД подписать через представителей организации. Без электронной подписи работать через интернет невозможно.

КЭП поставляется на защищенном носителе – сертифицированном по требованиям новых криптографических стандартов usb-токене «Рутокен». Носитель работает по принципу двухфакторной аутентификации. Чтобы воспользоваться электронной подписью, пользователь должен, во-первых, иметь в наличии токен, а во-вторых, знать уникальный пароль к нему.

Токены «Рутокен» сертифицированы ФСТЭК России

Сертифицированные токены в разы безопаснее, чем обычные, благодаря двухфакторной идентификации пользователя

Процедура подключения к ОФД включает такие шаги:

  1. Получение КЭП.
  2. Регистрация в личном кабинете ОФД.
  3. Подписание договора в режиме онлайн с помощью КЭП.
  4. Регистрация кассы в ФНС.
  5. Активация фискального накопителя в ККТ и получение регистрационной карточки.
  6. Ввод информации в личном кабинете ОФД (модель ККТ, заводской номер принтера и накопителя, регистрационный номер кассы).
  7. Соглашение с заявлением на подключение.
  8. Оплата услуг ОФД в течение 5–10 дней.

Как самостоятельно зарегистрировать кассу нового образца в налоговой службе

Если у вас еще нет личного кабинета налогоплательщика на сайте nalog.ru, его необходимо завести, используя КЭП. Затем алгоритм действий таков:

  1. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» необходимо «Зарегистрировать ККТ» (с помощью опции «Заполнить параметры заявления вручную»).
  2. В анкете вводят:
    • адрес и название объекта, где будет установлен кассовый аппарат;
    • модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя (должны входить в реестр ФНС);
    • назначение использования ККТ (выбрать из предложенного);
    • ОФД, с которым заключен договор.
  3. Заявление заверяется с помощью КЭП.
  4. В списке ККТ появится новый аппарат, напротив которого будет регистрационный номер для фискализации ККТ и активации фискального накопителя.
  5. Непосредственно в кассовом аппарате необходимо указать адрес и порт сервера ОФД (информация доступна на официальном сайте партнера) и регистрационный номер с сайта ФНС.
  6. Как только регистрация будет завершена, аппарат распечатает контрольный чек с «Отчетом о регистрации». После этого в личном кабинете на сайте ОФД появятся сведения о кассе.
  7. Данные из «Отчета о регистрации» необходимо перенести в личный кабинет на портале ФНС, нажав на регистрационный номер напротив ожидающей модели ККТ. Сделать это нужно не позже следующего рабочего дня после получения «Отчета».
  8. Касса перейдет в режим «Ожидается отчет о регистрации ФН».
  9. Вы получите карточку регистрации ККТ, а статус устройства изменится на «ККТ зарегистрирована».

Регистрационный номер ККТ остается неизменным в течение всего срока эксплуатации кассы

Присвоенный ФНС регистрационный номер больше не изменится во время использования онлайн-кассы

Как поставить на учет новый кассовый аппарат с помощью сервисного центра

Зарегистрировать аппарат и подключить к ОФД можно и с меньшими усилиями, если воспользоваться услугами сервисного центра. Компания-посредник возьмет на себя все – от выбора оборудования до запуска процесса печати чеков. Удобная услуга под ключ включает:

  • выпуск сертификата ЭП для ОФД;
  • постановку ККТ на учет в ФНС;
  • установку и настройку техники и ПО;
  • учетные сервисы и ПО для работы с товарооборотом и фискальными данными;
  • обучение работе с сервисами и ПО.

Процедуру постановки ККТ на учет и подключения к ОФД можно доверить сервисному центру

Сервисный центр выполнит все процедуры по регистрации новой ККТ и подключению к ОФД

Как зарегистрировать кассовый аппарат, который уже был в работе

В реестре ФНС перечислены кассовые аппараты, допущенные к модернизации. Прежде чем заново регистрировать технику, ее необходимо снять с учета и модернизировать до статуса «кассовый аппарат онлайн». Процесс включает такие этапы:

  • Снятие с учета в ФНС.
  • Доработка до новой модели – замена шильдика, паспорта, внутреннего ПО, а также при необходимости апгрейд составляющих и установка новых модулей.
  • Установка фискального накопителя.
  • Заключение договора с ОФД.
  • Постановка ККТ на учет.

Чтобы снять ККТ с учета, необходимо предварительно снять фискальные отчеты с итогами продаж. Пройти эту непростую процедуру лучше вместе с сервисным центром, который поможет соблюсти требования закона и предоставить в налоговую службу отчеты за все время эксплуатации аппарата.

Для постановки на учет работающей кассы ее необходимо модернизировать

Если нужно модернизировать работающую кассу, сначала ее снимают с учета в ФНС

Что изменилось в документации

Ранее для регистрации кассы необходимо было лично обращаться в налоговую службу. Теперь, когда поставить аппарат на учет можно дистанционно, изменились требования к документации. Заявителю достаточно предоставить паспорт ККТ, договор о техподдержке и заявление по установленной форме. Паспорт версии ККТ с дополнительным листом к нему теперь не нужны.

Если ККТ модернизирована, к пакету документов добавляют паспорт на фискальный накопитель. Паспорт версии по-прежнему не требуется.

Регистрация POS-системы аналогична постановке на учет кассового аппарата, но требует дополнительных шагов. Необходимо обновить программное обеспечение и модернизировать фискальный регистратор.

Несмотря на видимую сложность, процедура перехода на правомерное использование онлайн-касс вполне прозрачна. Сложности могут возникнуть на этапе получения КЭП, постановки ККТ на учет, настройки ПО. Избежать их поможет квалифицированная помощь сервисных центров, которые специализируются на вопросах автоматизации торговли в соответствии с ФЗ-54.