Если сотрудники вашей компании часто бывают в командировках, вы знаете, сколько ресурсов уходит на их организацию, оформление и учет. Ручное управление бизнес-процессом приносит массу неудобств всем его участникам, плюс к этому он становится непрозрачным для компании. Дублирование операций, постоянные ошибки в документации и риск её утери, плохо налаженная коммуникация – всё это съедает рабочее время сотрудников. А отсутствие должного контроля за их расходами и соблюдением внутренних политик и правил делает бизнес-процесс экономически невыгодным для компании.
Несмотря на то, что этот процесс является периферийным, в зависимости от масштаба бизнеса и объема поездок расходы на него могут достигать серьезных сумм. Именно поэтому сегодня все больше компаний стремятся автоматизировать управление командировками и авансовыми отчетами.
Отличным примером комплексного ИТ-решения является приложение Hamilton Apps. Оно позволяет:
- создавать и обрабатывать заявки на командировки и все типы авансовых отчетов онлайн со смартфона, планшета или ноутбука в любое время из любой локации;
- утверждать все документы в один клик и подписывать их электронной цифровой подписью;
- производить настройку под специфику и политики компании, включая многоязыковой интерфейс;
- всегда соблюдать действующие законодательные нормы и оперативно реагировать на их изменения;
- интегрироваться с любыми ERP и внутренними бизнес-системами компании.
Весь процесс – от заведения заявки на командировку, включая бронирование опций по ней, до авансового отчета – происходит в одном приложении, где все участники работают онлайн, причем большая часть их действий уже автоматизирована.
Например, почти все поля в заявке или отчете уже заполнены за сотрудника, что позволяет исключить постоянные ошибки. Все подтверждающие документы можно мгновенно прикреплять к отчету в виде фотографий, и далее они будут храниться в электронном архиве, что исключает их утерю и дает возможность в любое время к ним вернуться. Все нормативные печатные документы формируются и заполняются автоматически.
В приложение уже «зашиты» политики и правила компании, контроли лимитов и бухгалтерские стандарты. Бухгалтерские проводки по расходам и расчету дополнительного дохода сотрудников также формируются в автоматическом режиме. Руководителю остается в один клик подтвердить документ и, не выходя из приложения, подписать его электронной подписью.
Такой подход делает бизнес-процесс максимально простым, быстрым и прозрачным для всех его участников, что в итоге позволяет экономить компании до 40% расходов и до 50% времени.