Чек-лист для работы с онлайн-кассой
Итак, вы решили вести свой собственный бизнес, зарегистрировали ООО или ИП, подготовили торговую точку или офис услуг. На очереди — подготовка к расчётам с клиентами.
Федеральный закон №54-ФЗ требует от предпринимателей и организаций при расчётах применять контрольно-кассовую технику. Осталось разобраться, какие именно действия от вас требуются, чтобы не нарушить закон.
Шаг 1. Выясняем, кто в 2020 году обязан применять ККТ
В 2020 году применять онлайн-кассу должны почти все ИП и предприятия. Исключение в виде отсрочки до 1 июля 2021 года сделали для предпринимателей, которые:
не имеют штата наёмных работников,
оказывают услуги или продают товары собственного производства.
Как только ИП примет на работу хотя бы одного сотрудника или начнет продавать товары других производителей, ему придется установить кассу.
Также следует отметить льготу для предпринимателей и предприятий, работающих в труднодоступных и отдалённых от сетей связи местностях. Для этой категории бизнесменов предусмотрена возможность заниматься предпринимательской деятельностью без применения онлай-кассы. В каждом субъекте РФ свой перечень таких местностей.
Шаг 2. Разбираемся в терминах
Работа с онлайн-кассой также требует понимания базовых терминов и сокращений, которые используются в сфере контрольно-кассовой техники.
Онлайн-касса (ККТ) — кассовый аппарат нового типа, оснащённый фискальным накопителем. Принцип работы у ККТ такой:
после расчёта с покупателем касса сохраняет сведения о совершённой сделке в фискальном накопителе (ФН);
ФН передаёт данные о расчёте, подписанные фискальным признаком, оператору фискальных данных (ОФД);
сервер ОФД создаёт ответный фискальный признак, отправляет его онлайн-кассе, затем передаёт сведения в налоговый орган;
формируется кассовый чек, после чего покупатель получает его в бумажном или электронном виде.
Вся процедура занимает несколько секунд.
ОФД — оператор фискальных данных. Это организация, которая принимает, обрабатывает, хранит и передает в налоговую службу фискальные данные. Для работы ОФД обязан иметь лицензию от ФСТЭК и Роскомнадзора, поскольку несёт ответственность за сохранность и конфиденциальность сведений.
КЭП — квалифицированная электронная подпись. КЭП состоит из зашифрованных данных и применяется для подтверждения документов, а также для регистрации ККТ и подписания договора с ОФД.
Фискальный накопитель хранит и передает фискальные данные в зашифрованном виде. Это устройство обеспечивает не только сохранность сведений — владелец кассы также не может никаким образом внести в них изменения, не повредив при этом ФН.
Шаг 3. Получаем квалифицированную электронную подпись
Помимо регистрации онлайн-кассы и заключения договора с оператором фискальных данных, электронная подпись нужна для ЭДО. По этой причине КЭП должна быть оформлена на руководителя предприятия или на его уполномоченного представителя.
В некоторых случаях операторы фискальных данных могут предлагать свои услуги по выпуску КЭП. Так, вы можете заказать квалифицированную электронную подпись, оставив заявку на нашем сайте.
Шаг 4. Выбираем оператора фискальных данных
Перед тем, как начать работу с ККТ, необходимо заключить договор с ОФД. При выборе оператора следует обратить внимание на следующие детали:
наличие лицензии от ФСТЭК и Роскомнадзора;
возможности личного кабинета оператора;
наличие дополнительных услуг;
тарифы на отправку чеков по смс и электронной почте;
наличие средств для анализа торговых операций;
возможность заключить договор на срок менее года, на месяцы или дни.
Стоимость услуг у разных операторов фискальных примерно одинаковая. В среднем годовое обслуживание каждой онлайн-кассы обойдётся в 3000 рублей. Обычно за начало действия тарифного плана берётся дата первого кассового чека, но лучше заранее уточнить эту информацию у оператора.
Подключение к ОФД, как правило, не требует личного визита. Например, достаточно зайти на наш сайт, где вы сможете выбрать подходящий для вас тариф и оставить заявку на подключение.
Выбрав сервис Астрал.ОФД, вы можете быть уверены в сохранности ваших данных и их своевременной передаче в налоговую службу.
Шаг 5. Выбираем онлайн-кассу
В первую очередь, онлайн-касса должна отвечать требованиям 54-ФЗ, поэтому выбирать необходимо из специального перечня.
Сегодня рынок ККТ представляет множество современных моделей, отличающихся по габаритам и набору функций. При выборе онлайн-кассы следует учесть сферу бизнеса, которым вы занимаетесь. Одни модели хорошо подходят для малых торговых точек с небольшим потоком покупателей, другие ориентированы для работы в крупных сетевых магазинах, третьи – идеальны для развозной торговли и курьерских доставок.
Наш онлайн-магазин предлагает ряд популярных моделей. Некоторые из них поставляются в комплекте c фискальным накопителем.
Шаг 6. Регистрация ККТ
Для того, чтобы онлайн-касса взаимодействовала с оператором фискальных данных, её необходимо зарегистрировать. Это последний и самый главный шаг в нашем чек-листе. Регистрация происходит следующим образом:
пользователь указывает в личном кабинете на сайте ФНС данные онлайн-кассы для получения её регистрационного номера от налоговой;
выполняется настройка кассового аппарата, происходит формирование отчёта о фискализации онлайн-кассы;
владелец кассы заносит данные из отчёта о фискализации ККТ в ЛК на сайте ФНС и получает карту о регистрации ККТ;
процесс регистрации завершается после добавления кассы в личный кабинет оператора фискальных данных.
Также вы можете ознакомиться с подробной инструкцией по регистрации онлайн-кассы в личном кабинете Астрал.ОФД.
Теперь касса готова к работе!