| Вернуться Печатать |
Общие требования по документальному оформлению инвентаризации прописаны в Указаниях по применению и заполнению форм. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Но эти формы – рекомендованные (информация Минфина № ПЗ-10/2012).
В большинстве программ по ведению бухучета встроены именно указанные формы. И организации, которые используют эти программы, применяют данные формы по умолчанию.
Однако это некорректно. Ведь формы документации должен определить руководитель компании (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). И их надо утвердить в учетной политике.
Руководитель компании должен утвердить приказом персональный состав инвентаризационной комиссии, включая ее председателя.
Сюда должны войти представитель администрации, бухгалтер. Других сотрудников – инженеров, экономистов, техников – пригласите в зависимости от вида имущества, которое подлежит инвентаризации.
Рекомендуем включить в состав комиссии сотрудника внутреннего аудита. А еще лучше – независимой аудиторской компании (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Независимый аудитор впоследствии может выступать свидетелем.
Если хотя бы одного члена комиссии нет на месте, инвентаризацию отложите. Все равно ее результаты будут недействительны.
Определите, какой сотрудник отвечает за сохранность имущества. В компании должны быть приказы или договоры об установлении материальной ответственности. Именно материально-ответственное лицо должно подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии.
Это крайне важно, если в результате инвентаризации комиссия выявит недостачу. И в случае, когда вопрос о недостаче будут рассматривать в суде, отсутствие материально-ответственных лиц повредит компании. Арбитры посчитают ее недобросовестной (решение АС Самарской области от 07.10.2021 № А55-13173/2021).
Дело в правовой природе договора о полной материальной ответственности (ст. 244, 245 ТК). Работники, которые заключили такой договор, должны обеспечить сохранность вверенного им имущества. А если договора нет, то, очевидно, организация и не думала обеспечить все условия для сохранности имущества.
Заполните инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Если обнаружите расхождения, составьте сличительную ведомость. В случае судебного спора арбитры все равно потребуют ее показать. А при отсутствии такого документа также обвинят организацию в недобросовестности (решение АС Самарской области от 07.10.2021 № А55-13173/2021).
Напомним, решение по результатам инвентаризации принимает руководитель организации. Он должен издать приказ, где зафиксирует результаты мероприятия.
Поиск причин. Документов, которые оформлены по результатам инвентаризации – инвентаризационная опись и сличительная ведомость – в случае отсутствия имущества недостаточно. Они только фиксируют недостачу, но никак не объясняют, как такое получилось (постановление АС Западно-Сибирского округа от 06.10.2020 № А45-21326/2019). Работодатель же обязан установить не только размер причиненного ущерба, но и причины его возникновения (ст. 247 ТК). Для проведения такой проверки надо создать другую комиссию.
Комиссия по расследованию. Включите в нее минимум трех ваших работников. Одного из них назначьте председателем. Например, это могут быть непосредственный руководитель материально-ответственного лица, бухгалтер и юрист.
Они обязаны взять с материально-ответственного лица письменное объяснение недостачи. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляют акт.
Заявление в полицию. Когда есть признаки хищения, нужно подать заявление в полицию (подп. 1 п. 1 ст. 140 УПК). На его основании там вынесут постановление о возбуждении уголовного дела (п. 1 ст. 146 УПК). Этих документов достаточно, чтобы не начислять НДС на стоимость похищенных активов.
Для списания недостачи компании потребуются решения внешних учреждений – или об отсутствии виновных лиц, или об отказе во взыскании с них ущерба (письмо Минфина от 14.07.2021 № 03-03-06/1/56085). Первое можно получить в полиции, а второе – выдаст суд.
Так, не найдя виновных, следователь обязан уведомить организацию о приостановлении расследования (ст. 208, 209 УПК), и дать копию постановления (подп. 13 п. 2 ст. 42 УПК). Кроме того, ей могут и отказать в возбуждении уголовного дела (ст. 24 УПК).