Как обосновать и подтвердить в налоговом учете потери, убытки и резервы. Конспект вебинара с видео

Спикер: Вера Сокуренко, к. э. н., доцент, аттестованный преподаватель ИПБР России.

Говоря о расходах всегда нужно помнить про общие требования признания расходов для целей налогообложения. Основные требования представлены в ст. 252 НК.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе).

Проверка экономической обоснованности произведенных расходов осуществляется налоговыми органами во время мероприятий налогового контроля (письмо Минфина от 14.03.2025 № 03-03-06/1/25700).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются (закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должностных лиц, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления, либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;

• подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием ФИО, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

К материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и/или порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством.

Для бухгалтерского учета можно устанавливать нормативы недостач или потерь самостоятельно, не руководствуясь нормами естественной убыли, установленными правительственными документами.

Естественная убыль — это потеря или уменьшение массы товара из-за изменения биологических и физико-химических свойств ТМЦ (усушки, испарения, выветривания и т. д.).

Потери от естественной убыли определяются по данным инвентаризации и фиксируются в документах инвентаризации.

Есть постановление Правительства от 12.11.2002 № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов», которое диктует порядок утверждения этих норм для отдельных отраслей.

Необходимо проверить, есть ли для вашей отрасли установленные нормы, если да, то смотрите по инвентаризации, сравниваете с утвержденными нормами и фиксируете бухгалтерской справкой о том, что возникла естественная убыль, в норматив укладывается или нет, в пределах норматива можно отнести на расходы для налогообложения.

К материальным расходам для целей налогообложения приравниваются технологические потери при производстве и/или транспортировке.

Чтобы включить в состав материальных расходов технологические потери при производстве или транспортировке, организация должна утвердить нормативы образования безвозвратных отходов каждого конкретного вида сырья и материалов, используемых в производстве. Данные нормативы могут быть установлены:

• технологическими картами, сметами технологического процесса или иными аналогичными внутренними документами, которые разрабатываются специалистами организации, контролирующими технологический процесс, и утверждаются уполномоченными лицами организации;

• отраслевыми нормативными актами либо иными лимитами, регламентирующими ход технологического процесса.

Письма Минфина от 01.11.2005 № 03-03-04/1/328, от 29.08.2007 № 03-03-06/1/606, от 05.07.2013 № 03-03-05/26008

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся потери от брака. НК не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы.

Подтверждением данных налогового учета на основании статьи 313 НК являются первичные учетные документы. На основании положений частей 1 и 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ первичные учетные документы должны составляться по формам, утвержденным руководителем организации, и содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

По ФСБУ 5/2019 «Запасы» потери от брака нельзя включать в себестоимость продукции. 

Т. о. расходы в виде потерь от брака могут быть учтены в составе прочих расходов связанных с производством и реализацией, на основании подп. 47 п. 1 ст. 264 НК при надлежащем оформлении документов.

Письма Минфина от 26.01.2021 № 03-03-06/1/4252, от 27.07.2018 № 03-03-06/1/52985

Если потери от брака возникают часто, а их размер существенный, то нужно разбираться с причинами, искать ответственных и виновных лиц и фиксировать это в первичных учетных документах, которыми вы фиксируете эти расходы и потери. Может, нужно предъявить претензию к поставщику материалов или наладить оборудование, а может, сотрудник некомпетентен в своей работе.

Всегда в первичном документе нужно давать обоснование причин возникновения брака, потому что все расходы должны быть экономически оправданы.

Практика показывает, что иногда приходится списывать приобретенные или произведенные товары, потому что они оказались некачественными или истек срок годности. Стоимость продукции/товаров с истекшим сроком годности, а также затраты на их утилизацию, осуществленные в соответствии с законодательством, включаются в состав расходов на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК.

Данные расходы должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК. Проверка экономической обоснованности произведенных расходов осуществляется налоговыми органами во время мероприятий налогового контроля. В случае утилизации неликвидного товара необходимо подтвердить соответствующими документами соблюдение процедуры утилизации, предусмотренной законодательством.

Письма Минфина от 20.11.2023 № 03-03-06/1/110836, от 03.12.2021 № 03-03-06/1/98493, от 23.04.2019 № 07-01-09/29286, от 16.11.2018 № 03-03-06/1/82726, от 09.07.2018 № 03-03-06/1/47374, от 09.02.2018 № 03-03-06/1/7862 и др.

Данной позиции контролирующие органы придерживаются в отношении расходов на утилизацию:

• медицинской продукции с истекшим сроком годности (письмо Минфина от 25.10.2021 № 03-03-06/1/86111);

• просроченной пищевой продукции (письма Минфина от 23.04.2019 № 07-01-09/29286, от 09.07.2018 № 03-03-06/1/47374);

• отделочных материалов (письмо Минфина от 29.07.2021 № 03-03-06/1/60734);

• парфюмерной и косметической продукции (письмо ФНС от 16.07.2009 № 3-2-09/139).

Все произведенные расходы на списание и утилизацию должны быть экономически оправданы.

Законодательные требования к ликвидации некачественных товаров:

• Закон от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей», по которому изготовитель обязан устанавливать срок годности на продукты питания, парфюмерно-косметические товары, медикаменты, товары бытовой химии и иные подобные товары. Продажа товара по истечении установленного срока годности запрещена, а просроченная продукция подлежит изъятию из оборота, утилизации или уничтожению.

• Закон от 02.01.2000 № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов». Некачественные и опасные пищевые продукты, а также товары, срок годности которых истек, подлежат изъятию, уничтожению или утилизации. Владелец некачественных или опасных пищевых продуктов, материалов и изделий обязан изъять их из обращения самостоятельно или на основании предписания органов госнадзора.

• Технический регламент Таможенного союза 021/2011 «О безопасности пищевой продукции». Пищевая продукция с истекшими сроками годности подлежит изъятию из обращения владельцем самостоятельно либо по предписанию уполномоченных органов государственного контроля (надзора) государства — члена Таможенного союза.

Из-за смены наименования организации пришлось утилизировать большое количество упаковки и переоформлять регистрационные документы. ФНС не признавала расходы и дело дошло до суда, который встал на сторону налогоплательщика.

Достаточным документальным подтверждением расходов на утилизацию продукции с истекшим сроком годности могут быть:

• документы, относящиеся к приобретению ТМЦ, в том числе счета-фактуры;

• накладные, подтверждающие движение ТМЦ на предприятии, документы складского учета;

• бухгалтерские регистры с проводками по движению ТМЦ;

• документы, относящиеся к контролю качества продукции;

• инвентаризационные описи, акты о проведении инвентаризации;

• акты осмотра для списания ТМЦ; акты (журналы) изменения статуса товара, в которых отражены причины отнесения продукции к некачественной (в т. ч. окончание срока годности);

• документы, подтверждающие причины списания ТМЦ;

• акты уничтожения некачественной продукции, в которых содержится информация о наименованиях и количестве уничтоженных товаров, дате уничтожения;

• выписки из регистров налогового учета по учету товара, списанного в связи с его уничтожением.

К внереализационным расходам приравниваются в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае о