Зарплатная отчетность за полугодие 2026 года: как подготовить и сдать

Все три формы сдаются в один день — не позднее 27 июля 2026 года (п.п. 3 и 3.2 статьи 76 НК). Обычный срок — 25-е число, но в 2026 году 25 июля приходится на субботу, поэтому срок переносится на ближайший рабочий день — 27 июля.

Налоговый кодекс:

• ст. 226, 226.1 — обязанности налогового агента по НДФЛ;

• ст. 230 — расчет 6-НДФЛ;

• ст. 419–422 — объект и база страховых взносов;

• ст. 431 — расчет и уплата страховых взносов;

• ст. 427 — пониженные тарифы.

Формы и разъяснения:

• приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ — 6-НДФЛ;

• приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ — РСВ и персонифицированные сведения;

• приказ ФНС от 04.02.2026 № ЕД-1-11/67@ — изменения РСВ;

• письма ФНС по контрольным соотношениям РСВ и 6-НДФЛ;

• закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ — МРОТ на 2026 год.

Все налоговые агенты — организации и ИП, выплачивающие доходы физическим лицам. Исключение — плательщики АУСН (они не сдают 6-НДФЛ).

Если выплат не было, представлять нулевой 6-НДФЛ не требуется. Однако на практике рекомендуется направить в налоговую информационное письмо об отсутствии выплат — это снизит риск вопросов и блокировки счетов (16.11.2018 № БС-4-21/22277@).

Форма 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Код отчетного периода за полугодие — 31. Срок сдачи — 27 июля 2026 года.

За полугодие заполняются:

• титульный лист;

• раздел 1;

• раздел 2.

В разделе 1 по строке 010 отражается КБК, а по строке 020 — сумма НДФЛ, которую надо перечислить в бюджет за отчетный период (п. 25 Порядка). Количество разделов 1 будет равно количеству КБК, на которые перечисляется НДФЛ с соответствующего дохода.

Если выплачивали доходы, по которым НДФЛ зачисляется на разные КБК, то надо заполнить два раздела 1 и в каждом указать выплаченную сумму. Даже если эти доходы облагаются по одной ставке (например, оклад и районные коэффициенты при общем доходе работника меньше 2,4 млн руб. в год).

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ указываются обобщенные данные по работникам:

• суммы фактически полученного дохода; 

• суммы исчисленного и удержанного налога (нарастающим итогом с начала периода по соответствующим ставке налога и КБК — п. 26 Порядка).

При этом:

• по строке 100 показать ставку НДФЛ, по которой облагаются доходы;

• по строке 105 — КБК, на который зачисляется налог по этой ставке.

То есть на каждую ставку и каждый КБК — отдельный раздел 2.

Справки о доходах заполняются только в годовом 6-НДФЛ, в полугодовой расчет они не включаются.

1. Выгрузить данные о начисленных доходах из бухгалтерской программы.

2. Определить даты фактического получения доходов в соответствии со ст. 223 НК. 

3. Проверить правильность исчисления и удержания НДФЛ по каждому физическому лицу. 

4. Распределить доходы и налог по налоговым ставкам и КБК. 

5. Сверить сроки удержания, перечисления НДФЛ, правильно ли отражены суммы в уведомлениях об исчисленных налогах.

6. Сформировать 6-НДФЛ, проверить перед его представлением в налоговую. 

Контрольные процедуры:

• сверить обороты по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

• проверить выплаты, произведенные с 23-го числа по последнее число месяца, поскольку именно по ним чаще всего возникают ошибки;

• проверить правильность отражения возвратов НДФЛ.

В разделе 1 отражаются:

• строка 020 — общая сумма НДФЛ, подлежащего перечислению за полугодие;

• строки 021–026 — разбивка по срокам уплаты во II квартале:

• строка 030 — общая сумма НДФЛ, который возвращен работникам с 1 января по 30 июня;

• строки 031–036 — разбивка возвратов по периодам во II квартале.

В разделе 2 обобщенные показатели за полугодие:

• строка 100 — ставка налога (13%, 15%, 18%, 20%, 22%, 30%, 35%);

• строка 110 — количество тех, кому выплачен доход;

• строка 120 — общая сумма доходов (не уменьшенная на налог и вычеты);

• строка 130 — сумма налоговых вычетов;

• строка 131 — общая налоговая база;

• строка 140 — НДФЛ, который исчислен с базы;

• строка 160 — налог, удержанный с 1 января по 30 июня;

• строки 161–166 — разбивка удержанного налога по периодам во II квартале;

• строка 170 — НДФЛ, который не удастся удержать до 31 января 2027 года;

• строка 180 — излишне удержанный и не возвращенный налог (переплата);

• строки 191–196 — возвращенный налог с разбивкой по периодам.

Если для дохода предусмотрен отдельный код вычета (например, материальная помощь до 4 тыс. руб., подарки до 4 тыс. руб.):

• по строке 120 отражается полная сумма дохода;

• по строке 130 — необлагаемая часть;

• в налоговую базу (строка 131) включается только сумма превышения.

Пример: материальная помощь к отпуску в размере 4 тыс. руб. — по строке 120 отражается 4 тыс. руб., по строке 130 — 4 тыс. руб., налоговая база равна нулю.

Если для выплаты отдельный код вычета не предусмотрен (например, суточные), в расчете отражается только облагаемая часть дохода.

Подарки. Если подарок передан работнику 30 июня, его стоимость отражается в расчете за полугодие:

• по строке 120 — сумма дохода;

• по строке 140 — сумма исчисленного налога.

Удержание налога произойдет при ближайшей денежной выплате (например, в июле). Поэтому в расчете за полугодие:

• строка 160 не заполняется в отношении этого дохода;

• строка 170 также не заполняется (поскольку удержание будет произведено).

Оплата расходов работника. Если организация оплачивает аренду жилья для работника, датой получения дохода признается день перечисления денег арендодателю. Удержание НДФЛ — при ближайшей денежной выплате.

Суточные. Не облагаются НДФЛ суточные в пределах 700 руб. в день по России и 2,5 тыс. руб. — за рубежом. Сумма превышения облагается. Дата получения дохода — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Материальная в