Бухгалтерия и учет

Электронный документооборот, электронная отчетность

Электронный документооборот – это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.

Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ.

Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.

Лидеры рынка документооборота в России компании: СКБ-Контур, Калуга-Астрал, TerraLink, Synerdocs, Такском, Корус, Такснет. Об исследовании Клерк.Ру о размере клиентской базы лидеров рынка читайте в исследовании: Какую систему Интернет-отчетности Вы используете?

Все материалы

Допустим, вы решили перейти на электронный документооборот (ЭДО) с партнерами. Но вдруг понимаете: они не готовы. Точнее, не хотят работать по-новому. Одно из решений – поставить ультиматум.

Начнем с того, что есть две основных методики подключения контрагентов к ЭДО: ультиматум и рекомендация.

В первом случае вы поясняете им, что теперь это обязательное условие дальнейшего сотрудничества с вами. Или как минимум заявляете, что привычный обмен бумагами связан с неприятными обстоятельствами (увеличенное время обработки документов, дополнительные расходы).

Во втором случае рекомендуете, то есть ненавязчиво советуете перейти на ЭДО. Оба способа законны.

О плюсах ультиматума и о том, как сохранить добрые отношения с контрагентами, читайте в статье.  

 

Генеральный директор сменила фамилию, но реквизиты в сервисе по предоставлению ЭДО, своевременно изменены не были. 

Что делать с документами, которые уже подписаны обеими сторонами, но в них отображается старая фамилия? Их необходимо переподписать? Имеет ли это значение для налоговой и действительны ли документы со старой подписью?

Отвечает Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs:

С точки зрения законодательства при смене фамилии гражданин обязан поменять соответствующие документы.
Согласно статье 17 Федерального закона «Об электронной подписи» квалифицированный сертификат должен содержать в том числе следующую информацию:

  • фамилия, имя, отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата - для физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем;
  • фамилия, имя, отчество (если имеется) и основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя - владельца квалифицированного сертификата - для физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем; 
  • наименование, место нахождения и основной государственный регистрационный номер владельца квалифицированного сертификата - для российского юридического лица;
  • наименование, место нахождения владельца квалифицированного сертификата, а также идентификационный номер налогоплательщика (при наличии) - для иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации).
Из выше сказанного следует, что фамилия владельца сертификата не является его обязательным реквизитом, а, следовательно, не влияет на действительность электронной подписи, сформированной с его помощью.

Но специалист все-таки рекомендует поменять сертификат ключа проверки электронной подписи. Почему? Узнайте в здесь.

 

1 июня 2018 года оператор ЭДО «Декларация.Online» успешно запустил новые Корпоративные тарифы.

Важно, что теперь возможно подключить систему по сдаче отчетности сразу на несколько лет по цене чашки кофе. 

Всего 23 рубля стоимость сдачи отчетности за 1 месяц – это реальность.

Подробнее о подключении, узнайте здесь.

5 июня прошел второй онлайн-семинар Synerdocs об ЭДО в ритейле. Много интересных вопросов обсуждалось в эфире. Например: 

Как учитываются часовые пояса при подписании электронных документов?

Время в электронных документах задается в международном формате (например, в УПД). То есть время для всех сторон, работающих с документом, фиксируется одно и то же. 

Но, это не всё! Узнать в каком формате оформляется электронный ТОРГ-2, и как убедить нежелающего переходить на ЭДО главбуха контрагентов, можно в статье.

 

Каждое предприятие, деятельность которого влечет за собой негативное воздействие на окружающую среду, обязано отчитываться в Росприроднадзор.

Теперь это можно сделать при помощи системы Декларация.Online. В ней доступен сервис формирования отчетности по экологии.

Вы сможете легко подписать и зашифровать отчет. Далее подготовленный документ вы сможете отправить через личный кабинет Росприроднадзора.

О том, какие возможности получают компании, заведя личный кабинет на сайте Росприроднадзора, и о новом, выгодном предложении Декларации.Online, узнайте здесь.

 

Семинары по теме Электронный документооборот, электронная отчетность
Все семинары

С 1 июня 2018 года в сервисе по отправке отчетности «Декларация.Online» для владельцев одной и нескольких организаций новые тарифы.

Выбирая любой тариф, можно сдавать отчетность во все основные контролирующие органы любого региона России.

В цену каждого тарифа входят:

  • лицензия на право пользование «Декларацией.Online»;
  • доступ в систему электронного документооборота «Транскрипт»;
  • автоинформирование о статусе отправленных документов;
  • техподдержка пользователей.
Не важно какая у вас система налогообложения – в тарифах предусмотрена одна цена для ОСН и УСН.

Подробней о новых, выгодных предложениях и о подарке для клиентов «Декларация.Online» , узнайте здесь.

 

Нужно ли оставлять поля для подписи и печати, как в бумажном виде? Стоит ли в самом тексте указывать, что это электронный договор? И наконец, как представить такой документ налоговой?

— Если договор подписывается в электронной форме (или виде? юридически как правильно?), то тогда в тексте договора должно отсутствовать поле для собственноручной подписи и указанием места для печати?

Александр Валеев, бизнес-аналитик Synerdocs:«Если договор подписывается в электронной форме (или виде? юридически как правильно)» — с юридической точки зрения оба варианты возможны, если стороны одинаково трактуют эти понятия. Чтобы не допускать двоякого толкования терминов, рекомендую использовать понятия «электронный договор» или «договор в электронном виде». Под «формой договора» в ГК РФ понимается способ заключения соглашения, например «устная форма» или «письменная форма». Электронные договоры относятся к письменной форме соглашения.

«...тогда в тексте договора должно отсутствовать поле для собственноручной подписи и указанием места для печати, так?» — хотя законодательство строго не требует исключать эти поля из документа, разумно убрать поле для рукописной подписи и место для печати в электронном договоре. Это поможет исключить ситуации, когда одна сторона использует ЭП, а другая рукописную подпись в распечатанном бланке — в этом случае договор не может считаться подписанным, хотя каждая сторона его подписала по-своему. Это же справедливо для поля «Адреса, реквизиты и подписи сторон», которое стоит заменить на «Адреса и реквизиты сторон».

Ответы на остальные вопросы, читайте в статье: «3 вопроса, которые нужно изучить перед подписанием электронного договора».

По имеющейся у Клерка информации, операторы будут передавать в налоговую данные об IP-адресе, с которого компания отправляет отчетность. Эту информацию спецоператор будет высылать вместе с каждым отчетом. Такие изменения готовит ФНС (проект изменений в приказ от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535).

Когда у операторов появится новая обязанность, пока неизвестно. Но чиновники негласно уже дали им установку реализовать в своей технологии эти изменения, чтобы начать передавать IP-адреса, как только проект утвердят.

Данные об адресах налоговикам нужны, чтобы доказывать незаконные схемы экономии на налогах. Идеальный вариант для налоговиков — когда IP-адреса компании и сомнительных контрагентов совпадают. В этом случае проверяющие считают, что за компанию и контрагента сдают отчетность и ведут расчеты одни и те же люди.

Поэтому инспекторы будут доказывать, что контрагенты фиктивные, а компания получает незаконную налоговую экономию.

На прошедшем 26 апреля онлайн-семинаре было рассказано, почему Wildberries и Levi's стали отказываться от бумажных документов с контрагентами.

5 июня в 11:00 мск будет проведен еще один бесплатный онлайн-семинар для ритейла.

В этот раз разговор пойдёт о кейсах холдинга Askona, онлайн-сервиса GroozGo и «Русской факторинговой компании».

 

Подробнее о семинаре и участии в нём, можно узнать здесь.

 

Операторы ЭДО поделились своими прогнозами на ближайшие 10 лет.

Эксперты назвали как минимум 5 отраслей, в которых ожидается переход на электронный документооборот с контрагентами.

Итак, какие это компании?

1. Торговые организации.

2. Фармацевтические компании.

3. Грузоперевозки.

4. Факторинг.

5. Производственные предприятия.

 

Почему именно эти отрасли назвали эксперты, читайте в статье: «5 отраслей, которых ожидает электронный документооборот с контрагентами».

Впервые идею создания государственной email высказал в 2009 году Игорь Щеголев, занимавший тогда пост министра связи и массовых коммуникаций РФ. И вот спустя 9 лет вице-премьер Аркадий Дворкович заявил, что правительство работает над приданием email юридического статуса. Об этом рассказывается в статье: «Государственная электронная почта. Что это такое и для чего?».

Каждый из нас получает письма или уведомления от различных инстанций, иногда такая корреспонденция требует ответа. И вот вы идете в почтовое отделение, а потом еще несете бумаги домой, затем они пылятся на полках... Что говорить о ведомствах и бизнесе, которые ежедневно обрабатывают и отправляют на хранение огромное количество бумажных документов, затрачивая при этом много денег и времени? Вот именно эти проблемы и должна решить электронная почта.

Однако, специалисты считают, что государственная email не заменит операторов ЭДО.

Почему? Узнайте здесь.

26 апреля эксперты Synerdocs рассказали, почему известные ритейлеры всё чаще отказываются от бумажной работы с контрагентами. Ведущие ответили на все вопросы, в том числе и неожиданные.

Например: где хранятся внешние электронные документы?

Есть два варианта. Первый – хранение в облаке. Второй вариант (его все чаще используют крупные компании) – создание собственных локальных электронных архивов. Какой способ выбрать, решать вам. Напомню лишь, что по закону ответственность за хранение документов несет хозяйствующий субъект.

— отвечает Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

О чем еще спрашивали экспертов, можно узнать, прочитав статью: «Электронный документооборот с поставщиками. Отвечаем на вопросы».

СТОП. Теперь вы не будете с содроганием ожидать сдачи отчетности по Алкодекларациям. Освободите время для действительно важных дел. 

При помощи Декларации.Online вы можете подписать и зашифровать файл отчета для Федеральной службы регулирования алкогольного рынка. Отправить декларацию вы сможете в любое удобное для вас время там, где доступен интернет. 

Напоминаем, что для читателей Клерка год Декларации.Онлайн стоит всего - 1 575 р.

В одном флаконе (или – по цене одного ужина в ресторане) вы получаете сервис со встроенным программным обеспечением для заверения деклараций электронной подписью и отправкой отчетов во все подразделения ФНС, ФСС, ПФР и Росстат с любой точки мира.Система обновляется автоматически, поэтому ошибки отменяются.

Инструкция по отправке декларации в ФСРАР по формам с 1-15 и ссылка для заполнения заявки на подключение здесь.

Завтра в 11:00 мск пройдет бесплатный онлайн-семинар «Ритейл в плюсе: почему Wildberries и Levi's перешли на ЭДО?».

На нем будет рассказано, как электронный документооборот с контрагентами решает проблемы торговой компании. И будут приведены реальные истории известных ритейлеров по типу «задача — решение».

Регистраций много, а вот вопросов к экспертам пока маловато. Поэтому задавайте вопросы.

Что лично бы вы спросили про внешний электронный документооборот в ритейле?

 

ФНС России сообщила, что для заверения электронных учетных документов можно пользоваться любым видом электронной подписи. Об этом рассказывается в статье: «ФНС: для заверения первички можно использовать любой вид электронной подписи».

При применении простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи необходимо заключить соответствующие соглашения со своими контрагентами. Подписанные таким образом будут подтверждать расходы при налогообложении прибыли. Соглашение, в свою очередь, должно отвечать требованиям Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

 

 

 

В статье: «Как на практике происходит подписание договора с помощью КЭП?» рассказывается, как использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) позволяет избежать подписания разных версий договора.

Как и бумажный, электронный договор должен быть подписан двумя подписями. Это значит, что один файл должен быть подписан двумя КЭП.

Как это будет выглядеть на практике c PDF: инициатор подписывает файл PDF своей КЭП и отправляет второму подписанту; второй подписант подписывает этот же файл своей КЭП. При этом каждая из сторон имеет доступ к подписанному файлу и обеим электронным подписям.

На бумаге присутствует риск добавления текста в подписанный договор, если позволяет свободное место на бумаге. С электронным документом риск исключен, поскольку КЭП содержит хэш-функцию файла. Если файл изменить, то хэш-функция изменится и КЭП перестанет действовать.

— Александр Валеев, бизнес-аналитик Synerdocs.

Информационные технологии развиваются, а  правовой статус электронного документа как основания возникновения правоотношений до сих пор отсутствует.

В этой связи Минюст приступил к разработке соответствующего правового акта, который должен вступить в силу в ноябре 2018.

Тест документа пока не опубликован. Он будет регулировать особенности использования электронных документов гражданами РФ или юридическими лицами, определять основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также устанавливать правовое положение электронных документов в системе документооборота.

Документ будет касаться использования электронных средств массовых коммуникаций, в частности документооборота в любых правоотношениях.

Совсем недавно ФНС считала, что ошибки в первичке, уже принятой к учету, можно только исправить. Нельзя заменить «неправильный» документ новым. Своё мнение на этот счет налоговики обозначили в письме от 12.01.2018 года №СД-4-3/264, ссылаясь на правила, утвержденные п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». 

Однако ведомство не учло, что исправить первоначальный документ, составленный в электронном виде, невозможно технически. Любые правки вносятся лишь созданием нового файла. В связи с этим ФНС России выпустила дополнение к вышеуказанному письму, в котором допустила возможность исправления электронной первички с помощью нового документа. 

Подробнее о новом мнении ФНС читайте в статье.

Может ли интернет-магазин экономить до миллиона рублей в год, отказавшись лишь от бумажного документооборота? Какие выгоды получили Wildberries и Levi’s, когда перешли на электронное взаимодействие с поставщиками? Эксперты Synerdocs ответят на эти и другие вопросы на онлайн-семинаре 26 апреля в 11:00 мск

Онлайн-семинар будет полезен, если вы хотите сократить затраты и «разгрузить» сотрудников, планируете перейти на электронный документооборот с партнерами или уже переводите их на обмен в сервисе. Участие бесплатное.

Регистрация и подробности здесь.