Бухгалтерия и учет

Электронный документооборот, электронная отчетность

Электронный документооборот – это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.

Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ.

Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.

Лидеры рынка документооборота в России компании: СКБ-Контур, Калуга-Астрал, TerraLink, Synerdocs, Такском, Корус, Такснет. Об исследовании Клерк.Ру о размере клиентской базы лидеров рынка читайте в исследовании: Какую систему Интернет-отчетности Вы используете?

Все материалы

Обмениваться счетами-фактурами в электронной форме стало проще. Теперь операторы электронного документооборота обязаны предоставить своим клиентам возможность направить счета-фактуры вне зависимости от того, к какому оператору электронного документооборота подключен контрагент. Такая информация содержится на сайте ФНС РФ.

 

С 1 апреля 2016 г. действует новый порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Приказ Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.

Ныне действующий порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи был утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н. Эти правила предусматривают использование в электронном документообороте счетов-фактур электронной цифровой подписи.

Однако как гласит пункт 3 статьи 19 Федерального закона 3 63-ФЗ в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись, предусмотренная положениями упомянутого Федерального закона.

Новый порядок выставления и получения счетов-фактур, утвержденный приказом Минфина от 10 ноября 2015 г. № 174н (далее - Порядок), приводит правила электронного документооборота счетов-фактур в соответствие с требованиями федерального законодательства. Теперь Порядок прямо предусматривает, что счета-фактуры должны быть подписаны исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью.

Таким же образом нужно будет заверять и другие документы (п. п. 2.5 – 2.20 Порядка):

  • подтверждения оператора электронного документооборота;
  • извещения о получении счета-фактуры;
  • извещения о получении подтверждения оператора электронного документооборота;
  • уведомления об уточнении счета-фактуры;
  • извещения о получении уведомления об уточнении счета-фактуры.
Финансисты также скорректировали порядок действий в случаях, когда покупатель по каким-либо причинам не получил счет-фактуру, а продавец - подтверждение оператора электронного документооборота, что файл со счетом-фактурой получен покупателем.

Так, например, если продавец не получил подтверждение оператора электронного документооборота о том, что покупатель получил файл со счетом-фактурой, он сообщает об этом оператору. Продавец повторяет отправку файла электронного счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя. И только если направить файл электронного счета-фактуры покупателю через оператора невозможно, продавец может выставить счет-фактуру на бумаге (п. 2.20 Порядка).

Кроме того, согласно действующим правилам для участия в электронном документообороте продавцу и покупателю, в частности, необходимо:

  • получить квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи руководителя;
  • представить заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур;
  • получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота и реквизиты доступа.
Помимо этих действий, новым Порядком установлено, что те лица, которые впервые собираются использовать электронный документооборот, должны будут указать, согласны они или не согласны на передачу сведений другому оператору (пп. «б» п. 2.1 ч. II Порядка). Прежние правила выставления и получения электронных счетов-фактур это не предусматривали.

Семинары по теме Электронный документооборот, электронная отчетность
Все семинары

ФНС РФ в письме № ЕД-4-2/1984@ от 9 февраля 2016 г. уточняет порядок осуществления электронного документооборота между налоговым органом и налогоплательщиком.

Ведомство напоминает, что согласно положениям НК РФ, представление документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по форматам, установленным ФНС РФ.

Возможность представления документов в виде сканированных копий установлена для следующих документов:

  • договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
  • спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
  • акт приемки-сдачи работ (услуг);
  • счет-фактура, в том числе корректировочный;
  • товарно-транспортная накладная; товарная накладная (ТОРГ-12);
  • грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.
На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим и налогоплательщик в ответ на требование о представлении документов вправе направить в налоговый орган скан-образы не любых документов, а только перечисленных в приказе ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@.

3958

По данным Минкомсвязи РФ, ежемесячный прирост пользователей электронных госуслуг составляет один миллион человек.

В ведомстве отмечают, что в четвертом квартале 2015 года через ЕПГУ и мобильное приложение было оказано 24 млн федеральных услуг, а также 380 тыс. региональных и муниципальных услуг. Это вдвое превышает аналогичные показатели третьего квартала 2015 года.

При этом уже в ближайшем будущем государство осуществит перевод большой части контрольно-надзорных функций в электронный вид. Так, с 1 июля 2016 года контрольно-надзорные органы не будут запрашивать сведения, находящиеся в распоряжении других органов власти, благодаря использованию системы электронного взаимодействия.

Это не только сократит сроки проверок и объемы документов, но и расходы государства на выполнение таких функций.

Завтра Клерк.Ру запускает новый проект «Внедрение» вместе с компанией Synerdocs.

В ходе проекта мы не только подробно расскажем о том, как подключиться к оператору электронного документооборота, перевести документы в электронный вид, убедить контрагентов и справиться с отправкой отчетности в контролирующие органы, но и покажем, как это происходит на собственном примере.

Клерк.Ру пройдет все этапы внедрения системы электронного документооборота. И мы приглашаем читателей и контрагентов со всей России пройти этот путь с нами.

Только для партнеров и читателей Клерк.Ру - два месяца бесплатного ЭДО и интеграция с 1С*!

Чтобы подключиться, позвоните или напишите:

  • Телефон: 8-800-234-09-16 (звонок бесплатный)
  • Эл.адрес office@synerdocs.ru
Не забудьте сказать, что вы по акции «Внедрение» с Клерк.Ру.

*Предложение действует для всех, кто зарегистрировался до 30 апреля. По истечении бесплатного периода вам будет предложен один из существующих тарифов

Формирование единой базы данных нотариальных актов придаст новый импульс предоставлению госуслуг в электронном виде. Об этом в ходе пресс-конференции на тему "Защита прав участников гражданского оборота", посвященной вступившим в силу в 2016 году положениям Федерального закона №391-ФЗ, сообщил начальник управления по информатизации Федеральной налоговой службы Виталий Колесников. С места события передает корреспондент Клерк.Ру Сергей Васильев.

С 1 января 2016 года вступил в силу федеральный закон №391-ФЗ, который внес существенные изменения в практику нотариальной деятельности. В числе прочего, согласно закону, с 15.01.2016 все сведения об удостоверенных нотариусом договорах об отчуждении долей в ООО, об удостоверении нотариусом подлинности подписи на заявлении о внесении изменений в ЕГРЮЛ, о совершении нотариусом исполнительной надписи, удостоверении договоров залога долей в ООО и удостоверении решений органов управления хозяйственных обществ должны в электронном виде вноситься в Единую информационную систему нотариата (ЕИС). 

Такая мера, по планам, позволить повысить достоверность реестра юрлиц и пресечь использование мошеннических схем. Развитие ЕИС поможет всем заинтересованным сторонам оперативно проверять подлинность документов, на которые ссылаются заявители.

ФНС приветствует развитие электронного документооборота, в том числе с нотариусами, отметил Виталий Колесников. «Сегодня около 15% заявлений о государственной регистрации к нам поступает в электронном виде, и подавляющая их часть – именно от нотариусов. Мы надеемся, что постепенно доля электронных заявлений будет возрастать. Мы в этом крайне заинтересованы, чтобы не видеть заявителей лично даже в наших хороших фронт-офисах», - пояснил он. 

«Мы, наконец, легализовали доступ нотариусов к электронной базе ЕГРЮЛ и ЕГРИП, - продолжил представитель налоговой службы. - Нотариус получает выписку в минуту обращения, так что мы, наконец, ушли от понятия «свежесть» выписки. В свою очередь, наши юристы, принимая решения, могут проверять в электронном виде все нотариальные акты, реестр которых в ЕИС будет постоянно пополняться».

Мы так много писали об ЭДО, устраивали конференции, публиковали интервью и множество экспертных статей, и теперь мы хотим опробовать это на себе. Электронный документооборот: подходит ли он нам, есть ли от него польза, сложно ли освоить систему ЭДО? Мы хотим пройти все этапы внедрения системы электронного оборота и приглашаем вас, наши друзья и партнеры, пройти этот путь с нами. Каждый шаг, каждую возникшую проблему у нас или вас, ход ее решения мы обещаем описывать в рамках проекта во всех подробностях.

Всем нашим друзьям, готовым погрузиться в ЭДО с нами – 2 месяца бесплатного обслуживания от компании Synerdocs и пиар от нас на страницах Клерк.Ру.

Проект предполагает два этапа: тестовый обмен и продуктивный обмен. На этапе тестового обмена (2 месяца) весь трафик будет бесплатный.

В это время с вами будет взаимодействовать представитель Synerdocs для более простого перехода на новую технологию. На этапе продуктивного обмена вам необходимо будет выбрать любой удобный тариф, также появится возможность начать обмен и с другими своими контрагентами.

Если ваша компания работает в системах других операторов электронного документооборота, то вы можете обмениваться с нами документами через роуминг. Уточните данную возможность у специалистов своего оператора ЭДО. А узнать обо всех нюансах работы с сервисом обмена Synerdocs можно в рамках спецпроекта "Без бумаг" на Клерк.Ру.

Хотите стать участником нашего реалити-шоу ЭДО-2 и получить 2 тестовых месяца работы ЭДО?

Присоединяйтесь!

Чтобы стать участником проекта, напишите нам на адрес: ilona@klerk.ru

Налоговая служба утвердила Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее – Порядок) Приказом от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@. Этот приказ опубликован на портале www.pravo.gov.ru 14.08.2015 и вступил в силу 25.08.2015.

Необходимость принятия Порядка очевидна. Дело в том, что первая часть Налогового кодекса устанавливает многочисленные правила, касающиеся направления документов от налоговых органов налогоплательщикам и ответных обязательных документов в обратном направлении. При этом определяются сроки, в течение которых налогоплательщик должен дать ответ.

Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ документы, используемые налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, могут быть, в частности, переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо через личный кабинет налогоплательщика, если порядок их передачи прямо не предусмотрен НК РФ. Лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, указанные документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Более того, лицам, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, такие документы направляются налоговым органом в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота либо личный кабинет налогоплательщика, то есть не направляются по почте и не вручаются лично.

 

К сведению:

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ указанная обязанность распространяется на налогоплательщиков, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также на вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает ту же величину.

В то же время в силу п. 5 ст. 174 НК РФ независимо от численности работников в том же порядке должны представлять декларацию по НДС все плательщики этого налога, а в определенных случаях и неплательщики его.

Неочевидно, но получается, что даже если лицо представляет в электронном виде только декларацию по НДС, то и документы от налоговиков оно должно получать тоже только в электронном виде или через личный кабинет. Ведь в п. 4 ст. 31 НК РФ для такого порядка передачи документов не ставится никаких условий в отношении численности работников или объема представленной отчетности.

Хотя, возможно, мы еще увидим уточнения по этому поводу. Ведь чтобы представить декларацию по НДС электронно, необязательно заключать договор с оператором. Последний может оказать услугу по передаче декларации и в разовом порядке. Нет пока и обязанности для налогоплательщиков заводить личный кабинет, это можно сделать добровольно.

Как же в таком случае налоговый орган передаст свою корреспонденцию? Очевидно, только лично налогоплательщику или по почте.

При этом в п. 4 ст. 31 НК РФ не определено, какой день считается днем получения документов налоговиков, если они направлены именно в электронной форме через оператора электронного документооборота.

Но согласно п. 5.1 ст. 23 НК РФ лица, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Эти лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом.

В соответствии с пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ при неисполнении данной обязанности в течение 10 дней со дня истечения срока, установленного для передачи налогоплательщиком-организацией квитанции о приеме документов, направленных налоговым органом, тот вправе принять решение о приостановлении операций налогоплательщика по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств.

К сведению:

Согласно п. 11 ст. 76 НК РФ положения данной статьи применяются также в отношении (см. также п. 3 Порядка):

  • налоговых агентов – организаций и плательщиков сборов – организаций;
  • индивидуальных предпринимателей – налогоплательщиков, налоговых агентов, плательщиков сборов;
  • организаций и индивидуальных предпринимателей, не являющихся налогоплательщиками (налоговыми агентами), которые при этом обязаны представлять налоговые декларации в соответствии с ч. 2 НК РФ, то есть п. 5 ст. 174 НК РФ;
  • нотариусов, занимающихся частной практикой, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, – налогоплательщиков, налоговых агентов.
В Порядке приведен довольно длинный перечень документов, на которые он распространяется, то есть которые направляются только в электронном виде или через личный кабинет налогоплательщика, если он обязан отчитываться по налогам через оператора электронного документооборота. Начинается этот список с требования о представлении пояснений.

Обратите внимание:

Согласно п. 6 Порядка участники информационного обмена[1] не реже одного раза в сутки проверяют поступление указанных документов и технологических электронных документов[2]. Формально получается, что это необходимо делать даже в официально установленный государственный выходной или праздничный день (хотя понятно, что в такой день не работает, а значит, и не отсылает свои документы налоговая служба) и уж тем более в день отдыха, определенный на предприятии согласно его внутренним документам, например в связи с простоем.

Это важно, так как не предусматривается никаких причин для переноса начала срока отсчета периода, после которого истечет крайний срок получения документа и к налогоплательщику при отсутствии ответа от него будут приняты меры.

Как мы упомянули, в п. 4 ст. 31 НК РФ не определено, какой день считается днем получения документов налоговиков, если они направлены именно в электронной форме через оператора электронного документооборота. Порядок восполняет этот пробел.

При получении налоговым органом квитанции о приеме документа, который он направил, датой его получения налогоплательщиком (представителем налогоплательщика) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата принятия, указанная в квитанции о приеме. При этом датой направления (отправки) налогоплательщику (представителю налогоплательщика) документа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки (п. 10 и 11 Порядка).

Квитанцию о приеме, подписанную электронной подписью, налогоплательщик (представитель налогоплательщика) обязан направить налоговому органу по телекоммуникационным каналам связи в течение шести дней со дня отправки ему документа налоговым органом (п. 14 Порядка). Это положение корреспондирует с п. 5.1 ст. 23 НК РФ.

В соответствии с пп. 6 п. 6.1 НК РФ в данном случае речь идет о рабочих днях.

Если есть основания для отказа в приеме документа, то налогоплательщик формирует и отсылает подписанное электронной подписью уведомление об отказе в приеме. Не уточняется, но, очевидно, это надо сделать в течение тех же шести дней со дня отправки документа налоговым органом.

Основанием для отказа в приеме налогоплательщиком (представителем налогоплательщика) документа является:

  • ошибочное направление налогоплательщику (представителю налогоплательщика);
  • несоответствие утвержденному формату;
  • отсутствие (несоответствие) КЭП налогового органа.
Не вполне ясно, как налогоплательщик сможет проверить соблюдение налоговым органом двух последних из указанных требований.

В целом Порядок устанавливает строгие и определенные правила документооборота между налоговым органом и налогоплательщиком, несоблюдение которых может привести к серьезным последствиям для налогоплательщика.


[1] В их число входят налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители, операторы электронного документооборота, налоговые органы (п. 2 Порядка).

[2] Подтверждение даты отправки, квитанция о приеме, уведомление об отказе в приеме, извещение о получении электронного документа (п. 4 Порядка).

Источник: Журнал "Акты и комментарии для бухгалтера"

Synerdocs позволяет за считанные секунды обмениваться с контрагентами любыми данными: электронными счетами-фактурами, актами, накладными, договорами и другими важными для вашей компании документами. При этом полностью обеспечивается их юридическую значимость с учетом всех требований законодательства Российской Федерации.

Работа с сервисом Synerdocs позволит решить следующие задачи:

  1. Моментальная доставка и прием всех документов (полностью исключить потерю документов при доставке).
  2. Подписание документов электронной подписью и обеспечение их юридической значимости.
  3. Безопасность и конфиденциальность обмена данными.

Synerdocs – это выгодно

Подключение к сервису – бесплатное. Обмен через Synerdocs позволит значительно сократить затраты на бумажный документооборот, увеличить скорость бизнес-процессов, за счет мгновенной доставки документов и облегчить их обработку. Сравним:

 

Бумага

Synerdocs

Срок доставки

От 5 дней до 1 месяца

Меньше 1 минуты

Стоимость доставки*

От 30 рублей

5 рублей

Потери документов

Возможны

Исключены

* Стоимость доставки Почтой России, при доставке курьерскими службами, стоимость может достигать 100 и более рублей.

Более подробно с описанием тарифов вы можете ознакомиться на сайте.

Варианты работы с Synerdocs

Веб-клиент. Через любой современный браузер решает все задачи обмена документами. Подходит для любых пользователей.

Ваша система. Работайте в Synerdocs через вашу систему – 1С, SAP, Галактика – создавайте, подписывайте, отправляйте и получайте документы через привычный интерфейс.

Позвоните нам и станьте абонентом Synerdocs

Контакты Synerdocs: 8 (800) 234-09-16, (3412) 72-11-00

Ваш менеджер: Анастасия Щепина, e-mail: Shchepina_AV@synerdocs.ru

Финансисты, юристы, менеджеры по продажам, логисты и многие другие сотрудники всегда стараются избежать рисков при согласовании документов. Один из них – подписание некорректного документа, содержащего несоответствия с согласованной версией. Специалисты вынуждены тратить время на сравнение документов, что отнимает, в среднем, более 4 часов в неделю. О таких трудозатратах свидетельствуют данные ежегодного исследования, проведенного компанией ABBYY.

Более половины офисных работников сравнивают различные документы раз в неделю и чаще. Для этого в 90% случаев сотрудники вычитывают обе версии текстов параллельно. Как правило, они сравнивают электронные версии документов с их бумажными копиями, например, согласованную в электронном виде версию с подписанной контрагентом или партнером бумажной копией.

Значительно сократить время на сравнение документов можно с помощью специальных программ, например, ABBYY Comparator. Она позволяет сэкономить время на сравнение договоров, актов, технической документации или других офисных документов. Программа может сравнить два документа любых форматов: PDF, изображения, Word, Excel, PowerPoint и многие другие.

Министерство связи и массовых коммуникаций РФ и Почта России совместно с Министерством внутренних дел РФ и Федеральной службой судебных приставов запускают пилотный проект по доставке юридически значимых уведомлений в Московской области.

Теперь жители смогут получать уведомления от МВД и ФССП в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) и сайт Почты России.

Благодаря запуску электронной почтовой системы граждане смогут получать юридически значимые уведомления мгновенно, независимо от места своего пребывания, а также оплачивать штрафы и взыскания «в один клик» прямо из письма.