Бухгалтерия и учет

Хранение документов, делопроизводство

Сколько лет надо хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы? Как сдать бумаги в архив? Как правильно заверить копии документов и надо ли это делать по ГОСТу? Ответы на эти вопросы можно найти в этом разделе сайта

Все материалы

Минфин РФ в своем письме № 03-02-07/1/13465 от 19.04.2013 разъясняет содержание понятия «типографский способ изготовления бланков организации».

Согласно разъяснениям, из содержания понятия «типографский способ изготовления бланков организации» следует, что эти бланки печатаются с использованием типографской техники, содержащей клише печати, а также с использованием соответствующей штемпельной краски.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/1/24 от 23.01.2013 разъясняет, необходимо ли организации в целях подтверждения расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, иметь распечатанное на бумажном носителе платежное поручение с электронной подписью или достаточно хранить платежное поручение в электронном виде.

Ведомство отмечает, что согласно действующему законодательству, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Вместе с тем, случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ  не определены.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/1/270 от 26.04.2011  уточняет сроки хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли.

Ведомство напоминает, что согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен главой 25 НК РФ.

Так, в соответствии с пунктом 4 статьи 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке.

Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Президент России Владимир Путин подписал закон "О внесении изменений в Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов", принятый Госдумой 14 марта 2008 г и одобренный Советом Федерации 19 марта. Об этом сообщила пресс-служба главы государства. Поправка обязывает предоставлять экземпляр электронных изданий в Президентскую библиотеку имени Ельцина.

Как сообщалось, Путин подписал в 2007 г распоряжение "О создании Президентской библиотеки имени Ельцина". Библиотека разместится в здании Синода в Санкт-Петербурге и будет иметь филиалы во всех субъектах РФ. Она будет открыта к концу 2008 г, и все материалы в ней будут предоставлены в цифровом формате.