ЭДО и электронная отчетность

Внедрение ЭДО

Собираетесь перейти на электронный документооборот (ЭДО)? Проблемы внедрения, поиск оператора ЭДО, форматы передачи данных - зайдите в этот раздел сайта и найдете ответы.

Все материалы

Минэкономразвития внесло в Правительство законопроект, которым предлагается перевести деловой документооборот в электронный вид.

В МЭР отмечают, что это позволит сэкономить бизнесу миллиарды рублей.

Сейчас законодательством закреплено обязательное хранение многих документов в бумажном виде и установлены длительные сроки их хранения (до 75 лет). Это приводит к значительным затратам организаций.

Законопроектом планируется ввести базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, создание возможности конвертации электронного документа в другой формат при сохранении его юридической значимости.

Предлагаются следующие нововведения:

1. Появится возможность создания дубликатов документов на бумажном носителе в электронном виде и дубликатов электронных документов на материальном носителе с сохранением дубликатом юридической значимости исходного документа;

2. Будет введена общая процедура создания дубликатов документов, при соблюдении которой юридическая значимость созданного документа будет равна исходному документу. При этом равнозначность обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий:

а) создание дубликата лицом, ранее подписавшим исходный документ, аккредитованным лицом, или иными лицами, предусмотренными федеральным законом;

б) сохранение содержания и формы (визуального представления) исходного документа;

в) подписание дубликата усиленной электронной подписью или собственноручной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания);

3. Предусматривается регулирование механизма конвертации электронных документов. Под этим подразумевается преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением его содержания. Конвертированный документ является равнозначным исходному документу при соблюдении условий, установленных законопроектом.

4. Устанавливаются требования к осуществлению предпринимательской деятельности по созданию и хранению электронных дубликатов документов, предусмотрена государственная аккредитация такой деятельности;

5. Устанавливаются общие требования к порядку хранения электронных документов. Предусматривается порядок передачи электронных дубликатов документов при ликвидации аккредитованного лица, оказывающего услуги по хранению электронных документов, призванный исключить возможность утери таких документов;

6. Предусматривается возможность сокращения срока хранения исходных бумажных документов при создании их электронных дубликатов. При соблюдении требований к изготовлению дубликата и его хранению срок может быть сокращен до одного года (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства России или нормативным актом Банка России).

Нормы законопроекта будут распространяться на все юридически значимые документы, если иное не будет установлено иными нормативными правовыми актами. В том числе станет возможным хранение в электронном виде следующих документов:

  • Согласия на обработку персональных данных, отзыв таких согласий;
  • Документы бухгалтерского учета;
  • Документы, создаваемые кредитными организациями;
  • Согласия на получение рекламы;
  • Договоры о присоединении сетей электросвязи;
  • Аудиторские заключения и др.

Работники компаний должны получить возможность не предоставлять в бухгалтерию бумажные билеты на поезда и самолеты после командировок, заявил вице-премьер Максим Акимов на встрече с участниками «Деловой России»

«Невозможно себе представить транспортную компанию, которая не имела бы внутренней электронной производственной системы. Вытащить эту запись доверенным способом и подтвердить юрисдикцию документа может любой поставщик. Нужно разобраться с этим вопросом как можно скорее», — цитирует Акимова РБК.

По словам Акимова, вопрос возможности предоставления работниками организации электронных, а не бумажных посадочных талонов на рейс и ваучеров на размещение в гостиницах должен быть также проработан совместно с Федеральной налоговой службой.

Так Акимов отреагировал на просьбу снизить административную нагрузку и ввести в организациях электронный документооборот. На сегодняшний день авиакомпании уже выдают электронные посадочные талоны, однако по возвращении из командировки работник обязан предъявить в бухгалтерию своей организации бумажный талон на рейс.

Непонятно только, куда же будут шлепать штамп о прохождении досмотра, ведь по мнению Минфина он обязателен на посадочном талоне. Если же его нет, командированному работнику придется брать справки от авиакомпании о совершенном перелете.

Изменился унифицированный формат транспортного контейнера при информационном взаимодействии с налоговиками по ТКС — приказ от 06.09.2019 № ММВ-7-6/447@.

Унифицированный формат транспортного контейнера применяется для обмена электронными документами между инспекцией и компаниями. Формат обмена утвержден приказом ФНС от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@, но его постоянно обновляют.

Последние изменения связаны с введением формы и формата сведений о контролирующих лицах международной компании.

2821 2103 ЭДО

Как быть в ситуации, если поставщик предлагает забирать из личного кабинета документы (акты), подписанные им квалифицированной электронной подписью. 

Будет ли данный документ, не подписанный второй стороной электронной подписью, принят налоговой инспекцией в качестве доказательства произведенных расходов?

На вопрос отвечает Александр Валеев, аналитик Synerdocs:

Да, просто распечатать электронный документ и подписать со своей стороны рукописной подписью вы не можете.

Распечатав документ, вы создаете дубликат первичного электронного документа. Таким образом, появится два оригинала (два подтверждения одной хозяйственной операции) – один в электронном виде, другой на бумаге — это является нарушением ст.9 п.1 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом ни один из них не будет содержать подписей всех сторон, а ФНС такие акты не примет ни у вас, ни у вашего поставщика.

Возможно два варианта дальнейших действий:

1. Распечатать документ из личного кабинета, подписать и отправить поставщику в 2-х экземплярах для подписания в бумаге.

2. Более прогрессивный вариант – вам и вашему поставщику подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО) и обмениваться актами в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

 

Прочесть полный ответ эксперта можно здесь.

5 июня в 11:00 мск пройдет второй бесплатный онлайн-семинар «Ритейл в плюсе: 5 новых кейсов в пользу ЭДО».

Вопросов от участников-бухгалтеров уже много. Но хотелось бы еще больше.

Итак, что бы вы спросили о переводе компании на электронный документооборот с контрагентами?

Если у вас есть вопросы к экспертам, регистрируйтесь и задавайте их здесь.

Вы знаете, что документы в суд можно предоставить в электронном виде? Если все делать по инструкции, то это не так сложно, как может показаться.

Итак:

1. Подготовьте документы и авторизуйтесь в системе «Мой арбитр» с помощью учетной записи ЕСИА.

2. Заполните специальную форму, которая предусматривает внесение следующей информации:

  • номер дела (если производство по делу возбуждено);
  • информация о заявителе, об участниках судебного процесса;
  • номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и другие требуемые сведения;
  • информация об адресате обращения (то есть о суде, в который направляется обращение);
  • вид обращения в суд (указываются его реквизиты и загружаются файлы подаваемых документов).
3. Не забудьте проверить, пришло ли уведомление в информационной системе. Оно будет содержать дату и время поступления документов. Также вы можете узнать о статусе документа в Личном кабинете системы «Мой арбитр».

4. После получения документов работник суда проверяет их на соответствие требованиям законодательства. Документы должны быть:

  • адресованы именно получившему их суду;
  • доступны для прочтения;
  • оформлены в соответствии с утвержденным порядком подачи документов (рассмотрен выше), включая соблюдение требований к электронной подписи.
При успешном результате вы получите уведомление о том, что суд получил документы. В противном случае вам сообщат, что они не могут быть признаны поступившими в суд и укажут причины.

Изучить полную инструкцию по подаче электронных документов в суд можно здесь.

Если контрагент использует другой сервис ЭДО, то обмен с ним электронными документами будет осуществляться через роуминг. При этом если роуминг между операторами еще не налажен, то для его организации потребуется инициатива самих пользователей.

Об этом рассказывает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

«Сама технология роуминга масштабируема, но соглашения о стоимости и уровне обслуживания между операторами могут существенно отличаться. То есть для организации роуминга с каждым дополнительным оператором потребуется дополнительное время», - предупреждает эксперт.

Разобраться с тем, как запустить роуминг между операторами ЭДО и сколько это стоит, поможет статья «Про роуминг электронных документов: строго по делу».

Компания, имеющая внушительный штат консультантов и торговых представителей во многих регионах, может полностью автоматизировать процесс организации их работы. Об этом рассказывают специалисты группы компанийTerraLink.

«Система может решать различные задачи по управлению экспертами, промоутерами, консультантами и продавцами, работающими распределенно в розничных сетях и предлагающими услуги своих компаний», - уточняют  эксперты.

В настоящее время компания TerraLink уже разработала такую автоматизированную систему для L’Oréal. Вместе с тем, подобная система может быть также эффективно использована банками, предприятиями алкогольной промышленности, табачной отрасли и других областей.

Подробней о том, как повысить эффективность работы "армии" консультантов и торговых представителей, читайте в статье «Как компания TerraLink помогла L’Oreal повысить эффективность работы».

Основной эффект от внедрения электронного документооборота достигается в процессах развития персонала, таких как подбор, обучение, оценка персонала и формирование кадрового резерва. Об этом рассказывают специалисты компании TerraLink.

«Компании, которые активно инвестируют в развитие и удержание сотрудников, активно применяют электронный документооборот в данных процессах», - отмечают эксперты.

Подробней о том, как объективно оценить необходимость внедрения системы ЭДО для кадровой документации и выбрать подходящую ИТ-платформу, читайте в статье «Какие компании нуждаются в использовании электронного документооборота в процессах управления персоналом?».

При внедрении электронного документооборота бухгалтеру следует обратить особое внимание на порядок обеспечения юридической силы электронных документов. При этом электронная подпись является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Об этом рассказывает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

Эксперт уточняет, что порядок обеспечения юридической силы зависит от того, является ли документ формализованным или нет.

«Документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно», - отмечает Павел Овчинников.

Разобраться с формами и форматами электронных документов, а также с нормативным регулированием их применения, поможет статья «Что надо знать бухгалтеру о переводе его документов в электронный вид».

Сервис ЭДО в «1С» позволяет обмениваться с контрагентами  юридически значимыми электронными документами прямо из программного комплекса «1С:Предприятие». Об этом читателям Клерк.Ру рассказал руководитель отдела технологий сервисов компании «1С» Альберт Салимов.

Эксперт напомнил, что электронный документооборот применяется, если контрагенты договорились об этом, а их технические средства совместимы.

«Встретить контрагента, который тоже работает в 1С, очень легко. Единственное, что надо – получить согласие. У нас эта возможность даже встроена в программу. Есть опция «пригласить контрагента»: одно нажатие – и у него появляется всплывающее окошко с приглашением. Как только согласие получено,  программа запоминает, что этому контрагенту можно выставлять электронные документы», - отмечает Альберт Салимов.

О деталях использования ЭДО в «1С» читайте в интервью «ЭДО да не то!».

Перед тем как внедрять обмен документами в электронном виде необходимо выбрать способ, как будет организован электронный документооборот. Об этом предупреждает Павел Овчинников, менеджер по продвижению компании Synerdocs.

Эксперт уточняет, что существует три основных способа организации работы с электронными документами, которые доступны всем, кто переходит на ЭДО: веб-клиент, организация с КИС и организация с СЭД.

«Основные пользователи веб-клиента – это небольшие компании, имеющие скромный исходящий трафик документов (20-30 документов в месяц, а то и меньше) и несложную внутреннюю инфраструктуру», - отмечает  Павел Овчинников.

О том, как правильно выбрать способ организации ЭДО, рассказывает статья «Как работать с электронными документами: веб-клиент или интеграционные решения».