ЭДО

Допустим, вы решили перейти на электронный документооборот (ЭДО) с партнерами. Но вдруг понимаете: они не готовы. Точнее, не хотят работать по-новому. Одно из решений – поставить ультиматум.

Начнем с того, что есть две основных методики подключения контрагентов к ЭДО: ультиматум и рекомендация.

В первом случае вы поясняете им, что теперь это обязательное условие дальнейшего сотрудничества с вами. Или как минимум заявляете, что привычный обмен бумагами связан с неприятными обстоятельствами (увеличенное время обработки документов, дополнительные расходы).

Во втором случае рекомендуете, то есть ненавязчиво советуете перейти на ЭДО. Оба способа законны.

О плюсах ультиматума и о том, как сохранить добрые отношения с контрагентами, читайте в статье.  

 

Генеральный директор сменила фамилию, но реквизиты в сервисе по предоставлению ЭДО, своевременно изменены не были. 

Что делать с документами, которые уже подписаны обеими сторонами, но в них отображается старая фамилия? Их необходимо переподписать? Имеет ли это значение для налоговой и действительны ли документы со старой подписью?

Отвечает Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs:

С точки зрения законодательства при смене фамилии гражданин обязан поменять соответствующие документы.
Согласно статье 17 Федерального закона «Об электронной подписи» квалифицированный сертификат должен содержать в том числе следующую информацию:

  • фамилия, имя, отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата - для физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем;
  • фамилия, имя, отчество (если имеется) и основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя - владельца квалифицированного сертификата - для физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем; 
  • наименование, место нахождения и основной государственный регистрационный номер владельца квалифицированного сертификата - для российского юридического лица;
  • наименование, место нахождения владельца квалифицированного сертификата, а также идентификационный номер налогоплательщика (при наличии) - для иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации).
Из выше сказанного следует, что фамилия владельца сертификата не является его обязательным реквизитом, а, следовательно, не влияет на действительность электронной подписи, сформированной с его помощью.

Но специалист все-таки рекомендует поменять сертификат ключа проверки электронной подписи. Почему? Узнайте в здесь.

 

Как быть в ситуации, если поставщик предлагает забирать из личного кабинета документы (акты), подписанные им квалифицированной электронной подписью. 

Будет ли данный документ, не подписанный второй стороной электронной подписью, принят налоговой инспекцией в качестве доказательства произведенных расходов?

На вопрос отвечает Александр Валеев, аналитик Synerdocs:

Да, просто распечатать электронный документ и подписать со своей стороны рукописной подписью вы не можете.

Распечатав документ, вы создаете дубликат первичного электронного документа. Таким образом, появится два оригинала (два подтверждения одной хозяйственной операции) – один в электронном виде, другой на бумаге — это является нарушением ст.9 п.1 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом ни один из них не будет содержать подписей всех сторон, а ФНС такие акты не примет ни у вас, ни у вашего поставщика.

Возможно два варианта дальнейших действий:

1. Распечатать документ из личного кабинета, подписать и отправить поставщику в 2-х экземплярах для подписания в бумаге.

2. Более прогрессивный вариант – вам и вашему поставщику подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО) и обмениваться актами в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

 

Прочесть полный ответ эксперта можно здесь.

Вы знаете, что документы в суд можно предоставить в электронном виде? Если все делать по инструкции, то это не так сложно, как может показаться.

Итак:

1. Подготовьте документы и авторизуйтесь в системе «Мой арбитр» с помощью учетной записи ЕСИА.

2. Заполните специальную форму, которая предусматривает внесение следующей информации:

  • номер дела (если производство по делу возбуждено);
  • информация о заявителе, об участниках судебного процесса;
  • номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и другие требуемые сведения;
  • информация об адресате обращения (то есть о суде, в который направляется обращение);
  • вид обращения в суд (указываются его реквизиты и загружаются файлы подаваемых документов).
3. Не забудьте проверить, пришло ли уведомление в информационной системе. Оно будет содержать дату и время поступления документов. Также вы можете узнать о статусе документа в Личном кабинете системы «Мой арбитр».

4. После получения документов работник суда проверяет их на соответствие требованиям законодательства. Документы должны быть:

  • адресованы именно получившему их суду;
  • доступны для прочтения;
  • оформлены в соответствии с утвержденным порядком подачи документов (рассмотрен выше), включая соблюдение требований к электронной подписи.
При успешном результате вы получите уведомление о том, что суд получил документы. В противном случае вам сообщат, что они не могут быть признаны поступившими в суд и укажут причины.

Изучить полную инструкцию по подаче электронных документов в суд можно здесь.

Впервые идею создания государственной email высказал в 2009 году Игорь Щеголев, занимавший тогда пост министра связи и массовых коммуникаций РФ. И вот спустя 9 лет вице-премьер Аркадий Дворкович заявил, что правительство работает над приданием email юридического статуса. Об этом рассказывается в статье: «Государственная электронная почта. Что это такое и для чего?».

Каждый из нас получает письма или уведомления от различных инстанций, иногда такая корреспонденция требует ответа. И вот вы идете в почтовое отделение, а потом еще несете бумаги домой, затем они пылятся на полках... Что говорить о ведомствах и бизнесе, которые ежедневно обрабатывают и отправляют на хранение огромное количество бумажных документов, затрачивая при этом много денег и времени? Вот именно эти проблемы и должна решить электронная почта.

Однако, специалисты считают, что государственная email не заменит операторов ЭДО.

Почему? Узнайте здесь.

С 29.04.2018 г. вступают в силу изменения в положения Федерального закона № 129-ФЗ от 08.08.2001, определяющие порядок направления (выдачи) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги (документ, подтверждающий факт внесения записи в соответствующий государственный реестр, учредительный документ или изменения в учредительный документ с отметкой регистрирующего органа, документ о постановке на учет в налоговом органе, решение об отказе в государственной регистрации), а также решения о приостановлении государственной регистрации.

 

Независимо от способа представления в ЕРЦ документов для государственной регистрации (почтовым отправлением, непосредственно, в форме электронных документов, подписанных электронной подписью) ЕРЦ будет направлять заявителю документы, являющиеся результатом предоставления государственной услуги, в электронной форме, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, по адресу электронной почты юридического лица или индивидуального предпринимателя, включенному в соответствующий государственный реестр, а также по адресу электронной почты, указанному заявителем при представлении документов в ЕРЦ.
 
На бумажном носителе такие документы заявитель сможет получить в регистрирующем органе по соответствующему запросу.
 
В случаях представления документов в ЕРЦ через многофункциональный центр (МФЦ) или при направлении документов по просьбе заявителя нотариусом, ЕРЦ также будет направлять вышеуказанные документы в электронном виде в МФЦ или нотариусу, которые, в свою очередь, будут выдавать их на бумажном носителе заявителям по их запросам, в частности, нотариус – в форме документа на бумажном носителе на основании удостоверения равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу в соответствии с законодательством о нотариате.
 
Такие раъзъяснения приводит на своем сайте УФНС Новосибирской области.

1245 ЭДО

Как ваша спина, всё еще белая?

Компания Synerdocs опросила бухгалтеров и составила ТОП-5 мифов об электронном документообороте.

Это смешно — посмотрите в новом посте компании.

И подписывайтесь на блог Synerdocs. Там не только шутки, конечно. Компания собирает в блоге все самое важное для бухгалтеров про электронные документы.

Минфин РФ сообщает, что применение вычета по НДС частями в разных налоговых периодах не противоречит налоговому законодательству. Получить вычет можно в течение трех лет после принятия на учет товаров, ввезенных на территорию России. Исключение составляют основные средства и оборудование к установке.

Подробности — в блоге компании Synerdocs.

Подписывайтесь на блог Synerdocs. Там обещают собирать все самое важное для бухгалтеров про электронные документы.

506 ЭДО

Если говорить об организации доверия к ЭДО в информационных системах и обеспечении юридической значимости, то стоит разобрать как минимум три вопроса: «Кто?», «Где?» и «Когда?». 

Почему именно эти вопросы – читайте в блоге компании Synerdocs

Подписывайтесь на блог Synerdocs. Там обещают собирать все самое важное для бухгалтеров про электронные документы.

 

716 Synerdocs

Если у вас с партнером один оператор ЭДО, можно сразу начинать обмен электронными документами. Но если сервисы разные, то придется решать: подключаться еще к одному или использовать роуминг. 

Какой вариант выгоднее для вашей компании? 

Записывайтесь в блоге компании Synerdocs на бесплатный ондайн-семинар, где обо всем расскажут.

Не забудьте подписаться на блог Synerdocs. Там все самое важное про электронный документооборот.

3752 ЭДО
743 ЭДО
1043 ФСС

Фонд социального страхования утвердил новую технологию приема расчетов страхователей в электронном виде. Приказ № 123 "О внесении изменений в приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 12 февраля 2010 г. N 19 "О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования" подписан 29 марта 2016 года.

Технология предназначена для организации защищенного юридически значимого ЭДО между участниками и определяет:

- процедуру взаимодействия и последовательность действий участников ЭДО в целях обмена юридически значимыми электронными документами с применением ЭП;

- набор требований к формату, логическому контролю и шифрованию Расчета в системе ЭДО Фонда;

- порядок урегулирования конфликтных ситуаций, возникающих при осуществлении ЭДО.