авансовый отчет

Подотчетник, покупая товар для нужд компании, оплатил его бонусами со своей личной бонусной карты. Таким образом цена товара составила всего 1 рубль.

Однако с бухгалтерии сотрудник требует вернуть ему полную стоимость товара, потому что не хочет дарить фирме свои личные бонусы.

Такой историей поделилась посетительница нашего нового форума в теме «Авансовый отчет с оплатой скидкой по карте».

Пришел подотчетник с товарным и кассовым чеком ДНС. В товарном чеке товар за 699 руб., а в кассовом 1 руб. (699 руб. цена - скидка 698 руб.). Хочет, чтоб ему оплатили 699, так как списали с его карты бонусы. Даже не знаю, что и делать.

- НатальяС

Между тем в авансовом отчете фигурирует стоимость в рублях, а значит сотрудник сможет отчитаться только за 1 рубль. Обидно, но что поделать…

Совет всем подотчетникам: не тратьте свои личные бонусы на служебные нужды.

АО приобретает топливо для нужд своей деятельности по топливным картам. По итогам месяца поставщик предоставляет счет-фактуру, акт приема-передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также реестр операций по карте. Нужно ли для подтверждения расходов в целях налога на прибыль сохранять чеки АЗС, которые водители иногда теряют? И надо ли удерживать НДФЛ с водителя в случае утери чека?

Ответы на эти вопросы дал Минфин в письме № 03-03-06/1/31933 от 14.05.2018.

С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.

При этом следует отметить, что НК не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер.

В целях освобождения от НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов.

При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется.

Работники, вернувшись из командировки вовремя не сдают авансовые отчеты. Что делать бухгалтеру в этом случае? Облагать командировочные расходы НДФЛ и взносами, пояснил Минфин в письме № 03-04-06/5808 от 01.02.2018.

Пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 установлено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, включая возмещение командировочных расходов.

В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с пунктом 26 Положения, денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм пункта 3 статьи 217 НК об освобождении от НДФЛ сумм возмещения командировочных расходов не имеется.

Что касается страховых взносов, то в соответствии с пунктом 2 статьи 422 НК при оплате плательщиками расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Непредставление работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, как это требуется в соответствии с пунктом 26 Положения, влечет нарушение установленных законодательством требований, и в таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
 

С 01.01.2016 согласно п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ доходы налогоплательщика в виде сверхнормативных суточных, выплаченных в иностранной валюте, для целей исчисления НДФЛ пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Работники организации направляются в длительные заграничные командировки сроком на 1 - 2 года.

В условиях снижения курса валюты по отношению к рублю не возникает ли у налогового агента риска занижения суммы налога при пересчете суточных после возвращения работника из командировки по более низкому курсу? Можно исчислять НДФЛ в последний день каждого месяца без авансового отчета?

Ответы на эти вопросы дал Минфин в письме № 03-04-06/74732 от 14.12.2016.

Суммы суточных, превышающие 2500 рублей при загранкомандировках, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. При определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Указанный порядок налогообложения применяется при направлении сотрудников организации в служебные командировки. При этом в случае, если сотрудник организации не направляется в командировку, а выполняет трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, за пределами РФ, то эта норма главы 23 НК не применяется.

За советом к клеркам обратилась одна из посетительниц нашего форума, которой подотчетник принес чек на покупку материалов, датированный прошлым годом. Бухгалтер в сомнениях – принимать ли такой чек к учету?

Сотрудник принес кассовый чек. С даты покупки товара прошел уже почти год.
Можно принять к учету его? Есть срок давности?
- Toys_06

Вопрос форумчанки вызвал оживленную дискуссию. Клерки предлагают разные варианты решения этой задачи – оформить покупку материалов у сотрудника текущей датой, отразить в авансовом отчете, учесть как убыток прошлых лет, вовсе не проводить этот чек, так как сотрудник слишком «поздно проснулся».

А что вы посоветуете нашей читательнице? Поделиться своим мнением можно в теме форума «Покупка материалов работником за свои деньги».

С какими проблемами только не сталкиваются бухгалтеры в процессе своей работы! И это немудрено, учитывая, что в некоторых вопросах законодательство противоречиво, а какие-то моменты и вовсе законодательно не урегулированы. На форум Клерк.ру ежедневно обращаются бухгалтеры, вынося на обсуждение ту или иную проблему.

Однако порой, опасаясь претензий со стороны фискальных органов, бухгалтеры излишне перестраховываются, как говорится, «дуют на воду».

Так, в частности, одну из читательниц нашего форума охватила паника – бухгалтер с ужасом обнаружила, что распечатывала авансовые отчеты на 2-ух листах формата А4 вместо того, чтобы делать это на одном листе с двух сторон.

Распечатано уже достаточно большое количество авансовых отчетов и все на 2- листах. Только сейчас дошло, что бланк-то односторонний.

Пожалуйста, подскажите, кто знает, что теперь с этим делать? Насколько серьезное нарушение? Как могут наказать?
- Victoria_bk

Клерки поспешили успокоить взволнованного бухгалтера, удивившись и отчасти позавидовав тому, что кого-то волнуют такие «проблемы».

Кроме того, участники обсуждения поделились своим опытом представления налоговикам некоторых документов, распечатанных в целях экономии бумаги в «сжатом» виде мелким шрифтом.

ну пусть в протоколе напишут , что я - сволочь и издеваюсь над проверяющими и им приходится глядеть под микроскопом
а я тут при чём ? если Вы слепые ? я нормально вижу и такой шрифт с расстояния стандартных 20 см, если не больше
документ есть ?
чё ещё надо ?
- Arhimed0

Обсуждение происходит в теме форума «Авансовый отчет, помогите!!!»

Минфин в письме № 03-03-06/1/36877 от 24.06.2016 г. рассмотрел вопрос о подтверждении для целей налога на прибыль командировочных расходов, оплаченных корпоративной банковской картой.

Согласно пункту 3.1 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/2/48232 от 20 августа 2015 года уточняет правомерность применении простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи для удостоверения авансового отчета по командировочным расходам.

В письме отмечается, что при формировании авансового отчета по командировочным расходам в электронном виде использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа.

При этом хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую или усиленную неквалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

Минфин в своем письме № 03-04-06/4-5 от 14.01.2013 приводит разъяснения по вопросу применения положений гл. 23 Налогового кодекса РФ при направлении работников в командировки.

Ведомство отмечает, что при направлении работника в командировку определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией - налоговым агентом после утверждения авансового отчета работника.

Исчисление и удержание сумм налога производятся в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ  на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме.

Минфин поясняет, что денежные средства, выданные работнику под отчет при направлении в командировку, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды и, соответственно, дохода до возвращения работника из командировки и утверждения руководителем организации представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени нахождения в командировке и имеющихся оправдательных документов.