авансовый отчет

Минфин РФ в своем письме № 03-11-11/4 от 17.01.2012 разъясняет порядок учета расходов при УСН в случае, если подотчетное лицо получает 400 рублей, оплачивает расходы на Internet в размере 150 рублей, покупает ТМЦ на сумму 350 рублей, сдает авансовый отчет, по которому числится перерасход 100 рублей, который ему не возмещается из-за отсутствия денежных средств в кассе.

Ведомство напоминает, что в соответствии с пунктом 2 статьи 346.17 Кодекса расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

В связи с этим при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет, их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Минфин РФ в своем письме № 03-03-06/1/414 от 08.07.2011 приводит разъяснения по вопросу об использовании самостоятельно разработанной формы авансового отчета для целей налогообложения прибыли организаций.

Ведомство отмечает, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо предоставлять авансовый отчет по унифицированной форме №АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55, либо доработанную с учетом требований пункта 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете» и постановления Госкомстата № 20 от 24.03.1999 о наличии обязательных реквизитов, форму авансового отчета, утвердив ее в учетной политике.

Минфин напоминает, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

 Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

 При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Государственная инспекция труда в Ленинградской области разъясняет, правомерно ли решение руководства об удержании невозвращенного аванса из заработной платы работника, если организация отправила своего работника в командировку для повышения квалификации, а сумму оплаченных ему командировочных расходов, предусмотренных ст. 187 ТК РФ, он израсходовал не полностью и этот излишек в кассу не вернул.При направлении работодателем работника для повышения квалификации с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.

Таким образом, в случае невозвращения неизрасходованного аванса, выданного в связи с направлением работника для повышения квалификации, в сроки, установленные работодателем, с работника можно произвести удержание указанных сумм из заработной платы.

Минфин в своем письме № 03-03-06/1/764 от 19.11.2009 приводит разъяснения по вопросу документального подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли.

К налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является списание задолженности работника перед организацией на сумму выданного ему аванса.

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет, который утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.

Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

  • командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом.
  • о найме жилого помещения;
  • о фактических расходах по проезду, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
  • об иных расходах, связанных с командировкой.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем).

При этом в унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
 

Минфин РФ в своем письме № 03-03-05/169 от 14.09.2009 приводит комментарии по вопросу документального подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли.

Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Первичным документом, на основании которого принимается к учету командировочные расходы, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя).

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

  • командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом (форма N Т-10);
  • о найме жилого помещения;
  • о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей); 
  • об иных расходах, связанных с командировкой.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли.

Что касается других документов, в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и служебное задание (форма N Т-1 Оа), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным.

Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом одним из обязательных условий уменьшения полученных доходов на сумму произведенных расходов является их подтверждение документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

По командировочным расходам хозяйственной операцией является признание организацией задолженности перед работником по суммам понесенных им расходов на командировку. Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет.

В случае оформления авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов, как не имеющая надлежащего подтверждения.

При этом необходимо учитывать, что действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету требует наличия следующих оправдательных документов: 

  • командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом (форма N Т-10);
  • о найме жилого помещения; 
  • о фактических расходах по проезду; 
  • об иных расходах, связанных с командировкой.
Отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету, равно как и их ненадлежащее оформление, влечет за собой несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, что также не позволяет налогоплательщику учитывать соответствующие суммы командировочных расходов в уменьшение базы по налогу на прибыль.

Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка, то есть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации.

Такие комментарии представила ФНС РФ в своем письме № 3-2-06/90 от 18.08.2009.